Jeremy Ferrer
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Martedì 31 marzo alle 14:00
Prima di parlare di Processo di acquisto A rigor di termini, iniziamo con la definizione del termine Acquisti nel mondo degli affari.
Gli acquisti sono per l'azienda, un insieme di tutte le risorse, prodotti e servizi, necessari per la produzione e il mantenimento delle sue attività commerciali, negoziati a determinate condizioni.
Le pratiche o processo di acquisto può essere suddiviso in due aree principali: acquisti strategici (diretti) e acquisti non strategici (indiretti).
Les Processo di acquisto le aziende si presentano in tre forme: selezione comparativa, negoziazione e unicità della fonte.
Ecco il principale processo di confronto e selezione utilizzato in Purchasing:
1. L'acquirente richiede le informazioni richieste relative all'acquisto (offerte) e ai documenti relativi alla richiesta;
2. Il fornitore prepara i documenti e invia le risposte in conformità con i requisiti del richiedente;
3. L'acquirente esamina i documenti restituiti dal fornitore e determina il fornitore candidato.
(Il numero di fornitori candidati selezionati è inferiore al numero di fornitori che hanno presentato i documenti di risposta e il numero specifico dipende dal progetto di approvvigionamento);
4. L'acquirente si riserva il diritto di continuare le trattative con il fornitore candidato selezionato;
5. L'acquirente determina il fornitore finale selezionato e invia una notifica dei risultati a tutti i fornitori che hanno presentato i documenti richiesti;
6. L'acquirente firma un contratto di acquisto con il fornitore selezionato.
1. L'acquirente invia il progetto di acquisto dell'azienda tramite un bando di gara indetto ai fornitori;
2. Il fornitore prepara e invia i documenti preliminari di risposta in conformità con i requisiti dei documenti forniti dall'acquirente;
3. L'acquirente conduce uno o più cicli di trattative con tutti i fornitori che restituiscono i documenti in conformità al documento preliminare. Quindi, il fornitore fornisce una o più serie di risposte in base alle esigenze dell'acquirente;
4. Gli acquisti vengono valutati in base all'ultima serie di risposte del fornitore e il fornitore viene infine determinato;
5. L'acquirente invia una notifica dei risultati della decisione a tutti i fornitori che hanno restituito i documenti di risposta;
6. L'acquirente firma un contratto con il fornitore.
Sollecitazione nel Processo di acquisto implica l'ottenimento di informazioni da un potenziale venditore qualificato per completare il lavoro. Questa fase è denominata: qualificazione della fonte.
I canali per ottenere informazioni sono i seguenti:
In questa fase, un fornitore viene selezionato in base a criteri di valutazione stabiliti.
Esistono diversi metodi di valutazione:
Di norma, non meno di tre contraenti sono tenuti a partecipare alla gara d'appalto.
Una volta selezionato il fornitore, l'acquirente e il venditore firmano un contratto post-negoziale.
Gestione dei contratti nel Processo di acquisto è il processo per garantire che acquirenti e venditori rispettino i termini del contratto.
In generale, include i seguenti livelli di integrazione e coordinamento:
1) Consentire al fornitore di lavorare al momento opportuno.
2) Monitora i costi, i programmi e le prestazioni tecniche del fornitore.
3) Verificare e garantire la qualità dei prodotti del fornitore e dei suoi subappaltatori.
4) Controllo delle modifiche per garantire che tutte le modifiche siano approvate correttamente e che tutti i soggetti coinvolti siano adeguatamente informati delle modifiche.
5) Secondo i termini del contratto, stabilire un legame tra lo stato di avanzamento delle prestazioni del venditore e il pagamento delle commissioni.
6) Audit degli acquisti.
7) Accettazione e invio formali del contratto.
Per ulteriori informazioni: Che cos'è Procure to Pay?
Nel Il processo di acquisto, si basa sulle esigenze della strategia commerciale dell'azienda.
Il responsabile degli acquisti formula ed esegue il piano strategico di acquisto per garantire la fornitura dei materiali dell'azienda.
Attraverso l'analisi interna della domanda dei clienti, del mercato dell'offerta, dei concorrenti e lo studio globale dell'offerta, l'azienda dispone delle informazioni di base necessarie per effettuare un Benchmark dettagliato.
