Olivier Audino
Webinar :
Optimisez vos achats de classe C et boostez vos résultats
Mardi 21 Janvier à 11h30
L’e-achat est-il en passe de devenir l’allié des entrepreneurs pour optimiser leurs dépenses ? Si on a longtemps pensé que les ventes contribuaient à la prospérité d’une entreprise, ce n’est que depuis peu qu’on a réalisé que les achats ont également un rôle à jouer. La performance de la fonction achats a effectivement un impact direct sur la rentabilité de l’entreprise. Comme tous les services de l’entreprise, celle-ci doit remplir des objectifs opérationnels et commerciaux. La non-atteinte de ceux-ci peut réduire les bénéfices de l’entreprise. Conscientes de ces enjeux, les grandes entreprises ont déjà opéré leur transformation numérique depuis quelques années afin d’optimiser la gestion de leurs achats. Les PME et ETI ont certes tardé à se lancer. Toutefois, ils sont de plus en plus nombreux à s’intéresser à une solution d’e-achat ou e-procurement en raison de ses nombreux avantages. Nous allons vous dévoiler aujourd’hui l’un des avantages majeurs de la digitalisation de l’achat : la réduction des coûts.
Avant d’aller plus loin, comprenons d’abord le concept. L’e-procurement, aussi appelé e-achat, est un anglicisme utilisé pour désigner les solutions permettant de dématérialiser les processus d’achat ou d’approvisionnement. Ce terme est une contraction des mots « electronic » et « procurement » qui signifient littéralement approvisionnement digital, électronique ou en ligne.
La définition simple de l’e-procurement est donc l’ensemble des solutions logicielles qu’une entreprise peut utiliser pour réaliser ses achats ou approvisionnements en ligne. Fini les flux papier et les déplacements physiques… Les outils e-achat dématérialisent tout le processus, depuis la recherche de fournisseurs ou e-sourcing jusqu’au règlement de la facture s’il s’agit d’une solution complète Source-to-pay. Certaines solutions e-achats concernent uniquement le processus d’achat, c’est-à-dire la recherche de produits sur les catalogues jusqu’au paiement. Elles sont aussi appelées Procure-to-Pay ou P2P. Cette pratique a pour objectif de rationaliser le processus d’achat et de réduire les coûts.
Grâce à l’apport de l’IA et de la data, l’e-achat est en passe de devenir le futur de la gestion des achats. Cette solution permet une automatisation des différentes étapes du processus d’achat pour un gain de temps et d’argent optimal :
Sur un marché hyper concurrentiel, les entreprises ne peuvent plus se permettre d’augmenter leur prix de vente. Pour optimiser leurs marges bénéficiaires, elles n’ont qu’une seule solution : une bonne gestion des achats. Etant donné que les achats représentent 50% – 60% de leur chiffre d’affaires, réussir à réaliser des économies sur les achats leur permet de réduire les coûts et d’optimiser leurs bénéfices. Mais, comment ? En utilisant les bons outils de gestion, comme l’e-procurement. La digitalisation des processus d’achats permet de rationaliser cette activité et de dégager des économies considérables.
D’après une étude réalisée par Hackett Group, plus de 40% des sondés estiment que 5% d’économies peuvent être réalisées à minima en passant à l’e-achat. Le pourcentage atteint 10 à 15 % pour 20% d’entre eux.
Comment est-ce possible ?
L’e-achat permet d’avoir une meilleure vision de ce que représentent concrètement les achats spots ou achats de classe C, surtout au niveau de services achats matures ayant épuisé toute autre possibilité de réduction de coût. Ainsi, l’utilisation de solutions informatiques adéquates permet de mettre en évidence la récurrence jusqu’alors insoupçonnée de nombreux services jugés ponctuels. L’enjeu pour les PME ou ETI qui ne disposent pas encore d’une solution e-achats consiste à développer une stratégie leur permettant de mieux contrôler les « achats sauvages ».
L’étude du Hackett Group suggère que, parmi les 80% d’achats mentionnés plus haut, 55% sont couverts via une combinaison de trois approches :
Par manque de temps, de nombreuses PME ou ETI ne peuvent pas se pencher sur des opportunités de rationalisation de leur gestion des approvisionnements. Dommage, car identifier précisément ces sources d’économie potentielles permet de libérer des ressources pour le traitement de tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’étude démontre que jusqu’à 30% des achats de classe C ont potentiellement une vocation à l’externalisation, une démarche encore novatrice pour ce type d’entreprises.
