Jeremy Ferrer
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Tail spend: la leva dimenticata per liberare i vostri buyer
Martedì 31 marzo alle 14:00
Non appena l'acquirente o il responsabile degli acquisti entra in carica, una delle prime missioni che deve assumersi è l'analisi del suo portafoglio acquisti. Questo passaggio è essenziale per definire una strategia di acquisto. Prima di considerare l'impostazione di un processo di acquisto che sia pratico ed efficiente, devi prima sapere con chi stai spendendo, quanto spendi, in cosa stai spendendo e come stai spendendo? Sono le risposte a queste domande, che costituiscono il tuo portafoglio di acquisti, che ti consentono di progettare correttamente una strategia di acquisto pertinente e potente.
La determinazione delle priorità del portafoglio di approvvigionamento è un processo essenziale per gli acquirenti e i responsabili degli acquisti di un'organizzazione. È grazie a questo passaggio cruciale che l'approvvigionamento è allineato alla strategia generale dell'azienda e contribuisce all'ottimizzazione dei processi di approvvigionamento, approvvigionamento e negoziazione. Per determinare le priorità del portafoglio acquisti, è importante considerare diversi fattori strategici e operativi. Innanzitutto, è essenziale comprendere le esigenze dei clienti interni e garantire che gli acquisti soddisfino le loro aspettative. Quindi, è necessario considerare gli obiettivi dell'ufficio acquisti e pilotare di conseguenza la strategia di acquisto.
Puoi ragionevolmente trattare tutti gli articoli nel tuo portafoglio della spesa allo stesso modo? Non importa quanto tu sia organizzato e forte, non sarai mai in grado di fare tutto.
Dovrai fare delle scelte! Dovrai adattare il tuo comportamento, i tuoi strumenti, i tuoi metodi, il tuo tempo per ottenere il massimo consumando meno. In questa scheda troverai gli strumenti che ti aiuteranno.
Prima di andare oltre, è importante definire cos'è un portafoglio di approvvigionamento.
Il portafoglio acquisti è una rappresentazione visibile di tutte le famiglie di acquisto e i fornitori sotto la responsabilità dell'acquirente, nonché del volume degli acquisti associati. La gestione del portafoglio acquisti consente di identificare i vari fornitori dell'azienda, i costi e i tipi di acquisti associati a ciascuno di essi e il loro comportamento. L'obiettivo di tale azione è definire la migliore politica di acquisto.
Proprio come il portafoglio clienti, portafoglio per la spesa è necessario per segmentare i fornitori e ottimizzarne la gestione. In che modo ciò sarà utile per la gestione degli acquisti?
La segmentazione del portafoglio acquisti offre numerosi vantaggi:
- consente di rivolgersi meglio ai fornitori identificando chiaramente i loro problemi e i loro comportamenti.
- Permette di progettare una strategia di acquisto mirata per tipo di acquisto.
- permette di conoscere meglio i fornitori
- consente al team acquisti di organizzarsi meglio e prendere le decisioni migliori
Ogni manager vuole dedicare le giuste risorse alle questioni che maggiormente contribuiscono al risultato. Ordinare, classificare, categorizzare sono le basi di gestione del portafoglio acquisti.
Innanzitutto, conoscere il proprio portafoglio acquisti è il primo passo obbligatorio per poter ottimizzare la gestione degli acquisti. Per fare ciò è necessario disporre di un database completo, aggiornato e accurato. Gli sviluppatori di sistemi computerizzati di gestione aziendale hanno fatto molti progressi negli ultimi anni e questa è una buona cosa.
Ci sono ancora un buon numero di lavori in cui gli acquisti vengono presi in considerazione solo quando... vengono registrati. Tuttavia, possiamo vedere che è in corso una consapevolezza globale della dimensione strategica della funzione.
Ora, avere un database è quindi la prima condizione necessaria. Ma non è sufficiente. Questo database deve essere configurato in base alle esigenze del reparto acquisti.
Pertanto, non dovresti dare libero sfogo ai controllori di gestione o ad altri ingegneri di sviluppo o di metodo.
Quanto prima puoi partecipare a un progetto di informatizzazione aziendale, tanto più è probabile che tu disponga di un database che soddisfi le tue specifiche:
Tutti i pacchetti software venduti sul mercato richiedono impostazioni specifiche. Sii attivo in questo settore.
Ovviamente, è necessario il rigore quando si tratta di mantenere il database. In effetti, ogni zona deve essere oggetto di un'istruzione chiara che descriva chi ne è responsabile.
L'ufficio acquisti ha un interesse comune con l'ufficio acquisti nella corretta manutenzione dei file. Inoltre, il controllo di gestione potrebbe voler prendere il controllo dei prezzi standard. Attenzione, i prezzi standard sono il riferimento su cui costruirete i vostri indicatori.