Dovrebbe fissare obiettivi di approvvigionamento a lungo e breve termine per i materiali, le strategie di approvvigionamento e i piani d'azione necessari per raggiungere gli obiettivi e trovare le risorse di approvvigionamento appropriate attraverso l'implementazione di azioni specifiche per soddisfare gli indicatori di costo, qualità, tempo e tecnologia.
Il piano strategico di approvvigionamento include la tecnologia di approvvigionamento da utilizzare, con quali fornitori trattare, quali relazioni costruire, come coltivare e creare un gruppo di fornitori che contribuisca al vantaggio competitivo dell'azienda, come implementare gli acquisti giornalieri e come stabilire contratti.
È quando l'acquirente invia le informazioni sulla richiesta di acquisto al fornitore sotto forma di un modulo d'ordine in conformità con l'accordo e le condizioni di fornitura determinate e il programma di richiesta di materiale dell'azienda.
Quindi, il fornitore organizza e monitora l'intero processo logistico per garantire che il materiale arrivi in tempo e garantire così il normale funzionamento dell'azienda cliente.
Gli oggetti di acquisto sono suddivisi in articoli diretti (articoli della nomenclatura) e articoli indiretti.
I materiali diretti verranno utilizzati per costituire in tutto o in parte i prodotti o servizi forniti dalla società acquirente ai propri clienti. I prodotti e servizi indiretti, invece, saranno prodotti e gestiti all'interno dell'azienda. Usato e consumato nelle sue normali attività.
Ricorda che il termine Acquisti rappresenta il processo mediante il quale un'organizzazione commerciale cerca di rifornirsi regolarmente di beni e servizi per mantenere il normale funzionamento.
I principi di base degli appalti sono redditività, qualità, progresso e concorrenza leale.
In altre parole, l'approvvigionamento si riferisce all'acquisto di prodotti e servizi, al fine di ottenere la giusta quantità e qualità delle risorse necessarie all'azienda al momento giusto, nel posto giusto e al miglior prezzo.
Parla di Processo di acquisto, significa anche parlare dell'acquirente o della persona che effettua gli acquisti. Le competenze essenziali di un buon acquirente sono la capacità di conoscere i costi e analizzare il valore, prevedere, esprimere bisogni, comunicare e coordinare i rapporti interpersonali, oltre a una solida conoscenza professionale.
Oltre alle capacità necessarie dell'acquirente, l'azienda dovrebbe disporre di un piano di acquisto ragionevole.
Alcuni principi fondamentali devono essere applicati dall'acquirente. È necessario selezionare i fornitori appropriati e a ciò si deve aggiungere una buona gestione complessiva delle relazioni per garantirne la sostenibilità.
La normale produzione dell'azienda non dovrebbe mai essere influenzata dalle decisioni dell'acquirente e quest'ultimo dovrebbe sempre cercare di ridurre il più possibile i costi di approvvigionamento.
La quantità da acquistare durante questo periodo = il consumo di produzione nel periodo corrente + l'inventario pianificato alla fine del periodo — l'inventario stimato nel periodo precedente — la quantità acquistata ma non inventariata del periodo precedente
Stabilisci in anticipo un piano di approvvigionamento coerente. Analizza le attuali condizioni di mercato e poi analizza i fattori e gli eventi che influiscono sui costi.
Cerca i preventivi di numerosi produttori qualificati in occasione di questi eventi. Stabilisci un prezzo o un budget di riserva e utilizza tecniche di negoziazione.
Quindi scegli il fornitore con il prezzo migliore e gioca sulla quantità o su un eventuale sconto in base ai termini di pagamento negoziati per ridurre il più possibile i costi.
Nel approvvigionamento e processi di approvvigionamento, c'è anche il prezzo di acquisto. Questo dovrebbe sempre essere negoziato il più possibile mantenendo un rapporto vantaggioso per entrambe le parti.
L'acquirente deve utilizzare i requisiti di acquisto, analizzare la qualità del materiale e le variazioni di prezzo in base alla situazione del mercato, quindi scegliere l'opzione migliore al prezzo più basso.
Conduci analisi dei costi, analisi dei prezzi, ricerche di mercato e quindi recupera preventivi da più produttori.
