Outsourcing degli acquisti: la guida completa

Prima di esternalizzare forniture strategiche, le aziende dovrebbero analizzare attentamente i reali generatori di valore aggiunto e i vantaggi a lungo termine derivanti dall'utilizzo di un servizio di terze parti.

L'ascesa dell'outsourcing dei processi aziendali ha trasformato la struttura di molti settori negli ultimi due decenni.

Le aziende ora affidano regolarmente attività, processi o operazioni strategiche a società specializzate.

Il settore dell'outsourcing, a sua volta, si è evoluto per offrire una gamma sempre più ampia di servizi, inclusi molti servizi strategicamente importanti come la produzione o la ricerca e sviluppo.

Nel settore degli acquisti, il processo di outsourcing ha seguito la stessa traiettoria, ma a un ritmo leggermente più lento.

Outsourcing degli acquisti Le transazioni transazionali, come l'elaborazione degli ordini o la gestione delle fatture, sono ora relativamente comuni.

Soprattutto per acquisti di Classe C non strategici in cui il vantaggio viene immediatamente percepito in termini di risparmio di tempo e quindi di denaro.

Guardate il nostro video sull'esternalizzazione degli acquisti di classe C per una panoramica completa del contenuto di questo approccio.

Tuttavia, è solo negli ultimi dieci anni che l'outsourcing strategico degli acquisti, come la selezione dei fornitori, la negoziazione dei contratti o la gestione delle specifiche, si è diffuso.

I fornitori affermano che l'esternalizzazione di queste attività offre ai propri clienti una moltitudine di vantaggi.

Aggregando la domanda di più clienti, mirano a ottenere prezzi più bassi.

Inoltre, i layout di grandi dimensioni in luoghi redditizi li aiutano a ridurre i costi legati allo svolgimento di attività dispendiose in termini di tempo, come la valutazione dei fornitori o l'elaborazione delle offerte.

Su questa scala, i fornitori possono anche consentire ai propri clienti di accedere a maggiori competenze, soprattutto nelle categorie in cui le spese basse rendono difficile per i clienti mantenere internamente la giusta esperienza in queste forniture.

Infine, l'esternalizzazione di categorie più o meno importanti a un società di outsourcing degli acquisti offre agli acquirenti più tempo interno per concentrarsi sull'ottimizzazione della fornitura di prodotti strategici.

Alcune organizzazioni hanno esternalizzato con successo parte o tutti i loro acquisti strategici.

È il caso di questo ente pubblico europeo, che ha delegato l'intera funzione Acquisti a una società di outsourcing degli acquisti per una durata contrattuale di cinque anni.

Il fornitore coinvolto è stato in grado di applicare leve commerciali comprovate nell'ambito delle sue attività strategiche di approvvigionamento, come gli acquisti di gruppo, l'introduzione di nuovi fornitori e la rinegoziazione con i fornitori esistenti, ed è stato anche in grado di utilizzare operazioni di elaborazione a basso costo per risparmiare sulle attività di transazione.

Queste modifiche hanno aiutato l'azienda a ridurre i costi operativi complessivi del 19% e a migliorare il servizio clienti.

Tuttavia, l'esternalizzazione degli acquisti non è sempre soddisfacente.

Un'importante società mineraria ha firmato un contratto con un fornitore di outsourcing di approvvigionamento in cui il fornitore riceveva una percentuale del valore per transazione gestita.

Alla fine, questo accordo ha fatto ben poco per incoraggiare il fornitore a ridurre le spese di acquisto e l'azienda ha risparmiato molto meno del previsto.

In un altro caso, un importante distributore di energia elettrica ha deciso di annullare la sua decisione di esternalizzare gli acquisti a causa della frustrazione dovuta allo scarso controllo dei costi da parte del fornitore e alla mancanza di attenzione ai potenziali risparmi.

L'azienda ha quindi istituito un centro acquisti interno, utilizzando metodi riconosciuti, ed è stata in grado di ottenere risparmi medi di quasi un terzo nelle prime tre categorie principali prese di mira.