Siate vigili! In ogni caso, non dovrebbero esserci ambiguità su «chi fa cosa». Anche con responsabilità chiaramente stabilite, rimarrai sempre sorpreso dal numero di opportunità di immissioni errate o errori.
consulenza
È meglio affidare la gestione del database a un numero molto limitato di persone. Quindi, dai loro l'autorità di far rispettare rigorosamente le regole stabilite.
Il primo passo per determinare le priorità è la mappatura degli acquisti, ovvero l'analisi e l'identificazione delle diverse famiglie di acquisti, gli acquisti diretti e indiretti, nonché gli acquisti generali dell'azienda. Questa mappatura consente di visualizzare tutte le spese relative agli acquisti e di identificare gli acquisti strategici e non strategici. Una volta effettuata la mappatura, è necessario misurare le prestazioni degli acquisti in ciascuna categoria utilizzando indicatori quali riduzione dei costi, creazione di valore, competitività dei fornitori, prestazioni dei fornitori di servizi, ecc. Questi indicatori consentono di valutare l'efficacia delle strategie di acquisto messe in atto e di determinare le priorità.
Non importa se scegli i prezzi standard o i prezzi reali per questo esercizio. Non ti occupi di contabilità. Stai cercando di dare un peso relativo agli articoli o ai fornitori. Si tratta quindi di stimare i «costi» di ogni tipo di acquisto o fornitore.
Ancora una volta, stai ragionando in termini relativi. Se vi trovate in un mercato maturo, le quantità degli ultimi dodici mesi saranno ideali per classificare correttamente il vostro portafoglio di acquisti.
Se ti occupi di progetti che rivoluzioneranno i tuoi acquisti, lavora su quantità economiche o previsioni di vendita basate sulle pianificazioni dei prodotti in preparazione agli acquisti/vendite.
Successivamente, a seconda del volume dei prodotti acquistati, non tratterai le priorità di acquisto allo stesso modo.
Un prodotto molto grande ed economico, come i cunei in polistirolo, non richiederà la stessa attenzione di un componente molto costoso e molto compatto, come un chip elettronico a 80 euro/pezzo!
Nel primo caso negozierai le consegne giornaliere, nel secondo preferirai le scorte in conto deposito.
Quando classifichi i tuoi articoli diminuendo le tariffe o diminuendo le quantità Analisi del portafoglio di acquisti, potresti non prestare attenzione a determinati elementi che sono vitali per la vita della tua attività.
Chiamiamo questi articoli «critici». Il modo migliore per trovarli è avviare una ricerca in base al numero di collegamenti alla nomenclatura.
Avrai regolarmente questi articoli poco costosi nel tuo portafoglio, che hanno ripercussioni drammatiche se non puoi più acquistarli per un motivo o per l'altro. In generale, hanno specifiche tecniche abbastanza dettagliate.
Non si trovano sotto gli zoccoli di un cavallo, come si diceva.
Altri criteri possono essere presi in considerazione nell'analisi del portafoglio acquisti, come ad esempio:
Teorizzata dall'economista Vilfredo Pareto nel XIX secolo, la legge di Pareto è un principio statistico che afferma che il 20% delle cause produce l'80% degli effetti. Ciò significa ancora una volta che l'80% dei risultati è attribuibile al 20% delle azioni.
Sebbene la legge di Pareto non sia un metodo esclusivo del settore degli acquisti, è uno strumento efficace e potente che consente all'acquirente di prendere le decisioni migliori e sviluppare le migliori strategie.
Questa legge è stata resa popolare nella vita aziendale dal dott. Juran, che ha sviluppato le tecniche di qualità di cui i giapponesi erano così bravi studenti.
L'uso di questa legge nel tuo portafoglio di acquisti è quasi quotidiano:
Del 20% degli articoli, quali occupano l'80% dello spazio nell'inventario?
Quale 20% dei fornitori rappresenta l'80% del fatturato?
... Sta a te inventare altre frasi che ti renderanno molto più efficace!
È anche uno strumento molto efficace per analizzare il tuo portafoglio di acquisti. Deriva dal principio di Pareto. Dopo aver ordinato gli articoli in ordine decrescente, puoi ordinarli in tre parti. Prendiamo ad esempio una diminuzione del fatturato:
Il metodo ABC è essenziale per ordinare i tuoi articoli. Il suo principale vantaggio deriva dal fatto che tiene conto di elementi numerici oggettivi, che vi permetteranno di dare più importanza l'uno all'altro.
