Olivier Audino
In molte organizzazioni, una parte significativa degli acquisti di classe C sfugge ancora al controllo degli uffici acquisti. Si tratta di spese piccole, frammentate e spesso urgenti, conosciute come tail spend. Considerate singolarmente hanno un impatto limitato, ma sommate generano costi nascosti importanti legati al trattamento amministrativo, alla mancanza di negoziazione, ai fornitori poco strutturati e ai rischi operativi.
Per i responsabili acquisti, la direzione finanziaria e le operation, controllare il tail spend è essenziale: migliorare la visibilità, ridurre le spese nascoste, rafforzare la conformità e semplificare i processi interni. Molte aziende scelgono di affidarsi a un servizio di consulenza per gli acquisti per strutturare questa trasformazione. Le analisi condotte dall’Osservatorio del Politecnico di Milano sul mercato del Digital Procurement in Italia confermano come la digitalizzazione e un migliore controllo delle spese a basso valore possano generare un impatto significativo su efficienza e marginalità. Questo articolo presenta un metodo chiaro e operativo per analizzare, razionalizzare e ottimizzare il tail spend, mostrando come un approccio strutturato — centralizzazione, sourcing attivo e controllo sistematico dei fornitori — possa trasformare queste micro-spese in una vera leva di performance.
Il tail spend comprende tutti gli acquisti a basso valore unitario ma altamente dispersi: ordini urgenti, bisogni eccezionali, richieste fuori processo e spese non pianificate. Una parte importante di questo perimetro riguarda gli acquisti di classe C, storicamente difficili da controllare. Sebbene sembrino trascurabili, la somma di scarti di prezzo, ripetizioni amministrative e assenza di negoziazione genera un costo totale significativo.
Il tail spend diventa difficile da gestire a causa di:
Il risultato è una visibilità limitata per la funzione acquisti, difficoltà di negoziazione e una governance indebolita sui fornitori coinvolti nel tail spend.
Il tail spend impatta i costi operativi non tanto per il valore unitario degli acquisti, quanto per l’accumulo di attività amministrative: gestione delle richieste, approvazioni, ordini, fatture, solleciti e contestazioni. Quando questi processi non sono standardizzati o si appoggiano a decine di fornitori, il carico interno aumenta in modo significativo, senza essere sempre visibile nei report di spesa.
Un tail spend incontrollato porta a scarsa visibilità sulla spesa, acquisti non conformi e una gestione frammentata dei fornitori. Questo indebolisce la governance, rende complessa la produzione di report affidabili e limita la capacità di prendere decisioni basate sui dati.
Il tail spend coinvolge spesso fornitori poco conosciuti o non verificati in modo strutturato. Documenti mancanti, certificazioni scadute o profili di rischio sconosciuti espongono l’azienda a rischi legali, finanziari o operativi. Per ridurre questa esposizione, molte organizzazioni adottano soluzioni dedicate alla gestione del rischio fornitori, integrando controlli documentali e monitoraggio continuo. Anche le Linee Guida ANAC sugli affidamenti sotto soglia evidenziano l’importanza di procedure trasparenti e di una selezione accurata degli operatori economici, in particolare nei contratti di importo ridotto ma numerosi.
La gestione del tail spend inizia con l’analisi dei dati di spesa: fatture, ordini, categorie, utilizzo dei fornitori e frequenza degli acquisti. Questa analisi consente di:
Una volta consolidati i dati, emergono i segnali tipici del tail spend:
Individuare queste anomalie è essenziale per avviare una vera standardizzazione e definire priorità di intervento.
La mappatura mostra come gli acquisti di classe C siano distribuiti su un numero elevato di fornitori secondari. Segmentare il panel in base a:
permette di identificare fornitori ridondanti, sovrapposizioni e opportunità di razionalizzazione, ponendo le basi per un modello più controllato o per una futura esternalizzazione.
La centralizzazione riduce il carico amministrativo concentrando le richieste su un unico interlocutore invece che su decine di fornitori secondari. Migliora anche la governance e la visibilità, soprattutto quando è integrata con processi acquisti già esistenti.
È anche la base dei modelli di outsourcing degli acquisti, attraverso i quali l’azienda affida la gestione del tail spend a un partner specializzato.
L’automazione riduce errori, rafforza la disciplina interna e assicura flussi coerenti. Una piattaforma di e-procurement centralizza tutte le fasi, dalla richiesta alla fatturazione, limitando drasticamente gli scostamenti tipici del tail spend e migliorando la tracciabilità delle decisioni.
Il sourcing attivo analizza ogni bisogno per identificare il miglior compromesso tra prezzo, tempi, disponibilità e rischio. A differenza dell’acquisto da catalogo, si adatta alla variabilità del tail spend e garantisce un livello di performance costante sugli acquisti di classe C.
Per rafforzare questa competenza all’interno dei team, molte aziende investono in percorsi di formazione sugli acquisti focalizzati su analisi del fabbisogno, negoziazione e gestione dei fornitori. Anche iniziative come Procurement 24 ORE, promossa da Il Sole 24 Ore e partner tecnologici, mostrano come il procurement digitale stia diventando una leva strategica per le imprese italiane.