Questa società non è stata l'unica a cambiare la sua decisione di esternalizzare gli acquisti strategici.

Una banca europea ha fatto esattamente la stessa cosa dopo che un accordo multimilionario con una società di outsourcing degli acquisti non è riuscito a ottenere i risparmi desiderati e ad assumere il servizio promesso.

Un altro importante produttore ha interrotto il rapporto con un importante fornitore di outsourcing degli acquisti perché l'azienda non era in grado di influenzare la sua base di utenti interna a connettersi allo strumento dedicato, il che alla fine ha comportato una scarsa esperienza.

Riteniamo che il fallimento di molti contratti di outsourcing degli acquisti sia sin dall'inizio nelle clausole di questi accordi.

La mancanza di comprensione dei fattori alla base del valore aggiunto nelle categorie che esternalizzano porta le aziende a scegliere i partner sbagliati, esternalizzare le attività sbagliate e accettare ricompense sbagliate che normalmente dovrebbero garantire un'economia sostenibile a lungo termine.

Per esternalizzare con successo l'approvvigionamento strategico, le aziende devono adottare un approccio altamente sistematico con tre passaggi fondamentali:

• Esternalizza l'approvvigionamento strategico solo nelle categorie in cui offre un valore specifico.

• Comprendi con precisione le fonti di questo valore e come sbloccarle.

• Scegli partner di outsourcing degli acquisti in grado di affrontare queste fonti di valore, nonché di definire e implementare accordi che massimizzino le possibilità di ottenere potenziali risparmi.

Scegliere le categorie giuste

La decisione di esternalizzare o meno gli acquisti strategici in una particolare categoria richiede lo stesso pensiero e la stessa analisi di qualsiasi altra decisione aziendale.

Qual è l'importanza strategica della categoria?

Alcune categorie possono essere una fonte distintiva di vantaggio competitivo per l'azienda o una tale importanza in termini di requisiti di qualità che il subappalto creerebbe rischi inaccettabili per l'azienda.

L'azienda è in grado di gestire efficacemente la categoria internamente?

La capacità di un'azienda di acquisire il massimo valore possibile in una categoria dipende da una moltitudine di fattori, tra cui le dimensioni e la complessità del mercato degli acquisti, l'influenza relativa dell'organizzazione in quel mercato, l'esistenza di competenze interne adeguate e la disponibilità di capacità sufficienti per gestire il processo di approvvigionamento.

Nel caso di categorie non critiche, le aziende devono valutare se un'altra organizzazione potrebbe essere in una posizione migliore per gestire quella categoria.

In generale, l'outsourcing degli acquisti è quindi un'opzione più interessante per le categorie in cui le aziende spendono meno o acquistano meno frequentemente o quando non hanno le competenze o le risorse per svolgere un buon lavoro internamente.

Nell'intraprendere questa analisi, le aziende dovrebbero considerare le implicazioni a medio e lungo termine delle loro decisioni, nonché gli effetti a breve termine.

Ad esempio, un'azienda agroalimentare riconosciuta ha deliberatamente mantenuto interna la gestione di una serie di categorie non essenziali.

Ha utilizzato queste categorie per formare i membri junior della funzione acquisti, contribuendo così a garantire la successione all'interno dell'organizzazione.

Dov'è il valore?

Una volta che un'organizzazione ha stabilito un elenco di potenziali categorie di outsourcing, deve determinare se ne vale la pena.

Per farlo, deve capire esattamente in che modo l'esternalizzazione di questi acquisti può fornire valore in una determinata categoria e quindi scegliere il fornitore giusto e l'offerta giusta che catturi quel valore.

I fattori di valore disponibili per gli acquirenti strategici, interni o esterni, rientrano in quattro categorie principali.

