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Logiciel e-achat : des économies en lice pour votre entreprise

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Olivier Audino
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Performance achat

15% d’économies à réaliser pour les entreprises : l’émergence de l’e-achat

L’e-achat est-il en passe de devenir l’allié des entrepreneurs pour optimiser leurs dépenses ? Si on a longtemps pensé que les ventes contribuaient à la prospérité d’une entreprise, ce n’est que depuis peu qu’on a réalisé que les achats ont également un rôle à jouer. La performance de la fonction achats a effectivement un impact direct sur la rentabilité de l’entreprise. Comme tous les services de l’entreprise, celle-ci doit remplir des objectifs opérationnels et commerciaux. La non-atteinte de ceux-ci peut réduire les bénéfices de l’entreprise. Conscientes de ces enjeux, les grandes entreprises ont déjà opéré leur transformation numérique depuis quelques années afin d’optimiser la gestion de leurs achats. Les PME et ETI ont certes tardé à se lancer. Toutefois, ils sont de plus en plus nombreux à s’intéresser à une solution d’e-achat ou e-procurement en raison de ses nombreux avantages. Nous allons vous dévoiler aujourd’hui l’un des avantages majeurs de la digitalisation de l’achat : la réduction des coûts.

E-achat, e-procurement, c’est quoi ?

Avant d’aller plus loin, comprenons d’abord le concept. L’e-procurement, aussi appelé e-achat, est un anglicisme utilisé pour désigner les solutions permettant de dématérialiser les processus d’achat ou d’approvisionnement. Ce terme est une contraction des mots « electronic » et « procurement » qui signifient littéralement approvisionnement digital, électronique ou en ligne.

La définition simple de l’e-procurement est donc l’ensemble des solutions logicielles qu’une entreprise peut utiliser pour réaliser ses achats ou approvisionnements en ligne. Fini les flux papier et les déplacements physiques… Les outils e-achat dématérialisent tout le processus, depuis la recherche de fournisseurs ou e-sourcing jusqu’au règlement de la facture s’il s’agit d’une solution complète Source-to-pay. Certaines solutions e-achats concernent uniquement le processus d’achat, c’est-à-dire la recherche de produits sur les catalogues jusqu’au paiement. Elles sont aussi appelées Procure-to-Pay ou P2P. Cette pratique a pour objectif de rationaliser le processus d’achat et de réduire les coûts.

émergence de l'e-achat

Les différentes étapes de l’approvisionnement en ligne ou e-procurement

Grâce à l’apport de l’IA et de la data, l’e-achat est en passe de devenir le futur de la gestion des achats. Cette solution permet une automatisation des différentes étapes du processus d’achat pour un gain de temps et d’argent optimal :

  • La sélection des produits : après l’identification d’un besoin d’achat, le responsable des achats se rend sur la plateforme afin de trouver les produits correspondants. L’interface de la solution source-to-pay ou procure-to-pay prend la forme d’un catalogue électronique ou e-catalogue. Sur celui-ci, il trouvera la liste des fournisseurs retenus et leur offre de produits constituée de fiches produits et de tarifs. Après avoir sélectionné les produits suivant ses exigences, l’acheteur peut envoyer la commande en un clic.
  • La transmission de la commande : l’automatisation du workflow de validation raccourcit le processus d’achat. Une fois la commande validée, elle sera envoyée au format électronique au fournisseur et se transforme en bon de commande. Dès réception de celui-ci, le fournisseur doit répondre dans un certain délai.
  • La réception de la facture : dès que la commande est expédiée, une facture électronique est générée automatiquement. Le service finances/comptabilité peut alors faire un rapprochement automatique avec la commande et procéder au paiement. La dématérialisation de la facture, ou e-facture, permet d’économiser du temps et de l’argent sur son traitement. Elle évite aussi les pertes de documents, car toutes les factures sont répertoriées dans l’outil.

E-achat : 15% d’économies en moyenne pour les entreprises

Sur un marché hyper concurrentiel, les entreprises ne peuvent plus se permettre d’augmenter leur prix de vente. Pour optimiser leurs marges bénéficiaires, elles n’ont qu’une seule solution : une bonne gestion des achats. Etant donné que les achats représentent 50% – 60% de leur chiffre d’affaires, réussir à réaliser des économies sur les achats leur permet de réduire les coûts et d’optimiser leurs bénéfices. Mais, comment ? En utilisant les bons outils de gestion, comme l’e-procurement. La digitalisation des processus d’achats permet de rationaliser cette activité et de dégager des économies considérables. 

D’après une étude réalisée par Hackett Group, plus de 40% des sondés estiment que 5% d’économies peuvent être réalisées à minima en passant à l’e-achat. Le pourcentage atteint 10 à 15 % pour 20% d’entre eux.

