Qu’est ce que l’externalisation des achats

Par BME Consulting

L’externalisation des achats en quelques mots

Après l’impact de la crise économique en 2008, les PME Françaises ont accru leur attention et sensibilité sur le contrôle des risques.

Beaucoup ont décidés d’externaliser leurs opérations Achat à des sociétés spécialisées pour un ROI plus rapide sur leurs investissements et la réduction de leurs coûts d’approvisionnement.

Réduire les coûts d’exploitation

Cependant, certains chefs d’entreprises sont contraints par l’ancrage traditionnelle de leurs méthodes de gestion rendant le changement vers des services d’externalisation des achats plus difficile.

L’externalisation des achats permet aux entreprises de se concentrer davantage sur leur cœur de métier.

Pour les PME, l’externalisation des achats peut réduire les coûts d’approvisionnement, réduire les investissements en personnel, réduire les investissements fixes et les risques d’approvisionnement, mais aussi améliorer l’efficacité de leur gestion des achats.

L’externalisation des achats est considérée comme le meilleur moyen de réduire les dépenses directes ou indirectes.

À l’heure actuelle, de nombreuses entreprises françaises explorent constamment les solutions qui leur sont offertes sur le marché afin de détecter de nouveaux modèles d’externalisation des achats.

Et cela se ressent par les demandes d’études que nous recevons très régulièrement chez Buy Made Easy.

Par exemple, un de nos clients a récemment décidé de partir sur l’externalisation de ses achats de classe C, aussi appelés Achats Spots ou Achats Sauvages, pour focaliser son équipe Achat sur la véritable valeur ajoutée qu’elle peut apporter à l’entreprise, en supprimant les délais passés à acheter des stylos ou des ramettes de papier.

Les entreprises ont non seulement besoin d’explorer et d’innover en permanence en ce qui concernent l’externalisation des achats, mais aussi guider et éduquer régulièrement les petites et moyennes entreprises à accepter l’abandon de l’ancien modèle de stratégie Achat en place.

Les caractéristiques principales de l’externalisation des achats sont: 

  • Le modèle de distribution des opérations parallèles;
  • La structure organisationnelle. Les entreprises qui mettent en œuvre l’externalisation des achats bénéficient d’une plus grande flexibilité en raison de la rationalisation des opérations d’achats;
  • L’adaptation aux technologies actuelles (logiciel e-achats) pour réaliser l’intégration des ressources externes;
  • Le retour au développement des avantages concurrentiels de l’entreprise

La définition du terme 

La définition générale de l’externalisation des achats dans la théorie est la suivante:

« Dans le cas des ressources internes limitées d’une entreprise, afin d’obtenir un meilleur avantage concurrentiel, seules ses ressources de base possédant les avantages les plus compétitifs sont conservées. Les autres ressources sont épaulées par des prestataires externes spécialisés. L’externalisation des achats doit parvenir a créer un modèle de gestion qui réduit les coûts, améliore les performances, améliore la compétitivité de base de l’entreprise et renforce la capacité de cette dernière à répondre à son environnement.”

L’externalisation des achats se produit uniquement lorsque la somme des coûts de transaction d’externalisation, des coûts de gestion et des coûts d’approvisionnement des fournisseurs est inférieure à ses propres coûts de production.

L’hétérogénéité des ressources des entreprises et les atouts spécifiques qu’elles possèdent sont des facteurs clés qui déterminent leur avantage concurrentiel et leur performance opérationnelle.

Des ressources et des capacités intangibles et dynamiques, formées par l’intégration systématique de logiciels de gestion organisationnelle.

Les processus stratégiques dépendent de la compétence et le cœur de métier d’une entreprise.

Les processus non-stratégiques, par ailleurs, sont des processus qui soutiennent et garantissent les processus stratégiques, comprenant les activités auxiliaires de l’entreprise.

Les processus stratégiques sont à l’origine d’un avantage concurrentiel durable sur le marché d’une entreprise et doivent rester internalisés.

Les processus non-stratégiques devraient analyser la proximité de leur relation avec les processus stratégiques.

