La nascita della nuova funzione di acquisto

Il direttore degli acquisti è morto! Lunga vita alla nuova funzione di acquisto!

Michael Shaw, direttore dell'American Chamber of Purchasing Managers, gioca in modo provocatorio con questo titolo.

Tuttavia, rimane lucido sull'evoluzione del Funzione di acquisto della posizione di direttore degli acquisti, le cui responsabilità vanno ben oltre l'approvvigionamento e l'atto di acquisto. Parla di «Chief Value Officer» (CVO), un titolo intraducibile che potrebbe essere assimilato a «Purchasing Value Manager», una persona suscettibile di promuovere una vera e propria «caccia al valore aggiunto» nell'ufficio acquisti.

Considerata a lungo una funzione amministrativa, la Funzione di acquisto sta vivendo un vero e proprio aumento di potenza oggi. Non è più quel reparto a cui era affidata una delle operazioni meno strategiche dell'azienda. Il responsabile degli acquisti è diventato un valido alleato del direttore svolgendo un ruolo centrale nelle performance dell'azienda. In questo articolo, facciamo il punto sulla trasformazione della funzione Acquisti.

Il CVO: un coltellino svizzero al servizio del valore aggiunto nella funzione acquisti

Spiega che l'acronimo «CVO» sta iniziando a diffondersi, soprattutto su LinkedIn, e stabilisce così le qualità richieste nella funzione di acquisto di un tale individuo:

Qualcuno che sappia creare valore in tutte le forme possibili e che sappia impostare indicatori per dimostrare l'acquisizione di questo valore all'interno dell'azienda

Qualcuno che vada oltre la riduzione dei costi per integrare concetti diversi come vantaggi, soddisfazione del cliente, vantaggio competitivo, quota di mercato, responsabilità sociale e sociale, relazioni con i fornitori o persino soddisfazione dei dipendenti

Qualcuno che sappia sensibilizzare i dirigenti aziendali sulla dimensione strategica degli acquisti

Infine, esorta i suoi colleghi a rivendicare questo titolo di «CVO», un simbolo di riconoscimento nell'organizzazione!

Storia della funzione di acquisto nelle aziende

Lo sviluppo della funzione acquisti è avvenuto in più fasi. In un contesto competitivo difficile in cui stiamo passando da un'economia di produzione con una grande quantità di vendite effettuate a un'economia globalizzata, le aziende sono sempre più concentrate sulla ricerca di modi per aumentare i propri margini. Poiché è impossibile aumentare continuamente i prezzi di vendita, la funzione di acquisto è stata considerata uno dei modi più efficaci per farlo. Ciò è tanto più vero se si sa che gli acquisti rappresentano il 60% del fatturato di un'azienda.

La cronologia del dipartimento acquisti include tre periodi chiave:

Periodo di approvvigionamento

I locali della funzione acquisti risalgono al 1850. Si è sviluppato con la ferrovia negli Stati Uniti. È stato quindi necessario attendere il dopoguerra per vederlo riemergere con gli sforzi compiuti per reperire materie prime nel dopoguerra. Lo stesso Fayol affermò nel 1916 che l'acquisto è importante tanto quanto la produzione.

La prima forma di riconoscimento dell'ufficio acquisti risale al 1945 con la creazione della Compagnie des Dirigeants et Buyers de France. Ma alla fine sarà solo fugace.

Nel 1964, la funzione di approvvigionamento fu considerata da Henderson una funzione negativa. Può ostacolare il progresso dell'azienda se non viene eseguita correttamente. Tuttavia, non fornisce alcun valore aggiunto. Durante i Trenta Glorieuses, c'era un'abbondanza di materie prime. La funzione di approvvigionamento è stata quindi considerata essenzialmente una funzione amministrativa. In effetti, consisteva in particolare nel monitoraggio delle forniture. Faceva parte della famosa «Gestione dei materiali» allo stesso modo della pianificazione dei materiali, dello stoccaggio, del trasporto, del controllo della qualità, ecc.

L'inizio del riconoscimento della funzione di approvvigionamento

Gli anni '70 furono contrassegnati dal riconoscimento dell'ufficio acquisti. L'aumento della concorrenza e la diversificazione dell'offerta hanno spinto le aziende a cercare un vantaggio competitivo riducendo i costi e cercando fornitori migliori. Gradualmente, la dimensione amministrativa della funzione di approvvigionamento è stata relegata a una dimensione più strategica. L'acquirente è diventato colui che ha il potere di cercare fornitori in grado di soddisfare le esigenze dell'azienda in termini di qualità, costi e tempi di consegna.