Comment est-ce possible ?

L’e-achat permet d’avoir une meilleure vision de ce que représentent concrètement les achats spots ou achats de classe C, surtout au niveau de services achats matures ayant épuisé toute autre possibilité de réduction de coût. Ainsi, l’utilisation de solutions informatiques adéquates permet de mettre en évidence la récurrence jusqu’alors insoupçonnée de nombreux services jugés ponctuels. L’enjeu pour les PME ou ETI qui ne disposent pas encore d’une solution e-achats consiste à développer une stratégie leur permettant de mieux contrôler les « achats sauvages ».

L’étude du Hackett Group suggère que, parmi les 80% d’achats mentionnés plus haut, 55% sont couverts via une combinaison de trois approches :

  • Le sourcing stratégique (Appels d’offres) – qui permet de contrôler 40% des achats
  • L ‘influence du département achats (Panel Fournisseurs) – qui influence 10% des achats
  • L’utilisation de e-Catalogues – pour 5% des achats

Par manque de temps, de nombreuses PME ou ETI ne peuvent pas se pencher sur des opportunités de rationalisation de leur gestion des approvisionnements. Dommage, car identifier précisément ces sources d’économie potentielles permet de libérer des ressources pour le traitement de tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’étude démontre que jusqu’à 30% des achats de classe C ont potentiellement une vocation à l’externalisation, une démarche encore novatrice pour ce type d’entreprises. 

Pourquoi ne pas faire confiance à la solution Sourcing-Force.com de Buy Made Easy (BME) qui offre un guichet unique pour les achats spots ?

Comment un logiciel e-achat comme Sourcing Force aide les entreprises à réaliser des économies ?

Investir dans un logiciel e-achat apporte de nombreux avantages aux entreprises, dont la possibilité de réduire les coûts. Ceci est possible :

En optimisant la gestion des achats

Pour une entreprise, le seul moyen de faire des économies sur les achats est d’adopter une politique d’achat efficace. Cela implique de limiter les achats dits sauvages et de mettre en place un système de validation qui correspond aux intérêts de l’entreprise. En effet, l’une des grandes difficultés auxquelles les directions des Achats font face est la gestion des achats sauvages. Effectués de manière ponctuelle et irrégulière, ces derniers ne respectent pas souvent la politique d’achat mise en place. Or, ils représentent des coûts cachés significatifs pour l’entreprise. En optimisant la gestion des achats, quelle que soit leur nature, l’e-achat permet de réduire ces coûts. 

Avoir recours à un logiciel e-procurement permet un meilleur contrôle des opérations d’achats et des dépenses. Grâce aux workflows d’approbation qui attribuent les tâches de contrôle et de validation des commandes à un nombre limité d’acteurs, les achats sauvages sont réduits pour laisser la place aux achats sous contrôle. Rien que par cette pratique, les entreprises peuvent espérer gagner entre 5% et 10% sur leurs dépenses achats.

En centralisant la gestion des fournisseurs

L’utilisation d’un logiciel e-achat permet à une entreprise de centraliser ses achats, et par conséquent ses comptes fournisseurs. Cette dématérialisation de la gestion des fournisseurs permet d’évaluer et de mieux exploiter les indicateurs de performance comme le coût moyen par commande, le délai de paiement des fournisseurs, le taux de couverture des fournisseurs sous contrat… 

En ayant une meilleure connaissance de ces données, non seulement vous pourrez faire un meilleur suivi de vos fournisseurs, mais vous améliorerez également la relation avec eux. La digitalisation des achats permet effectivement aux différents services concernés d’avoir une visibilité en temps réel de l’état des commandes et des factures. Grâce à elle, les factures pourront être réglées à temps. Une relation de confiance pourra s’établir entre l’entreprise et ses fournisseurs. Les provisions seront constituées de façon optimale. Tout cela va conduire à d’importants gains financiers pour l’entreprise.

En maîtrisant mieux les dépenses

La maîtrise des achats et des dépenses constitue un facteur déterminant pour la rentabilité d’une entreprise. Si la plupart des départements achats se focalisent sur l’optimisation des coûts de production, en faisant des renégociations et des optimisations, les achats indirects ont tendance à être oubliés. Or, il ne faut pas oublier que ce type d’achats représente la moitié des dépenses totales de l’entreprise. 

La digitalisation des achats, par le biais de l’e-achat et de l’e-sourcing, permet d’optimiser ces achats spots. En permettant aux décideurs habilités de vérifier en temps réel les commandes passées, le logiciel e-achat permet d’éviter les achats sauvages et de mieux maîtriser les dépenses. 

