Jeremy Ferrer
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Comment 3 leaders de l'Auto ont fait économiser +1000 heures à leurs équipes Achats
Jeudi 02 Octobre à 11h00
La crisi sanitaria ha portato le aziende a ripensare i loro vari processi, incluso il processo di acquisto. Divenuto una leva per migliorare le prestazioni aziendali, l'ufficio acquisti non ha avuto altra scelta che adattarsi alla situazione economica optando per tecnologia digitale, approvvigionamento. Questa innovazione cambierà le pratiche all'interno del reparto acquisti conferendo agilità ai processi e aumentando le prestazioni della funzione attraverso l'uso di strumenti digitali. La digitalizzazione degli acquisti può raddoppiare il ROI del tuo ufficio acquisti. Questo è il risultato di un sondaggio condotto da Hackett Group nel 2016 e riportato dal blog MH&L. Cos'è la digitalizzazione acquisti? In che modo tecnologie digitali può aiutare il reparto acquisti a ottimizzare i risultati?
e-shopping, e-procurement, e-sourcing... sono tutte parole che evocano La digitalizzazione degli acquisti. Quest'ultima è definita come la dematerializzazione del processo di acquisto, ovvero la digitalizzazione e l'automazione degli acquisti effettuati su Internet. Entra in gioco dalla selezione di prodotti o servizi, tramite un catalogo digitale o un catalogo elettronico, alla selezione dei fornitori o all'e-sourcing, attraverso gli ordini digitali o gli ordini elettronici, la fatturazione elettronica o la fatturazione elettronica e il pagamento online.
Les tecnologie di acquisto digitali cercano soprattutto di snellire e centralizzare la gestione degli acquisti e delle forniture attraverso l'utilizzo di strumenti digitali innovativi. Di conseguenza, ottimizzano il tempo e le risorse necessarie per effettuare gli acquisti. Consentono inoltre di facilitare il processo decisionale e la comunicazione tra le varie parti interessate. A differenza del commercio elettronico, l'e-shopping utilizza un sistema chiuso di fornitori. In altre parole, la piattaforma è accessibile solo agli utenti registrati.
Il software di e-procurement, chiamato anche P2P, offre generalmente funzionalità, come la gestione dei fornitori, il monitoraggio dell'inventario e la gestione automatizzata degli ordini.
Per evidenziare i vantaggi di digitalizzazione degli acquisti sull'andamento dell'ufficio acquisti, il blog MH&L fa riferimento a uno studio del gruppo Hackett condotto nel 2016. Quest'ultimo dà risultati sorprendenti: un ufficio acquisti ben attrezzato ha costi operativi inferiori del 18% rispetto alla media e opera con il 28% in meno di personale.
La ricetta miracolosa? L'uso di acquisto di tecnologie digitali che offrono servizi di qualità, riducono gli errori e forniscono funzionalità che consentono al personale di essere liberato per attività a più alto valore aggiunto.
L'ottimizzazione è quindi la chiave del successo. Ma come è possibile in pratica?
Chris Sawchuk, responsabile della ricerca sugli acquisti, spiega che i principali account si stanno ora concentrando su tecnologie di acquisto digitali, tra cui Purchasing Cloud, piattaforme mobili e tutti gli strumenti digitali in grado di generare business per cambiare il modo in cui lavorano i team di acquisto, soprattutto in termini di previsioni, gestione degli orari, relazioni con i fornitori, tenendo d'occhio l'esperienza del cliente.
Lo studio rivela 5 strategie vincenti per queste organizzazioni:
L' «effetto Amazon» sugli acquisti ha un impatto significativo sulle aspettative dei dipendenti e in particolare dei fornitori. E i risultati ci sono:
Le principali motivazioni che spingono le aziende ad adottare nuove tecnologie di acquisto digitale :
Di fronte all'aumento del costo delle materie prime, la riduzione dei costi è diventata un imperativo per tutte le aziende, in particolare per la funzione di approvvigionamento. Per consentire all'azienda di rimanere competitiva di fronte a un ambiente instabile, gli acquirenti devono cercare soluzioni efficaci e sostenibili per ridurre i costi.
Oltre a questo problema dell'aumento dei prezzi, ci sono altri problemi, come le carenze, l'inflazione e il calo delle attività in determinati settori. Tutto ciò motiva i reparti acquisti a passare a La digitalizzazione degli acquisti.
La trasformazione digitale non riguarda più solo le grandi aziende oggi. Anche le piccole e medie imprese (PMI ed ETI) hanno interesse ad accelerare la transizione digitale per sfruttarne i numerosi vantaggi. Tra questi vi è un ROI più elevato a breve, medio e lungo termine. Uno dei modi per avviare questa trasformazione digitale è semplificare i processi di approvvigionamento adottando tecnologie web.