La professionalizzazione dell'Ufficio Acquisti

Dalla fine degli anni '90, la professione di acquirente è diventata molto professionale. Grazie all'emergere di Internet, sono emersi strumenti innovativi, come l'e-procurement, l'e-procurement o il Sourcing-to-Pay. Questi ultimi hanno rivoluzionato la funzione di acquisto. A metà degli anni 2000, la professione di acquirente o direttore degli acquisti è stata nobilitata. La situazione economica è difficile. L'acquirente è colui che può aiutare l'azienda a mantenere i margini, a trovare partner strategici e a mettere le mani sulle innovazioni. Adottando una strategia di acquisto sostenibile, contribuisce anche a creare una buona immagine aziendale.

Questa professionalizzazione della funzione Acquisti va di pari passo anche con l'estensione delle tipologie di acquisti. All'inizio, non tutte le famiglie di acquirenti erano sotto il controllo del responsabile degli acquisti. Alcuni, compresi gli acquisti non di produzione, gli sono sfuggiti. L'evoluzione della funzione si sta quindi muovendo in questa direzione. Integra sempre più questo obiettivo di controllo dei costi attraverso l'adozione di una migliore strategia di acquisto. Riguarda tutti i tipi di acquisti.

Il futuro della funzione acquisti

Le missioni della funzione acquisti

L'analisi della situazione passata e attuale ha spinto gli esperti a immaginare il futuro della funzione acquisti. Sono state avanzate numerose ipotesi sul futuro possibile o futuro dell'ufficio acquisti. Una di queste riguarda le missioni di approvvigionamento. Ci stiamo muovendo sempre più verso una missione che «crea valore» e «reinventa il modello di business dell'azienda».

Partendo dall'ipotesi che il futuro sia caratterizzato da una maggiore complessità (il ruolo predominante delle informazioni attraverso Internet e le tecnologie di cloud computing, l'aumento della domanda dei consumatori, ecc.), anche le missioni di acquisto non possono che essere influenzate. Secondo gli esperti, contribuire alla creazione di valore per i clienti finali e gli azionisti farà parte delle nuove missioni della funzione Acquisti. Innanzitutto, ciò richiede un ripensamento dei modelli di business aziendali in modo che soddisfino le nuove esigenze dei consumatori. La funzione acquisti deve svolgere un ruolo di supporto in questo cambiamento.

In secondo luogo, la creazione di valore richiede anche l'integrazione della responsabilità sociale (CSR) e delle questioni relative allo sviluppo sostenibile nelle strategie di approvvigionamento. Gli acquirenti sono nella posizione migliore per identificare i partner che possono aiutare le aziende a offrire un'offerta qualitativa differenziata e sostenibile.

Infine, la creazione di valore deve comportare anche il ravvicinamento del reparto acquisti con le funzioni di marketing e vendita. La prima spiegazione è che gli acquirenti devono comprendere meglio e valutare le esigenze dei clienti con i fornitori. La seconda spiegazione si riduce a una frase: «devi comprare bene per vendere bene». Comunicare ai clienti le modalità di monitoraggio e selezione dei fornitori è garanzia di qualità, fiducia e tracciabilità. Guadagnare punti fiducia nel cuore dei clienti significa avere un vantaggio competitivo.

Gestione delle relazioni con i fornitori

Ma il futuro della funzione Acquisti sarà segnato anche da un'inversione del potere della forza nelle relazioni con i fornitori. Verrà data maggiore importanza al concetto di fornitori chiave o fornitori strategici. Di fronte alle innovazioni tecnologiche che stanno sconvolgendo le tradizionali relazioni cliente-fornitore, alla scarsità di materie prime ed energie e alle crescenti richieste poste ai fornitori, il fornitore non sarà più visto come un semplice fornitore per l'azienda. Sarà un vero partner, un sostenitore del successo dell'azienda. Le aziende avranno quindi interesse a creare un rapporto più sano e duraturo con i propri fornitori. Ciò deve portare a maggiore intimità, trasparenza e vantaggi reciproci. Il fornitore deve ritenere che anche lui è vincente per il successo dell'azienda. Anche la funzione Acquisti svolge un ruolo importante in questa reinvenzione delle relazioni con i fornitori.

L'organizzazione della funzione acquisti

Attualmente esistono due modi per organizzare gli acquisti nelle aziende: organizzazioni di acquisto centralizzate e organizzazioni di acquisto decentralizzate.

Nel primo caso, gli acquisti sono gestiti da un unico reparto. È collegato alla direzione generale o a un altro servizio, ad esempio il dipartimento amministrativo e finanziario. Una funzione acquisti collegata alla direzione generale mostra la maturità di quest'ultima. Testimonia inoltre la volontà dell'azienda di conferirle una dimensione più strategica, mentre il collegamento con il dipartimento finanziario si concentra principalmente sulla riduzione dei costi e meno sulla ricerca di innovazione e qualità. Un ufficio acquisti centralizzato gestisce sia gli acquisti di produzione che gli acquisti non di produzione, come gli acquisti di classe C.