Utilizza le risorse disponibili. Coinvolgi apertamente tutti i fornitori tramite presentazioni. Leggi riviste professionali, riviste di associazioni. Chiama consulenti professionisti e partecipa a mostre di prodotti.
Fornitore di materie prime, piccolo fornitore di servizi, fornitore temporaneo.
1. Ricerca di fornitori e sviluppo di nuovi prodotti
2. Valutazione e certificazione dello stato del sistema di qualità del nuovo fornitore (capacità, attrezzatura, consegna, tecnologia, qualità, ecc.) per garantire la qualità del fornitore.
3. Confronto dei prezzi e negoziazione con i fornitori.
4. Rivedi il prezzo, la capacità, la qualità e la consegna del precedente fornitore per determinare la capacità di fornitura stabile del fornitore originale.
5. Monitora e controlla le variazioni dei prezzi delle materie prime e delle condizioni di mercato in tempo utile per migliorare la qualità dei prodotti e ridurre i costi di approvvigionamento.
6. Pianificazione dell'orchestrazione. Controllo dell'ordine e della consegna dei materiali.
7. Formazione manageriale per i dipendenti del dipartimento.
8. Comunicazione e coordinamento con fornitori e altri servizi.
Chi è l'ingegnere degli acquisti nel Processo di acquisto ? Quali sono le sue funzioni?
1. Valutazione delle principali materie prime.
2. Conferma preliminare della qualità dei campioni di materiale da parte del fornitore.
3. Produzione iniziale e modifica dei campioni di materiale.
4. Cerca materiali alternativi.
5. Preparazione di documenti tecnici e di qualità per l'ufficio acquisti.
6. Comunicazione e coordinamento con i vari reparti su questioni tecniche e di qualità.
7. Comunicazione e coordinamento con i fornitori su questioni tecniche e di qualità.
1. Emissione del modulo d'ordine.
2. Controllo della consegna delle apparecchiature.
3. Indagine sulle condizioni materiali del mercato.
4. Verifica la qualità e la quantità dell'articolo
5. Gestione della qualità e della quantità anomale degli elementi
6. Comunicazione e coordinamento con i fornitori sulla data e sul volume di consegna
Il processo di determinazione dei costi strategici è composto da quattro fasi:
Utilizzando questi quattro passaggi, è possibile rispondere alla seguente domanda:
La mia azienda dovrebbe aumentare la sua capacità produttiva?
Quali sono i punti di forza e di debolezza dei concorrenti?
Quale strategia renderà la mia azienda più forte della concorrenza?
In che modo questo processo influirà sui risultati aziendali e sul flusso di cassa?
1. Stima il costo del prodotto o del servizio di un fornitore
È possibile ottenere molti dati visitando le strutture del fornitore, osservando e ponendo domande in modo appropriato per stimare i costi relativi. Ricorda che per stimare il costo di un fornitore, devi comprendere i materiali utilizzati nel prodotto, il numero di operatori che realizzano il prodotto e l'investimento totale in tutte le attrezzature utilizzate direttamente nel processo di produzione.
2. Calcola il costo dei prodotti e dei servizi della concorrenza
Le stime della concorrenza possono fornire le informazioni necessarie affinché la tua azienda possa prendere l'iniziativa da sola. Questa posizione preventiva mantiene l'azienda in una posizione di leadership nel settore e, in ultima analisi, la mantiene redditizia nel tempo.
La valutazione della competitività non consiste solo nel confrontare i colleghi del settore. Si tratta di fare uno studio dettagliato delle loro attività, degli investimenti, dei costi, dei flussi di cassa e di comprenderne appieno i punti di forza e di debolezza.
Queste informazioni potrebbero non essere facili da ottenere, ma consentono di prendere decisioni aziendali affidabili, mantenere la propria azienda competitiva e diventare il «leader».
Il brevetto contiene una grande quantità di informazioni. Nel contenuto dei brevetti, di solito si ottengono due informazioni principali: i materiali utilizzati e il processo di produzione.
Con le informazioni prodotte attraverso i brevetti e la comprensione del processo di produzione, il personale tecnico della tua azienda può scrivere organigrammi e stimare l'investimento nella sostituzione delle apparecchiature di produzione.
Le panoramiche di mercato per segmento, i bilanci aziendali, i profili esecutivi e la storia dell'azienda possono anche fornirti una grande quantità di informazioni sui tuoi concorrenti.