Fino a pochi anni fa, l'approvvigionamento dei fornitori non era nell'elenco delle priorità per le aziende. Tuttavia, gli osservatori hanno notato un'inversione della situazione negli ultimi tempi. Hanno assistito a un aumento del desiderio delle aziende di ricorrere a fonti di qualità per soddisfare le loro esigenze di trasparenza, sviluppo sostenibile e ricerca di vantaggi competitivi. Per raggiungere questo obiettivo, i dipartimenti di approvvigionamento devono concentrarsi sulla ricerca di fornitori strategici che condividano i loro valori. La digitalizzazione degli acquisti consente di snellire e semplificare il processo di selezione dei fornitori o di e-sourcing al fine di ridurre i rischi dei fornitori e aumentare i margini aziendali.
La gestione del rischio dei fornitori è una sfida importante per la funzione di approvvigionamento. Centralizzando la gestione degli acquisti tramite una piattaforma online, digitalizzazione degli acquisti o l'e-procurement mira a ridurre questi rischi. In effetti, automatizzando il processo di acquisto, questa pratica riduce il numero di fattori ed errori.
Affinché il processo di acquisto sia completamente digitalizzato, le soluzioni P2P o Procur-to-Pay, come Sourcing Force, completano l'elenco di tecnologie di acquisto digitali.
Ecco le principali differenze tra un processo di acquisto tradizionale e un processo di acquisto digitale:
Prima del digitalizzazione degli acquisti, il processo di acquisto è stato lungo e complesso. L'acquirente ha selezionato i prodotti da un catalogo cartaceo o pdf. Ha quindi scritto e inviato una richiesta di autorizzazione stampata o via e-mail al suo responsabile di linea. Dopo aver ottenuto l'accordo, ha inviato la richiesta all'ufficio acquisti per un controllo dei prezzi. Quest'ultimo ha quindi preparato il modulo d'ordine. Quest'ultimo deve essere firmato dal responsabile degli acquisti e poi inviato via e-mail al fornitore. Dopo la consegna dell'ordine, era comunque necessario verificare che la fattura corrispondesse al modulo d'ordine. L'intero processo è sinonimo di perdita di tempo e errori.
Il processo di acquisto digitale inizia con la selezione dei fornitori o l'e-sourcing. Ciò consente di creare un catalogo personalizzato che fornisce una descrizione dettagliata di prodotti e servizi: prezzi, tempi di consegna, ecc.
Per effettuare un ordine, l'acquirente dovrà semplicemente accedere alla piattaforma identificandosi. Una volta sul catalogo, deve selezionare i prodotti e le quantità che desidera. Il modulo d'ordine viene quindi generato automaticamente secondo le procedure di approvazione predefinite internamente.
Da parte loro, i fornitori, con il loro portale dedicato, possono scaricare le fatture. Grazie all'intelligenza artificiale o agli strumenti di acquisizione, viene effettuata una riconciliazione tra la fattura e il modulo d'ordine.
Semplificando il flusso di lavoro, digitalizzazione degli acquisti apporta numerosi vantaggi alle aziende, con conseguenti maggiori prestazioni e maggiore flessibilità.
Le missioni dell'acquirente hanno continuato ad evolversi dal 1850. Questa professione sta cambiando al ritmo della trasformazione digitale. Quindi, distinguiamo l'acquirente tradizionale dall'acquirente di domani o acquirente digitale.
Quest'ultimo affida all'e-procurement tutte le attività ripetitive e quelle relative all'ordine. Può quindi dedicarsi allo sviluppo della strategia di approvvigionamento e approvvigionamento, che è un compito più prezioso. In questo modo, può migliorare le prestazioni della funzione di approvvigionamento e dell'azienda nel suo insieme. IL acquirente digitale diventa quindi una vera risorsa per l'azienda.
Grazie ai dati forniti dal software di digitalizzazione degli acquisti, può essere molto più proattivo e predittivo. Sono tutte qualità che le consentiranno di avere un vantaggio competitivo significativo.
L'introduzione di tecnologie digitali negli acquisti va di pari passo con una riorganizzazione dei processi e dei servizi. Ciò inizia con la formazione del team e l'acquisizione di nuove competenze internamente. Il reclutamento di profili in grado di garantire formazione sulla digitalizzazione degli acquisti può quindi essere preso in considerazione per facilitare la transizione.
Quindi, devono essere adottati strumenti innovativi di gestione degli acquisti. Affinché possano fornire risultati ottimali, devono soprattutto affrontare le sfide del reparto acquisti pur essendo facili da usare e veloci da installare.
Innovazione combinata con La digitalizzazione degli acquisti consente inoltre di migliorare le relazioni tra fornitori e uffici acquisti ottimizzando gli scambi e snellendo il flusso di informazioni. I reparti acquisti possono quindi migliorare la ricerca di fornitori e creare una rete di partner strategici attraverso l'e-sourcing.
Con un fatturato compreso tra 6 e 7 miliardi di euro, il mercato delle soluzioni di e-procurement continua ad evolversi oggi all'interno delle organizzazioni. Questi strumenti digitali al servizio della funzione di acquisto, come l'e-sourcing o il purchase-to-pay, vengono attualmente utilizzati in modo massiccio all'interno delle aziende. Consentono ai reparti acquisti di migliorare le proprie prestazioni e aumentare il ROI riducendo i costi.
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