Pourquoi ne pas faire confiance à la solution Sourcing-Force.com de Buy Made Easy (BME) qui offre un guichet unique pour les achats spots ?
Investir dans un logiciel e-achat apporte de nombreux avantages aux entreprises, dont la possibilité de réduire les coûts. Ceci est possible :
Pour une entreprise, le seul moyen de faire des économies sur les achats est d’adopter une politique d’achat efficace. Cela implique de limiter les achats dits sauvages et de mettre en place un système de validation qui correspond aux intérêts de l’entreprise. En effet, l’une des grandes difficultés auxquelles les directions des Achats font face est la gestion des achats sauvages. Effectués de manière ponctuelle et irrégulière, ces derniers ne respectent pas souvent la politique d’achat mise en place. Or, ils représentent des coûts cachés significatifs pour l’entreprise. En optimisant la gestion des achats, quelle que soit leur nature, l’e-achat permet de réduire ces coûts.
Avoir recours à un logiciel e-procurement permet un meilleur contrôle des opérations d’achats et des dépenses. Grâce aux workflows d’approbation qui attribuent les tâches de contrôle et de validation des commandes à un nombre limité d’acteurs, les achats sauvages sont réduits pour laisser la place aux achats sous contrôle. Rien que par cette pratique, les entreprises peuvent espérer gagner entre 5% et 10% sur leurs dépenses achats.
L’utilisation d’un logiciel e-achat permet à une entreprise de centraliser ses achats, et par conséquent ses comptes fournisseurs. Cette dématérialisation de la gestion des fournisseurs permet d’évaluer et de mieux exploiter les indicateurs de performance comme le coût moyen par commande, le délai de paiement des fournisseurs, le taux de couverture des fournisseurs sous contrat…
En ayant une meilleure connaissance de ces données, non seulement vous pourrez faire un meilleur suivi de vos fournisseurs, mais vous améliorerez également la relation avec eux. La digitalisation des achats permet effectivement aux différents services concernés d’avoir une visibilité en temps réel de l’état des commandes et des factures. Grâce à elle, les factures pourront être réglées à temps. Une relation de confiance pourra s’établir entre l’entreprise et ses fournisseurs. Les provisions seront constituées de façon optimale. Tout cela va conduire à d’importants gains financiers pour l’entreprise.
La maîtrise des achats et des dépenses constitue un facteur déterminant pour la rentabilité d’une entreprise. Si la plupart des départements achats se focalisent sur l’optimisation des coûts de production, en faisant des renégociations et des optimisations, les achats indirects ont tendance à être oubliés. Or, il ne faut pas oublier que ce type d’achats représente la moitié des dépenses totales de l’entreprise.
La digitalisation des achats, par le biais de l’e-achat et de l’e-sourcing, permet d’optimiser ces achats spots. En permettant aux décideurs habilités de vérifier en temps réel les commandes passées, le logiciel e-achat permet d’éviter les achats sauvages et de mieux maîtriser les dépenses.
Les étapes du processus d’achat sont traditionnellement longues. Cela va de l’identification du besoin à la signature du contrat, en passant par la recherche de fournisseurs, le lancement de l’appel d’offres, le choix du partenaire, la négociation du contrat, etc. Ce sont des tâches répétitives et chronophages qui sont effectuées manuellement dans le processus d’achat traditionnel. De plus, elles nécessitent souvent un délai d’attente très long pour la validation.
Avec l’émergence de l’e-achat, toutes ces procédures sont automatisées et centralisées. Ce qui constitue un gain de temps et d’argent considérable pour l’acheteur. Grâce à cet outil, il gère individuellement ses commandes auprès des fournisseurs qu’il a sélectionnés. Il se rend sur la plateforme pour trouver les produits qu’il souhaite acheter avec toutes les informations dont il a besoin pour faire son choix. L’e-catalogue, mis à sa disposition, lui facilite la tâche. Il envoie la commande une fois que celle-ci est validée en un clic sans avoir à attendre un délai supplémentaire. Il ne lui reste plus qu’à attendre la livraison. Ainsi, fini les longs processus de validation. Chacun peut se consacrer sur son cœur de métier.
Cette réduction du délai de traitement des achats, conjuguée à une simplification de la gestion administrative, constitue un gain précieux pour l’entreprise. Elle lui permet notamment d’économiser sur ses coûts.