Razionalizzare il panel significa eliminare fornitori ridondanti, migliorare il potere negoziale e aumentare la visibilità sulla spesa. Una revisione strutturata della referenziazione fornitori riduce dispersioni e rischi e consente di concentrare i volumi su partner meglio controllati.
Il tail spend richiede controlli rigorosi su fornitori e documentazione: documenti legali, certificazioni, obblighi normativi, storico incidenti. Una procedura strutturata di gestione dei rischi fornitore permette di ridurre in modo significativo i rischi normativi, finanziari e operativi associati agli acquisti di classe C.
Monitorare il tail spend richiede KPI chiari, in grado di misurare sia il livello di controllo sia l’evoluzione della maturità del processo acquisti. Tra gli indicatori più utilizzati:
Il valore dei KPI sta nella loro evoluzione nel tempo e nella capacità di leggere le relazioni tra indicatori diversi. Alcuni esempi:
Per valutare il proprio posizionamento, molte aziende confrontano i risultati interni con benchmark esterni e ricerche di mercato. In Italia, studi su digitalizzazione degli acquisti e procurement pubblicati dal Politecnico di Milano e da testate economiche come Il Sole 24 Ore aiutano a identificare le priorità per rendere la funzione acquisti più strategica e orientata al valore.
L’esternalizzazione del tail spend permette all’azienda di trasferire la gestione degli acquisti di classe C a un partner specializzato, che centralizza le richieste, negozia i prezzi, controlla i fornitori e gestisce l’operatività quotidiana. Questo modello libera tempo interno, riduce i costi amministrativi e migliora la qualità dei dati di spesa.
Per i bisogni urgenti o non standardizzati, è possibile ricorrere a un servizio dedicato di acquisti spot esternalizzati, mantenendo comunque il controllo sui fornitori e sulle condizioni economiche.
Il modello che combina un fornitore unico con un sourcing attivo consolida tutte le richieste in un unico punto di contatto, mantenendo al contempo una ricerca personalizzata per ogni bisogno. È particolarmente adatto agli acquisti di classe C non catalogati, dove la varietà delle richieste rende difficile l’utilizzo di un semplice catalogo interno o di un marketplace generalista.
L’esternalizzazione raggiunge il massimo impatto quando è integrata con una piattaforma di e-procurement: workflow automatizzati, richieste centralizzate, fornitori consolidati e reporting centralizzato. Questo consente di prendere decisioni basate su dati affidabili e di seguire con continuità l’evoluzione del tail spend nel tempo.
Il tail spend è spesso sottovalutato, ma ha un impatto considerevole su budget, governance e rischio fornitori. Applicando un metodo strutturato — centralizzazione, sourcing attivo, razionalizzazione del panel, automazione dei processi e monitoraggio tramite KPI — le aziende trasformano queste micro-spese in un perimetro controllato, misurabile e allineato alla strategia acquisti.
L’esternalizzazione amplifica questi risultati, integrando il tail spend in un modello unico più semplice da governare, con processi chiari, fornitori qualificati e una visibilità molto più precisa sugli acquisti di classe C.
I nostri esperti acquisti possono aiutarvi a strutturare e ottimizzare la gestione del vostro tail spend attraverso un approccio centralizzato, sicuro e orientato alla performance. Per discutere la vostra situazione e valutare i potenziali risparmi:
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Il tail spend comprende tutti gli acquisti di basso valore unitario, spesso distribuiti tra numerosi fornitori. Sebbene poco visibili, queste spese generano costi amministrativi elevati e importanti variazioni di prezzo difficili da controllare.
La dispersione delle esigenze, gli acquisti fuori procedura, la moltiplicazione dei fornitori e la mancanza di standardizzazione rendono il tail spend complesso da controllare. Questi acquisti sfuggono spesso alla supervisione del reparto acquisti, causando sovracosti e rischi operativi.
Le azioni principali includono la centralizzazione degli acquisti di classe C, l’automatizzazione delle richieste di acquisto, la razionalizzazione del panel fornitori, il sourcing attivo e l’implementazione di KPI di monitoraggio. Queste leve permettono di ridurre le variazioni di prezzo e i costi amministrativi.
L’esternalizzazione consente di affidare la gestione del tail spend a un partner specializzato che centralizza le richieste, ottimizza le negoziazioni, mette in sicurezza i fornitori e riduce gli acquisti fuori panel. Questo modello migliora rapidamente la visibilità e il controllo della spesa.
Gli indicatori chiave includono: il numero di fornitori di classe C, il tasso di acquisti fuori panel, il tempo medio di elaborazione degli ordini, il tasso di conformità dei fornitori e il costo amministrativo per ordine. Il loro monitoraggio permette di misurare la performance e prevenire derive.
Il sourcing attivo è consigliato quando le richieste sono variabili, non standardizzate o quando esistono importanti variazioni di prezzo tra i fornitori. Questo approccio migliora qualità, tempi di consegna e costi, rafforzando al contempo la conformità.
Una diagnosi Tail Spend consente di analizzare i dati di acquisto, identificare anomalie, mappare i fornitori e evidenziare le leve di ottimizzazione. È il primo passo per ridurre le spese nascoste e migliorare la performance degli acquisti.
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