Consultando riviste professionali che contengono informazioni come dati di vendita e di mercato, è possibile ottenere una panoramica molto completa della situazione.
Una volta che sei sicuro di queste informazioni, puoi calcolare il costo dei prodotti e dei servizi della concorrenza.
3. Definisci i costi «target» della tua attività e identifica le aree di miglioramento dei tuoi prodotti e processi
Prima di iniziare a identificare le aree che richiedono attenzione e ad implementare miglioramenti dei costi, devi prima stimare il costo dei tuoi concorrenti e confrontarlo con i costi reali della tua attività.
4. Determinate il valore per l'azienda derivante dall'apportare queste modifiche ai processi e ai prodotti in un'ottica di miglioramento continuo
Qualsiasi cambiamento considerato dalla società può avere un effetto a breve e lungo termine.
Per scoprire gli effetti a lungo termine di determinati cambiamenti nella tua situazione finanziaria, dai un'occhiata al flusso di cassa. Il flusso di cassa offre un quadro più ampio rispetto al solo reddito netto.
Il flusso di cassa è importante per un'azienda quanto lo è il sangue per il corpo umano.
Se il flusso di cassa in uscita è superiore all'afflusso, l'azienda non sarà in buona salute e potrebbe alla fine morire.
È possibile utilizzare l'analisi del flusso di cassa per determinare lo stato di salute di un'azienda e sviluppare un piano finanziario.
Il flusso di cassa è l'ammontare dei flussi di capitale in entrata dalle società meno i deflussi.
La principale fonte di afflussi di cassa è il fatturato.
Queste regole si applicano a tutte le aziende presenti sul mercato.
Solo rimanendo strategicamente in prima linea nel controllo dei costi, nella loro riduzione, nella comprensione della situazione dei concorrenti e nel prendere decisioni intelligenti sulla possibile espansione o addirittura sul ridimensionamento, le aziende possono ottenere una prosperità sostenibile.
Ecco alcuni suggerimenti per ottimizzare il processo di acquisto :
1. Individuazione del problema: a questo punto, la domanda degli utenti è elevata. Solo i richiedenti conoscono le loro esigenze specifiche, non i decisori.
2. Studio di fattibilità del progetto: il richiedente ha segnalato i problemi incontrati alla sua gerarchia e la questione dell'acquisto e del budget stanziato viene sollevata dall'ufficio acquisti.
3. Approvazione del progetto: in genere viene formato un team di progetto di approvvigionamento composto da utenti (richiedenti), servizi tecnici, servizi finanziari, servizi decisionali, ecc.
4. Determinazione degli standard tecnici di approvvigionamento: definizione di standard di approvvigionamento da parte degli acquirenti. Di solito, l'acquirente utilizza l'ufficio tecnico per analizzare i requisiti e quindi convertire i requisiti in standard di approvvigionamento.
5. Bando di gara: una volta formulati gli standard di approvvigionamento, gli acquirenti pubblicheranno un bando di gara in cui i fornitori potranno presentare la loro risposta insieme a un'offerta di prezzo.
In generale, indipendentemente dal modo in cui il fornitore consiglia i vantaggi del proprio prodotto, l'acquirente non modificherà il piano di acquisto stabilito a meno che non venga riscontrato un difetto irreversibile.
Perché da parte loro, la modifica di questo piano di acquisto inciderebbe immediatamente sui costi previsti.
6. Valutazione delle offerte: gli acquirenti generalmente negoziano con più di due produttori di vendita per valutare, confrontare e ottenere migliori condizioni commerciali.
Questo passaggio stabilisce il fornitore selezionato.
7. Analisi del contratto: in questa fase del Processo di acquisto, i clienti cercheranno di ottenere un valore aggiunto attraverso le trattative commerciali. Gli standard e le specifiche tecniche dei prodotti, le quantità e i metodi di pagamento fanno tutti parte della revisione del contratto.
8. Firma di un accordo: questo fase del processo di acquisto consiste nella firma di un contratto, nella consegna del prodotto e nella realizzazione dell'installazione. La firma del contratto non significa la fine della transazione.
La vendita inizia proprio in questo momento.
Il personale del fornitore deve rispettare gli impegni assunti ai sensi del contratto, consegnare in tempo e completare in tempo.
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