• Aggregazione dei volumi: Raggruppando le richieste di più clienti, i fornitori di outsourcing possono spesso negoziare prezzi migliori, soprattutto nelle aree in cui le spese dell'azienda sono troppo basse o rare per conferirle una forte posizione di mercato. Tuttavia, per cogliere i vantaggi dell'aggregazione dei volumi, le aziende devono garantire che le proprie specifiche e i requisiti di consegna siano sufficientemente simili a quelli degli altri clienti del fornitore coinvolti e che siano disposte ad accettare i vantaggi dell'aggregazione dei volumi, le aziende devono assicurarsi che le proprie specifiche e i requisiti di consegna siano sufficientemente simili a quelli degli altri clienti del fornitore coinvolti. le decisioni di approvvigionamento dei fornitori, ad esempio quando si effettua la transizione verso fornitori a basso costo, dovrebbero anche essere verificato se gli accordi di volume hanno ancora senso. Abbiamo assistito a casi in cui le piccole organizzazioni hanno ottenuto prezzi migliori rispetto ad aziende molto più grandi poiché, in quanto operatori di nicchia, non sono state evidenziate dal radar dei fornitori. Vendendo a prezzi inferiori a questi clienti, il fornitore non metterebbe a repentaglio i livelli complessivi dei prezzi di mercato, ma acquisirebbe comunque volumi aggiuntivi.

— Competenza: Le loro dimensioni consentono ad alcuni fornitori di outsourcing di approvvigionamento di offrire competenze approfondite e informazioni di mercato in tempo reale in un'ampia gamma di categorie.

L'accesso a competenze all'avanguardia non solo offre vantaggi diretti nelle categorie in cui le aziende non dispongono di competenze proprie, ma può anche aiutarle a «imparare dai migliori» e a migliorare le proprie capacità in altre categorie.

• Subappalti all'estero: I fornitori di outsourcing degli acquisti offrono una combinazione di scalabilità, processi standardizzati e sedi a basso costo progettate per ridurre il costo del lavoro delle attività di approvvigionamento. Sebbene l'outsourcing all'estero offra spesso vantaggi significativi nelle attività di approvvigionamento transazionale, la natura dell'approvvigionamento strategico può limitare i risparmi ottenuti.Molte attività strategiche, dalle negoziazioni sulle specifiche, allo sviluppo dei contratti o alla gestione degli acquisti in corso, richiedono una stretta cooperazione e spesso la prossimità fisica al cliente interno dell'azienda servizi. Di conseguenza, di solito sono le posizioni interne meno retribuite ad essere esternalizzate e i risparmi sono spesso compensati dall'aumento dei costi di gestione del fornitore esterno.

Gestione della domanda e delle specifiche: Nelle organizzazioni di approvvigionamento di maggior successo, il 40-50% dei risparmi totali deriva da cambiamenti nei fattori interni, come l'ottimizzazione delle specifiche per ridurre al minimo il costo totale di acquisizione o il controllo della domanda.

Queste economie tendono anche ad essere le più sostenibili nel lungo periodo.

Sfruttare i vantaggi della gestione della domanda e delle specifiche, tuttavia, richiede una stretta e continua collaborazione tra gli acquisti e gli altri reparti dell'azienda, il che può essere più difficile con un fornitore in outsourcing.

La potenza potenziale di queste diverse leve varia a seconda delle organizzazioni e delle categorie.

Inoltre varia nel tempo. Le leve commerciali, come l'aggregazione dei volumi, possono spesso generare risparmi rapidi.

D'altra parte, se un contratto di outsourcing degli acquisti non è in grado di soddisfare la domanda e le specifiche, i risparmi potrebbero appiattirsi nel tempo.

Ciò può portare all'insoddisfazione dei clienti e, in ultima analisi, alla risoluzione dei contratti stipulati per l'esternalizzazione degli acquisti.

Le aziende devono inoltre assicurarsi che l'outsourcing degli acquisti sia davvero il modo migliore per accedere al vantaggio complessivo che stanno cercando.

Ad esempio, la scalabilità è solo uno dei fattori nella ricerca di riduzioni dei prezzi. Molte aziende stanno ottenendo risparmi significativi attraverso negoziazioni più intelligenti che sono di importanza strategica per i loro fornitori.