Hormis les avantages financiers, les solutions e-achats offrent également d’autres avantages non négligeables à la fonction achats. Parmi ceux-ci, on peut citer la réduction des erreurs de commande et des litiges et l’élimination des ressaisies. Ceci conduit à une amélioration des processus achat internes.
L’intégration d’une solution e-achat dans le processus d’achat permet à l’entreprise de réduire ses coûts. Mais de quels coûts parle-t-on exactement ?
Le coût d’approvisionnement est l’ensemble des frais engagés pour acquérir des biens et services auprès d’un fournisseur. Il englobe le coût d’achat du produit ainsi que les coûts annexes, comme les frais de transport, le coût de stockage, le coût de préparation de la commande, etc. Avoir recours à une solution Procure-to-Pay, comme Sourcing Force, permet de réduire le coût d’approvisionnement. Il permet d’optimiser le parc fournisseurs. En accordant une certaine exclusivité à certains fournisseurs, vous pourrez bénéficier d’un haut pouvoir de négociation et de meilleures conditions d’achat.
De même, utiliser une solution e-achat vous permet de réduire les frais de stockage. Comme le processus d’achat est raccourci, ces derniers sont réduits.
La dématérialisation des processus d’achats par le biais d’une solution complète comme Sourcing Force vous permet de réduire vos coûts de gestion et de fonctionnement. En effet, en rationalisant vos achats, vous maîtrisez vos dépenses. Ce bénéfice se répercute sur tous les services de l’entreprise. Le service achats peut avoir une meilleure visibilité et un meilleur suivi des fournisseurs. Le service comptabilité accède en temps réel aux factures et aux bons de commande. Le service financier a une vision en temps réel sur la situation financière de l’entreprise. Ainsi, chaque service de l’entreprise pourra bénéficier des avantages de l’e-achat. Ceci génère des économies de coûts non négligeables.
La gestion d’un fournisseur a un coût. Cela représente un coût moyen annuel de 1 000 €. En optimisant la sélection des fournisseurs et en permettant d’accéder facilement et rapidement aux prix des produits, l’e-procurement permet de réduire le coût des fournisseurs. Par ailleurs, la possibilité de consulter l’historique des commandes et des incidents permet d’affiner les recherches pour un meilleur rapport qualité/prix.
Enfin, un logiciel d’e-procurement est un moyen d’économiser sur les coûts liés aux ressources humaines. Certes, il ne peut pas se substituer à l’humain. Mais, en optimisant les processus d’achats, il permet aux collaborateurs concernés de se concentrer sur leur cœur de métier.
Vous l’avez compris. Investir dans un logiciel Procure-to-Pay peut apporter beaucoup d’avantages à votre entreprise, notamment dans la réduction des coûts. L’implémentation d’une telle plateforme ne peut qu’avoir un impact sur la productivité et la rentabilité de votre entreprise. BME Consulting vous accompagne dans votre projet de digitalisation des achats. Automatisez entièrement vos processus d’approvisionnement et bénéficiez d’économies considérables grâce à l’implémentation de notre suite intégrée Procure-to-Pay.
La technologie blockchain, souvent associée aux cryptomonnaies, trouve son utilité dans bien d'autres domaines, notamment dans la gestion des achats. Son intégration dans les logiciels de gestion des achats offre une transparence accrue et une sécurité améliorée dans les transactions B2B. Chaque transaction ou changement dans le registre est enregistré de manière immuable, permettant ainsi une traçabilité parfaite des produits depuis leur origine jusqu’à leur acquisition. Cette propriété est particulièrement précieuse dans des secteurs où la provenance et la certification des produits sont critiques, comme dans l'alimentaire ou la pharmacie.
Les marketplaces internes constituent une réponse innovante aux besoins de simplification et d'efficience des processus d'achat dans les grandes organisations. Par le déploiement d'une plateforme d'achats B2B, les entreprises peuvent faciliter les échanges entre différents départements, réduire les coûts par la centralisation des achats et promouvoir l'achat local. Ces plateformes internes, intégrées au logiciel gestion des achats, permettent de comparer facilement les offres, de standardiser les procédures et de réduire les délais de traitement, contribuant ainsi à une gestion plus stratégique des ressources.