I limiti del metodo ABC
Sebbene efficace, il metodo ABC presenta ancora alcune limitazioni. È monocrito e non tiene conto di altri fattori.
È stato progettato da persone che si occupano principalmente della gestione ottimale delle scorte. Tuttavia, il fornitore e l'acquirente non hanno necessariamente la stessa visione delle priorità nel lavoro.
Il fornitore fa un lavoro riflessivo. Deve mobilitare un capitale minimo per fornire il miglior servizio ai propri clienti.
Tu, come acquirente, hai un lavoro a cui pensare. La sicurezza dell'approvvigionamento è ovviamente importante per te, ma con una prospettiva a lungo termine. Non avete gli occhi puntati sull'angolo per cercare l'autocarro del fornitore Tartempion, che rischia di interrompere due linee di produzione.
Siete preoccupati per la sostenibilità dei vostri fornitori per tutta la durata dei vostri prodotti finiti e per i piani di miglioramento dei costi, che potete realizzare in collaborazione con gli addetti allo sviluppo.
La matrice di Kraljic è uno strumento per l'acquirente, la svilupperemo nel foglio 14 del libro «The Purchasing Tool Sheets», pubblicato da Eyrolles.
La matrice di Kraljic è un metodo di analisi inventato dall'economista Peter Kraljic nel 1983. Consente di classificare il portafoglio di approvvigionamento secondo due criteri essenziali: il loro peso strategico e la complessità del mercato dei fornitori. La matrice Kraljic consente di classificare gli acquisti in 4 famiglie secondo questi criteri:
L'analisi statistica del tuo portafoglio acquisti è la base per costruire la matrice di Kraljic e quindi poter scrivere la tua politica di acquisto.
La digitalizzazione del processo di acquisto è anche una sfida importante per determinare le priorità del portafoglio acquisti. La dematerializzazione delle offerte, la gestione delle controversie, la gestione delle controversie, il rapporto con i fornitori, la centralizzazione degli acquisti, ecc. sono tutti aspetti della digitalizzazione che possono avere un impatto significativo sull'ottimizzazione dei costi e sull'andamento degli acquisti. Inoltre, è importante considerare gli appalti pubblici e le specificità degli appalti internazionali, soprattutto nel contesto della gestione della catena di approvvigionamento e della logistica.
La gestione strategica dei fornitori e delle relazioni con i fornitori è anche un aspetto essenziale per determinare le priorità del portafoglio di approvvigionamento. La specializzazione dei team di acquisto e l'organizzazione della funzione acquisti sono anch'essi elementi da tenere in considerazione nella determinazione delle priorità. È essenziale disporre di competenze specialistiche in ogni area degli acquisti, come gli acquisti industriali, gli acquisti IT, gli acquisti non di produzione, ecc. Inoltre, la creazione di valore e l'ottimizzazione dei costi devono essere al centro delle pratiche di approvvigionamento, utilizzando metodi di acquisto adattati a ciascuna categoria di acquisto. Infine, è importante coinvolgere i vari attori dell'organizzazione nel processo di determinazione delle priorità del portafoglio acquisti, in particolare direttori, prescrittori, dipartimenti acquisti, responsabili degli acquisti, clienti interni, ecc. Questo approccio collaborativo consente di ottenere una visione globale e condivisa delle sfide e degli obiettivi della funzione acquisti, promuovendo in questo modo l'adozione di strategie di acquisto definite.
La determinazione delle priorità del portafoglio acquisti richiede un'analisi approfondita delle esigenze dell'azienda, delle sfide strategiche e degli obiettivi operativi. Ciò comporta l'utilizzo di leve come la mappatura degli acquisti, la misurazione delle prestazioni, la digitalizzazione, la specializzazione del team, la centralizzazione degli acquisti, ecc. È grazie a questo approccio strategico e metodologico che le organizzazioni possono ottimizzare i propri acquisti, ridurre i costi, migliorare le prestazioni e la competitività, creando al contempo valore sostenibile per l'intera catena del valore.
Conclusione
In breve, questi sono i tre strumenti che i team di approvvigionamento hanno a disposizione per analizzare e classificare il proprio portafoglio acquisti nel miglior modo possibile. La loro scelta dipende da ciascuna organizzazione e da ciascuna funzione di approvvigionamento. In tutti i casi, l'obiettivo è spendere o utilizzare la giusta quantità di risorse per le azioni che contribuiscono maggiormente. Classificare il portafoglio acquisti è l'unico modo per farlo. In effetti, non esiste un'unica strategia di acquisto in grado di adattarsi a tutti i tipi di acquisti. Ogni categoria di acquisto deve essere oggetto di una strategia ad essa adattata e che consenta di ottenere risultati ottimali in termini di gestione degli acquisti.
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