Ceux qui ont un faible degré de proximité peuvent être externalisés.

Ceux qui ont un degré élevé de proximité devraient être internalisés ou organisés par le biais d’une étroite coopération.

Il existe quatre éléments structurels de l’externalisation des achats:

  • L’organe qui souhaite externaliser les achats : Ce sont les décisionnaires en interne qui décident d’externaliser ou non les achats.
  • L’objectif de l’externalisation des achats : L’objectif clé visé par cette externalisation des achats
  • Le partenaire de l’externalisation des achats : Le ou les fournisseurs susceptibles d’aider à la réalisation de cet objectif d’externalisation.
  • La gestion de l’externalisation des achats : La conception de la méthode  et la planification d’externalisation.

L’objectif de gestion de la relation avec le partenaire d’externalisation est de rendre le comportement de ce dernier cohérent avec l’objectif de l’organe visé par cette externalisation.

L’externalisation des achats d’une entreprise à pour vocation réelle de supprimer les intermédiaires et de donner la possibilité à l’entreprise d’acheter tous, ou une bonne partie de ses achats liés aux activités opérationnelles via un seule et unique fournisseur, autrement dit le prestataire d’externalisation des achats.

Ce fournisseur capture en général une analyse plus poussée et professionnelle des données actuelles du marché, ce qui aidera l’équipe Achat à mener à bien le contrôle global des coûts.

Le but est bien de réduire les coûts d’approvisionnement tout en assurant le bon fonctionnement de l’entreprise.

Analyse des avantages

L’externalisation des achats permet non seulement d’obtenir des coûts d’approvisionnement inférieurs, d’améliorer l’efficacité du processus achats mais aussi d’obtenir des services d’approvisionnement spécialisés.

Les entreprises peuvent également concentrer toute leur intelligence et leurs ressources sur leurs activités principales et améliorer leur stratégie dans un environnement compétitif. Les avantages des entreprises qui mettent en œuvre l’externalisation des achats se reflètent principalement dans:

1. L’accélération de la restructuration des activités d’approvisionnement

Il faut beaucoup de temps pour restructurer les processus stratégiques d’une entreprise et autant de temps pour obtenir des résultas concrets.

L’externalisation des achats est une stratégie importante pour restructurer les processus commerciaux d’une entreprise. Cela peut aider à résoudre rapidement les problèmes de restructuration que peut avoir un département Achat.

Pour ces entreprises qui mettent en œuvre l’externalisation des achats, la gestion des fournisseurs est également déléguée et vient fortement alléger la gestion des approvisionnements.

Si une entreprise ignore l’envergure de ces capacités d’approvisionnement, la mise en œuvre d’achats «externalisés» ne fera que cultiver un potentiel désavantage concurrentiel, tout en fermant les portes aux opportunités de développement futures.

2. L’utilisation de ressources externes à l’entreprise

Si l’entreprise ne dispose pas des ressources nécessaires pour mener à bien ses activités d’approvisionnement, c’est à ce moment qu’elle choisira de les externaliser.

Le service Achat doit ainsi effectuer une analyse des coûts et des bénéfices relatifs à l’externalisation pour confirmer si cette dernière est bénéfique pour l’entreprise à long terme.

Tout en concentrant les ressources sur leur cœur de métier, les entreprises utilisent les ressources d’autres sociétés pour combler leurs lacunes, devenant ainsi plus compétitives.

3. Le partage des risques

Les entreprises peuvent diversifier les risques résultant de facteurs économiques, commerciaux et financiers grâce à l’allocation de certaines ressources à des prestataires externes.

Les ressources et capacités d’approvisionnement de l’entreprise sont limitées.

Grâce à l’externalisation des achats et donc au partage des risques avec des fournisseurs externes, les entreprises peuvent devenir plus flexibles et plus à même de s’adapter à des changement externes non contrôlables.

4. La réduction des coûts

Pour les entreprises qui externalisent des processus ou des projets d’approvisionnement spécifiques, le coût moyen d’obtention des matériaux est passé de 10% à 25% moins cher.