L'adoption de technologies comme la blockchain et les marketplaces internes transforme le rôle traditionnel des acheteurs et des fournisseurs dans le secteur B2B. Les acheteurs doivent désormais gérer des outils numériques avancés et adopter une approche plus analytique et stratégique. Du côté des fournisseurs, la transparence accrue requiert une plus grande attention à la qualité et à la conformité des produits offerts. Cette évolution appelle à une redéfinition des compétences et des formations proposées aux professionnels des achats, accentuant l'importance d'une bonne maîtrise des outils d'achat digital et des solutions e-procurement.
La personnalisation des expériences d'achat se manifeste de manière significative lorsque les systèmes intégrés de logiciel gestion des achats tirent parti de l'intelligence artificielle (IA). L'IA analyse les données d'achat antérieures pour offrir des recommandations sur mesure. Ces systèmes avancés sont capables d'adapter automatiquement les interfaces utilisateur et les options de commande en fonction des préférences et des comportements d'achat de chaque utilisateur. Cela conduit non seulement à une augmentation de la satisfaction des acheteurs mais aussi à un gain de temps considérable lors du processus de commande.
L'intégration de l'IA dans les solutions e-procurement permet d'améliorer l'analyse des données pour une prise de décision plus rapide et plus efficace. Par exemple, l'IA peut identifier les tendances d'achat et signaler les anomalies qui indiquent des inefficacités ou des fraudes potentielles. De plus, ces systèmes peuvent automatiser le traitement des commandes et des factures, réduisant ainsi les erreurs humaines et accélérant l'ensemble du processus d'achat.
Les logiciels modernes de gestion des achats utilisent l'IA pour offrir des expériences hautement personnalisées. Ils le font en incorporant des algorithmes prédictifs qui anticipent les besoins des utilisateurs avant même qu'ils ne les expriment. Cela peut inclure la recommandation automatique de réapprovisionnement lorsque les stocks sont bas, ou la suggestion de fournisseurs alternatifs si les conditions du marché changent. Ces fonctionnalités assurent non seulement une gestion optimale des inventaires mais renforcent également les relations avec les fournisseurs en favorisant une communication proactive.
À mesure que la prise de conscience écologique s'accroît, les entreprises implémentent des critères ESG (environnementaux, sociaux et de gouvernance) dans leurs processus d'achats B2B. Ce type de critères est particulièrement influent dans les décisions d'achat, favorisant les fournisseurs qui respectent des normes élevées en matière de responsabilité sociale et environnementale. Le logiciel gestion des achats utilise des modules dédiés pour analyser et trier les fournisseurs selon ces critères, ce qui permet aux entreprises de suivre facilementleurs engagements en matière de durabilité.
L'utilisation de technologies telles que la blockchain dans le logiciel gestion des achats améliore la transparence dans les chaînes d'approvisionnement. Ces technologies permettent de tracer précisément l'origine des matières premières et de garantir leur conformité avec les normes éthiques et environnementales. En intégrant ces données dans le logiciel gestion des achats, les entreprises peuvent non seulement gérer plus efficacement les risques, mais aussi répondre aux exigences réglementaires de plus en plus strictes.
La mise en œuvre d'un logiciel gestion des achats amélioré nécessite également une attention particulière à la formation des équipes. L'adoption de nouvelles technologies et pratiques peut être un défi majeur, principalement en raison de la résistance au changement. Les programmes de formation doivent donc non seulement couvrir l'utilisation technique du logiciel, mais aussi sensibiliser à l'importance des pratiques d'achat durable. Cela inclut la compréhension des impacts environnementaux et sociaux des choix d'achat, ainsi que la gestion efficace du risque fournisseur.
L'un des plus grands obstacles rencontrés lors de la mise en place d'un logiciel gestion des achats dans les entreprises est la résistance au changement. L'adoption de nouvelles technologies peut susciter de l'inquiétude parmi les employés, surtout si ces derniers ne perçoivent pas clairement les bénéfices ou s'ils craignent que leurs compétences actuelles deviennent obsolètes. Un plan de gestion du changement efficace, incluant une communication transparente et une formation adéquate, est indispensable pour surmonter ce défi.
L'intégration réussie d'un système de gestion des fournisseurs nécessite souvent de développer de nouvelles compétences parmi les utilisateurs. Des formations doivent être organisées pour assurer que tous les employés maîtrisent l'outil. Cela implique un investissement en temps et en ressources, qui peut être considérable selon la taille de l'entreprise et la complexité du logiciel.