Allo stesso modo, un'azienda potrebbe essere in grado di accedere a prezzi interessanti aderendo a un consorzio di acquisto o riducendo i costi di manodopera aprendo un proprio centro di assistenza in una regione a basso costo.

Progettare ed eseguire accordi efficaci

Una volta che sanno come l'outsourcing degli acquisti strategici può creare valore, le aziende devono adottare le misure appropriate per analizzare i risultati.

In definitiva, il successo di qualsiasi accordo di outsourcing è determinato dalla preparazione e dall'attuazione dell'accordo sottostante.

Ciò, a sua volta, dipende dalla selezione di un fornitore adeguato, dalla creazione di solide relazioni tra il fornitore e l'organizzazione in generale e dalla gestione attenta del processo una volta che è in corso.

Per selezionare il partner giusto, le aziende devono valutare attentamente il mercato, compresa l'esperienza, la competenza, la portata e le relazioni esistenti con i clienti del fornitore.

I diversi attori dell'outsourcing degli acquisti hanno proposte di valore molto diverse.

Le aziende devono inoltre garantire che la portata geografica e la cultura del fornitore corrispondano alle loro esigenze.

Per stabilire una relazione efficace tra il fornitore e l'organizzazione in generale, l'azienda deve garantire che l'accordo proposto soddisfi i requisiti interni.

La resistenza da parte del management o delle unità aziendali può distruggere un accordo di outsourcing sin dall'inizio.

Le parti interessate in tutta l'azienda dovrebbero essere soddisfatte del ragionamento a sostegno dello sforzo di outsourcing e dovrebbe essere applicata la conformità alle politiche interne di approvvigionamento.

La maggior parte delle aziende ritiene essenziale nominare un responsabile dell'outsourcing degli acquisti per monitorare le prestazioni dei fornitori e risolvere le sfide relazionali.

Le aziende dovrebbero inoltre assicurarsi di trattare il proprio subappaltatore come un partner strategico, comunicando chiaramente la direzione strategica e dando al fornitore un controllo sufficiente delle categorie e dei fornitori per lavorare in modo ottimale.

I premi sono fondamentali per mantenere gli interessi del fornitore e dell'azienda.

Gli accordi forti si concentrano su misure che generano risparmi a lungo termine, come obiettivi di miglioramento continuo.

Gli obiettivi associati devono essere chiaramente definiti e misurabili e le parti contraenti devono comprendere gli obiettivi e le aspettative, ma anche sapere come viene calcolato tutto.

Premi disallineati possono causare il fallimento delle relazioni con i fornitori incoraggiando il fornitore di outsourcing dell'approvvigionamento a concentrarsi su vittorie rapide o sui fornitori più economici, ad esempio, il servizio e il costo totale di acquisizione potrebbero essere compromessi.

Infine, le aziende devono prepararsi con cura alle fasi di transizione e implementazione dell'accordo.

Dovrebbero supportare l'implementazione con un forte team interno in grado di supportare gli utenti durante la transizione, affrontare i problemi man mano che emergono e guidare il perfezionamento e il miglioramento continui della relazione.

Ad esempio, un fornitore globale di apparecchiature per le telecomunicazioni ha coinvolto i suoi stakeholder nei primi progetti pilota di un nuovo sistema di approvvigionamento elettronico esternalizzato.

La personalizzazione del sistema in base al feedback degli utenti ha contribuito a garantire un'elevata conformità quando il sistema è stato finalmente implementato in tutta l'organizzazione.

L'outsourcing degli acquisti strategici può dare alle aziende l'accesso all'espansione, alle competenze e alle capacità di cui non dispongono internamente.

Ma comporta anche un rischio significativo. Affinché questi accordi funzionino, le aziende devono garantire che i vantaggi offerti dai fornitori di outsourcing degli acquisti siano chiari e che l'ambito e la struttura dei premi offerti dall'accordo siano progettati per generare valore a lungo termine.

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