Parfois, le coût d’achat d’un article spécifique peut chuter jusqu’à 30%.

La raison pour laquelle externaliser ses achats avec un prestataire spécialisé peut réduire autant les coûts d’approvisionnement est principalement dut à la riche connaissance du marché et des produits qu’ils acquièrent au fil du temps, des processus d’approvisionnement qui sont généralement très matures, mais aussi au fait qu’ils détiennent un grand nombre de clients.

5. La réduction des investissement 

L’externalisation vien réduire la proportion d’actifs fixes dans la structure du capital, ce qui est propice à son optimisation.

En ce qui concerne les approvisionnements, c’est une sujet qui devrait toujours être gérer par des experts en la matière. Les Achats ne représentent pas le cœur de métier des PME, mais il impliquera leurs intérêts à un moment donnée.

L’industrie française des services d’externalisation des achats n’en est qu’à ses balbutiements, et de nombreuses entreprises continuent d’explorer les différentes possibilités mise à disposition.

Analyse stratégique

  1. Champ d’application de la stratégie d’externalisation des achats

Dans l’environnement concurrentiel d’aujourd’hui, aucune stratégie d’approvisionnement ne convient à tous les produits et services d’une entreprise.

Pour définir raisonnablement le champ d’application des stratégies d’externalisation des achats, une méthode de répartition des approvisionnements peut être utilisée pour classer et analyser les différents produits et services fournis par l’entreprise.

Dans la gestion des achats et des approvisionnements d’une entreprise, le coût et le risque d’approvisionnement sont les principaux problèmes qui préoccupent les acheteurs.

Le coût de l’offre indique l’importance de chaque produit ou service et est généralement mesuré par les dépenses annuelles totales d’une entreprise.

Pour le risque d’approvisionnement, le degré de risque peut généralement être déterminé de manière globale en fonction des facteurs techniques, de la disponibilité des ressources d’approvisionnement, des exigences techniques et des facteurs environnementaux.

Du point de vue du coût et du risque relatifs aux achats, les produits et services peuvent être divisés en 4 types :

  • stratégiques (faible coût et faible risque),
  • à ​​effet de levier (coût élevé et faible risque),
  • critiques (faible coût et risque élevé)
  • stratégiques (coût élevé et risque élevé).

La plupart des produits et services achetés par les entreprises sont stratégiques parce que le coût et le risque sont relativement faibles.

Le prix d’achat d’un seul produit ou service de ce type n’est pas important, même si le coût d’achat est considérablement réduit.

Mais pour le total des dépenses, il ne s’agit que d’une économie relativement faible.

En revanche, en raison de la variété des achats et du processus d’approvisionnement complexe, cela entraînera inévitablement un montant important du coût globale des transactions.

Par conséquent, l’objectif de ce type de gestion devrait être de réduire considérablement les coûts de transaction en améliorant considérablement l’efficacité du processus d’approvisionnement.

Les coûts de transaction peuvent être mesurés par le temps passé par l’acheteur dans l’ensemble du processus de commande.

Ce n’est qu’en essayant de simplifier ou d’éliminer ce processus d’approvisionnement, et ainsi réduire son coût global, que la dépense de l’entreprise peut être minimisée.

À l’heure actuelle, l’externalisation des achats stratégique est un très bon choix pour les entreprises.

2. L’étendue de l’externalisation des achats

Les entreprises peuvent envisager d’externaliser leurs achats dans les circonstances suivantes:

1. Les achats servent à leur environnement plutôt qu’à leur cœur de métier.

Les manifestations spécifiques sont les suivantes:

Bons de commande uniques et bons de commande “récurrents”; les matériaux qui doivent être achetés localement (le sourcing et achats impliquant des transactions à l’international sont généralement externalisés par les entreprises); achats à faible valeur ajoutée et à fréquence de commande élevée; annulation soudaine d’accords approuvés en interne; établissement d’un contrat basé sur un produit ou un service en particulier; acquisition de matériaux nécessaires à la production de masse; achats de logiciels complexes et sophistiqués; achats accompagnés de procédures administratives lourdes; adaption d’une variété de modèles d’approvisionnement dans plusieurs départements.