En réduisant les délais et en simplifiant la gestion administrative

Les étapes du processus d’achat sont traditionnellement longues. Cela va de l’identification du besoin à la signature du contrat, en passant par la recherche de fournisseurs, le lancement de l’appel d’offres, le choix du partenaire, la négociation du contrat, etc. Ce sont des tâches répétitives et chronophages qui sont effectuées manuellement dans le processus d’achat traditionnel. De plus, elles nécessitent souvent un délai d’attente très long pour la validation.

Avec l’émergence de l’e-achat, toutes ces procédures sont automatisées et centralisées. Ce qui constitue un gain de temps et d’argent considérable pour l’acheteur. Grâce à cet outil, il gère individuellement ses commandes auprès des fournisseurs qu’il a sélectionnés. Il se rend sur la plateforme pour trouver les produits qu’il souhaite acheter avec toutes les informations dont il a besoin pour faire son choix. L’e-catalogue, mis à sa disposition, lui facilite la tâche. Il envoie la commande une fois que celle-ci est validée en un clic sans avoir à attendre un délai supplémentaire. Il ne lui reste plus qu’à attendre la livraison. Ainsi, fini les longs processus de validation. Chacun peut se consacrer sur son cœur de métier.

Cette réduction du délai de traitement des achats, conjuguée à une simplification de la gestion administrative, constitue un gain précieux pour l’entreprise. Elle lui permet notamment d’économiser sur ses coûts.

Hormis les avantages financiers, les solutions e-achats offrent également d’autres avantages non négligeables à la fonction achats. Parmi ceux-ci, on peut citer la réduction des erreurs de commande et des litiges et l’élimination des ressaisies. Ceci conduit à une amélioration des processus achat internes.

Quels coûts un logiciel e-achat permet-il de réduire ?

L’intégration d’une solution e-achat dans le processus d’achat permet à l’entreprise de réduire ses coûts. Mais de quels coûts parle-t-on exactement ?

Le coût d’approvisionnement

Le coût d’approvisionnement est l’ensemble des frais engagés pour acquérir des biens et services auprès d’un fournisseur. Il englobe le coût d’achat du produit ainsi que les coûts annexes, comme les frais de transport, le coût de stockage, le coût de préparation de la commande, etc. Avoir recours à une solution Procure-to-Pay, comme Sourcing Force, permet de réduire le coût d’approvisionnement. Il permet d’optimiser le parc fournisseurs. En accordant une certaine exclusivité à certains fournisseurs, vous pourrez bénéficier d’un haut pouvoir de négociation et de meilleures conditions d’achat.

De même, utiliser une solution e-achat vous permet de réduire les frais de stockage. Comme le processus d’achat est raccourci, ces derniers sont réduits.

Le coût de gestion et de fonctionnement

La dématérialisation des processus d’achats par le biais d’une solution complète comme Sourcing Force vous permet de réduire vos coûts de gestion et de fonctionnement. En effet, en rationalisant vos achats, vous maîtrisez vos dépenses. Ce bénéfice se répercute sur tous les services de l’entreprise. Le service achats peut avoir une meilleure visibilité et un meilleur suivi des fournisseurs. Le service comptabilité accède en temps réel aux factures et aux bons de commande. Le service financier a une vision en temps réel sur la situation financière de l’entreprise. Ainsi, chaque service de l’entreprise pourra bénéficier des avantages de l’e-achat. Ceci génère des économies de coûts non négligeables.

Le coût des fournisseurs

La gestion d’un fournisseur a un coût. Cela représente un coût moyen annuel de 1 000 €. En optimisant la sélection des fournisseurs et en permettant d’accéder facilement et rapidement aux prix des produits, l’e-procurement permet de réduire le coût des fournisseurs. Par ailleurs, la possibilité de consulter l’historique des commandes et des incidents permet d’affiner les recherches pour un meilleur rapport qualité/prix.

Le coût des ressources humaines

Enfin, un logiciel d’e-procurement est un moyen d’économiser sur les coûts liés aux ressources humaines. Certes, il ne peut pas se substituer à l’humain. Mais, en optimisant les processus d’achats, il permet aux collaborateurs concernés de se concentrer sur leur cœur de métier.

Vous l’avez compris. Investir dans un logiciel Procure-to-Pay peut apporter beaucoup d’avantages à votre entreprise, notamment dans la réduction des coûts. L’implémentation d’une telle plateforme ne peut qu’avoir un impact sur la productivité et la rentabilité de votre entreprise. BME Consulting vous accompagne dans votre projet de digitalisation des achats. Automatisez entièrement vos processus d’approvisionnement et bénéficiez d’économies considérables grâce à l’implémentation de notre suite intégrée Procure-to-Pay.

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