Nel contesto di un'organizzazione di acquisto decentralizzata, le funzioni di approvvigionamento sono collegate alla gestione di un'unità aziendale. Questo tipo di organizzazione è particolarmente comune nell'industria. Ogni ufficio acquisti si occupa di un sito. Lontano dall'immagine del reparto acquisti centralizzato, non è meno strategico. In effetti, ogni funzione di acquisto è focalizzata sugli acquisti di produzione. Gli acquisti non destinati alla produzione sono spesso gestiti a livello della sede centrale.

La tendenza futura nell'organizzazione degli acquisti è verso la centralizzazione flessibile. Ciò significa che l'azienda è rappresentata da un unico ufficio acquisti con i fornitori e che trasmette una visione o valori comuni che li spingono a collaborare con essa. Ciò significa anche una maggiore flessibilità. Di fronte all'incertezza e alla complessità dell'ambiente, il reparto acquisti deve sviluppare una maggiore flessibilità. Nuovi strumenti di e-procurement o Sourcing-to-Pay, come Sourcing Force, che promuovono gli scambi e la condivisione, conciliano questi due requisiti: flessibilità e centralizzazione.

Il rapporto con i clienti interni

I clienti interni sono le persone o i reparti dell'azienda che inoltrano le esigenze di acquisto all'ufficio acquisti. La complessità del rapporto dell'ufficio acquisti con loro risiede nel fatto che è necessario soddisfare le loro esigenze e lavorare per l'interesse generale dell'azienda. L'evoluzione di questo rapporto è verso una partnership commerciale tra le due parti. In effetti, i loro obiettivi reciproci devono convergere per creare e difendere il vantaggio competitivo dell'azienda. L'integrazione della CSR nelle strategie di acquisto non implica solo la revisione del modo in cui i fornitori vengono selezionati e monitorati. Richiede inoltre di supportare i cambiamenti nei modelli di consumo e nel comportamento dei clienti interni. La gestione degli acquisti e i clienti interni devono cocostruire le esigenze. Stiamo quindi assistendo a una migrazione dalla funzione acquisti alla gestione della domanda.

Acquirenti nelle aziende

Negli ultimi decenni, la funzione Acquisti è diventata altamente professionale. Innanzitutto, ciò significa innalzare il livello delle competenze. Il lavoro di acquirente è una professione manageriale ora accessibile ai titolari di un livello Bac+5. Poiché il procurement sta diventando sempre più internazionale, le aziende necessitano anche di dipendenti altamente qualificati e versatili.

Inoltre, il lavoro di acquirente richiede anche la conoscenza e la padronanza degli strumenti informatici e tecnici. Con l'emergere di nuovi strumenti digitali, come Sourcing-to-Pay, gli acquirenti devono essere i promotori del loro utilizzo.

Oltre alle competenze tecniche, non vanno trascurate nemmeno le persone. Certamente, sono necessarie conoscenze e know-how per occupare una posizione altamente responsabile, come il responsabile degli acquisti. Tuttavia, in un ambiente in costante cambiamento in cui le relazioni umane hanno la precedenza, le qualità umane (leadership, intelligenza emotiva, senso di influenza, ecc.) sono sempre più richieste. Consentono all'acquirente di gestire meglio le proprie relazioni interne ed esterne. Da un lato, la leadership le consente di avere un'influenza sui clienti interni (nella misura in cui non esiste una relazione gerarchica tra loro). D'altra parte, l'intelligenza emotiva gli consente di ispirare e influenzare i fornitori.

Dal reparto acquisti al partner commerciale per gli acquisti

Come abbiamo visto in questo articolo, il responsabile degli acquisti, come era percepito all'inizio, non c'è più. È morto. Le sue missioni e i suoi obiettivi sono completamente cambiati. Ora stiamo parlando di un partner prezioso sia per il successo della strategia aziendale sia per il miglioramento delle sue prestazioni.

Oggi, svolge tre missioni principali: essere al centro delle decisioni strategiche, essere il partner della gestione operativa e misurare e gestire le sue prestazioni su base giornaliera.

La nuova funzione acquisti deve essere coinvolta in tutti i progetti e le strategie aziendali. Non è più limitata alla sua dimensione amministrativa. Le sue prestazioni dipendono anche da quelle dell'azienda. L'acquirente è anche un uomo sul campo. Comprende e sfida le esigenze reali. Fornisce la sua analisi e consulenza e cerca la soluzione migliore per consentire all'azienda di raggiungere i suoi obiettivi in termini di qualità, costi e tempi.

In breve, la funzione acquisti svolge ora un ruolo centrale nelle prestazioni di ciascuna azienda, sia dal punto di vista operativo, finanziario che decisionale. Fatevi aiutare da un esperto nella digitalizzazione degli acquisti per migliorare le prestazioni del vostro ufficio acquisti. Adotta soluzioni digitali, come Sourcing Force, per compiere rapidi progressi nella modernizzazione della tua funzione di approvvigionamento.