2. La réserve disponible est très maigre, mais repose sur une coopération efficace, fiable, et n’a pas de restrictions particulières en terme d’approvisionnement.

3. Le cas où une petite base de fournisseurs peut fournir des produits non stratégiques, non critiques, à faible coût / risque.

Externalisation des achats dans le secteur publique

L’externalisation des achats pour les entités publiques comme nouveau modèle de gestion, dans une nouvelle ère économique, peut leur apporter une plus grande flexibilité.

Cependant, cette stratégie d’externalisation est également une arme à double tranchant.

Bien qu’il parait apporter une solution ultime, il peut également contenir quelques risques.

Par conséquent, lors de la mise en œuvre du modèled’externalisation des achats, celles-ci doivent prendre en considération et lister tous les points points positifs et négatifs qu’apporteraient un tel changement.

Les organisations doivent procéder à une série de préparatifs lors de cette mise en oeuvre :

  1. Améliorer leur modèle de gestionL’ampleur des actifs et des capacités de production d’une organisation détermine souvent son niveau de leadership administratif. La forte augmentation de la consommation a également poussé la plupart de ces entités à être plus gourmandes et à se développer à l’aveuglette. Elles sont très souvent indifférentes au fait qu’elles peuvent former un cœur de métier et générer des avantages concurrentiels durables. Elles sont habituées à gérer toutes les sections de la chaîne de valeur incluant la R&D, la conception, l’approvisionnement, la production, la commercialisation, la vente et le service après-vente. Il n’y a généralement aucun changement dans la demande du marché (ex : RATP). De toute évidence, le modèle de gestion d’entreprise à «intégration verticale» ne convient plus aux exigences du marché.

2. Identifier, cultiver et améliorer la compétitivité

Le but est d’établir des garanties commerciales justes pour un fonctionnement efficace de l’externalisation des achats. Elles doivent d’abord savoir identifier leur marché et leur situation contextuelle vis à vis de la concurrence pour entreprendre une externalisation des approvisionnements.

La compétitivité repose sur la connaissance plutôt que les produits. Ces entreprises doivent d’abord examiner quelles sont les connaissances les plus valorisantes au sein de l’entreprise.

Ensuite, l’objectif de l’entreprise doit être positionné sur les deux ou trois maillons les plus compétitifs de la chaîne de valeur.

Encore une fois, la compétitivité de base d’une entreprise doit être sélectionnée dans les domaines où l’entreprise a le plus de valeur, c’est-à-dire là ou l’entreprise peut gagner le plus.

Enfin, la détermination de la compétitivité ne doit pas seulement prendre en compte les activités économiques de l’entreprise.

Elles devraient également anticiper ces activités économiques futures.

3. Établir activement une organisation “apprenante”

Lorsque toutes les unités d’entreprise deviennent des organisations “apprenantes”, l’externalisation globale peut atteindre plus efficacement les objectifs de coordination stratégique, de partage des connaissances, de capacités complémentaires et de compatibilité.

Seules les entreprises peuvent intégrer systématiquement et en continu le développement équilibré de l’organisation et ce, à trois niveaux différents:

Les individus, les équipes de travail et l’entièreté du système.

La construction d’une “organisation apprenante” joue également un rôle important dans la mise en œuvre de l’externalisation des activités.

4. Concentrez-vous sur la gestion des processus.

L’externalisation des achats ne se concentre pas sur l’entreprise d’externalisation elle-même, mais sur sa gestion.

Pour traiter efficacement le problème de l’intégration efficace des processus internes et externes, il est nécessaire d’intégrer efficacement les capacités de base des sociétés d’externalisation.

Les entreprises doivent d’abord évaluer l’importance de l’externalisation des achats, ainsi qu’évaluer ses risques et prendre des décisions quant à l’opportunité d’externaliser.

L’exécution de l’externalisation des achats commence par une variété d’activités de réduction des coûts, au cours desquelles les gestionnaires doivent décider quels outils sont plus adaptés pour ces activités.

À cet égard, ils devraient déterminer si l’entreprise sous-traite un ou plusieurs projets.

Ensuite, pensez à choisir un fournisseur. Cela comprend généralement deux processus d’analyse et de négociation dans l’appel d‘offre. Une fois le contrat signé, il est suivi par la direction du fournisseur et sa performance doit être analysée à l’aide de normes d’évaluation appropriées.

Enfin, lorsque le contrat touche à sa fin, la direction doit décider de le renouveler ou de changer de fournisseur.

Analyse des causes d’un tel changement 

Réduire ou contrôler les coûts d’exploitation; utiliser les ressources externes de l’entreprise; libérer des ressources pour d’autres objectifs de l’entreprise; accélérer la vitesse des avantages du projet; services fonctionnels difficiles à gérer ou à contrôler; obtenir des fonds d’immobilisations; obtenir des flux de trésorerie; partage des risques.

Pour les PME, voici un résumé des raisons d’adopter une stratégie d’externalisation des achats :

Accélérez la restructuration des activités d’approvisionnement.

La restructuration des processus métier d’entreprise prend beaucoup de temps et il faut beaucoup de temps pour en obtenir des avantages concrets.

L’externalisation est une stratégie importante pour la restructuration des processus commerciaux, qui peut aider les entreprises à résoudre rapidement le problème de la restructuration des activités d’approvisionnement.

Pour les entreprises qui mettent en œuvre l’approvisionnement en sous-traitance, non seulement elles peuvent intégrer les principales capacités d’approvisionnement des entreprises existantes avec les capacités essentielles des fournisseurs d’externalisation, mais plus important encore, consolider et améliorer leurs principales capacités d’approvisionnement.
Si la société ignore la culture de ses principales capacités en matière d’approvisionnement, elle perdra de futures opportunités de développement.

Tirer parti des ressources externes n’appartenant pas à l’entreprise.

Si l’entreprise ne dispose pas des ressources nécessaires pour mener à bien ses achats, elle peut les externaliser. Lorsqu’une entreprise sous-traite l’approvisionnement, il est nécessaire d’effectuer une analyse des coûts et des bénéfices de l’approvisionnement pour confirmer si cette externalisation est bénéfique à long terme pour l’entreprise, puis décider si elle doit adopter une stratégie d’approvisionnement d’externalisation. Tout en concentrant les ressources sur leur cœur de métier, les entreprises utilisent les ressources d’autres entreprises pour combler leurs propres lacunes, devenant ainsi plus compétitives.

Il est difficile de contrôler l’activité d’approvisionnement auxiliaire d’origine.

Les PME peuvent externaliser des opérations d’approvisionnement auxiliaires qui ne sont pas efficaces en interne, mais cette méthode ne peut pas résoudre complètement les problèmes de l’entreprise. Au contraire, ces fonctions commerciales peuvent devenir plus difficiles à contrôler en dehors de l’entreprise.

Par conséquent, les entreprises doivent prendre le temps de trouver le nœud du problème.

Contrôlez les coûts d’achat.

L’externalisation des achats peut réduire les dépenses et améliorer le contrôle des coûts.

En parallèle, les fournisseurs externalisés ont un degré de spécialisation plus élevé et peuvent réaliser des économies d’échelle.
Par conséquent, il est destiné à avoir des coûts d’approvisionnement plus bas et une efficacité plus élevée.

D’un point de vue économique, l’externalisation des achats peut accroître la richesse de l’ensemble de la société.

Partager les risques d’approvisionnement.

Les PME peuvent diversifier les risques résultant de facteurs économiques, commerciaux et financiers grâce à l’allocation des ressources à l’extérieur.

Les ressources et capacités d’approvisionnement de l’entreprise sont limitées.

Grâce à l’allocation des ressources vers l’extérieur et au partage des risques avec les fournisseurs d’externalisation des achats, les entreprises peuvent devenir plus flexibles et plus capables de s’adapter aux environnements externes changeants.

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