Les entreprises disposent souvent d'une architecture IT établie avec laquelle le nouveau logiciel de gestion des achats doit s'intégrer. Les problèmes de compatibilité avec les systèmes existants peuvent générer des coûts supplémentaires et prolonger les délais de mise en œuvre. Il est crucial de choisir une solution capable de s'intégrer harmonieusement pour éviter ces écueils.
L'investissement initial pour l'achat et l'implémentation d'une solution e-procurement peut dissuader certaines entreprises, en particulier les PME. Les coûts directs (achat, intégration, formation) et indirects (interruptions d’activité pendant la mise en place) doivent être minutieusement évalués face aux économies potentielles et à l'amélioration de performance espérées pour justifier l'investissement.
Avec l’augmentation des risques cybernétiques, la sécurité des systèmes informatiques est devenue une préoccupation majeure. Un logiciel de gestion des approvisionnements devra garantir la sécurité des données sensibles de l'entreprise et se conformer aux régulations en vigueur, ce qui peut représenter un défi technique considérable.
Le recours à une solution e-procurement transforme radicalement le quotidien des professionnels des achats. Historiquement concentrés sur les tâches administratives et répétitives, les acheteurs voient maintenant une grande partie de leurs activités traditionnelles automatisées. Cette mutation leur permet de se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. L'automatisation des achats, en éliminant les processus manuels, libère du temps pour se focaliser sur les analyses de marché, la négociation stratégique et le développement de relations durables avec les fournisseurs. Ces évolutions nécessitent une adaptation des compétences professionnelles, où la maîtrise des outils technologiques tels que le logiciel de sourcing et les systèmes de gestion des fournisseurs devient indispensable.
Les professionnels des achats doivent désormais posséder une palette de compétences élargie. Outre les compétences techniques liées à l'utilisation de logiciels gestion des achats, les soft skills comme la capacité d'analyse stratégique, la gestion du changement, et la communication interne et externe sont cruciales. La gestion des contrats d'achat et le suivi des commandes d'achat nécessitent une compréhension approfondie des enjeux économiques et une aptitude à anticiper les fluctuations du marché. La rationalisation des achats et la gestion des flux d'achat demandent également une grande rigueur et une capacité à optimiser les coûts tout en maintenant la qualité des produits et services acquis.
L'évolution vers des rôles plus stratégiques dans les métiers des achats est incontournable. L'intégration de la réalité augmentée (RA) et de la réalité virtuelle (RV) dans le processus d'achat transforme l'expérience d'achat et aide les professionnels à évaluer les produits de manière plus efficace. Les plateformes d'achats B2B facilitent une approche plus collaborative et intégrée des achats dans l'entreprise. Ainsi, l'avenir des achats ne se situe plus seulement dans la capacité à gérer les fournisseurs et les coûts mais aussi dans l'intégration de techniques avancées pour une prise de décision éclairée et stratégique. Le rôle des acheteurs évolue alors d'un focus opérationnel à un rôle central, stratégique au sein de l'entreprise, influençant directement sa compétitivité et son innovation.
Dans le choix d'une solution e-achat, la première étape repose sur la détermination des fonctionnalités nécessaires qui répondront aux besoins spécifiques de l'entreprise. Il est crucial d'évaluer si le logiciel de gestion des approvisionnements propose une intégration fluide avec les systèmes déjà en place. Les fonctionnalités comme la gestion des commandes d'achat, le suivi des inventaires et le système de gestion des fournisseurs doivent être examinées minutieusement. Chaque fonctionnalité doit permettre une amélioration tangible de la chaîne de valeur des achats, en simplifiant les processus et en rendant les opérations plus transparentes.
Le coût est souvent un facteur déterminant dans le choix d'un outil d'achat digital. Il est essentiel de considérer non seulement le prix d'achat du logiciel, mais aussi les coûts indirects liés à la mise en œuvre, tels que la formation des employés et l'intégration des systèmes. Evaluer le ROI potentiel peut aider à justifier l'investissement initial. Il est conseillé de rechercher des solutions offrant un modèle de tarification flexible, adapté à la taille et aux besoins spécifiques de l'entreprise.
Un élément souvent sous-estimé lors du choix d'un logiciel de sourcing est le niveau de support technique offert. Un fournisseur qui propose un service client réactif et des mises à jour régulières peut considérablement augmenter la satisfaction des utilisateurs et l'adoption du système. De même, la facilité d'utilisation est primordiale pour assurer que le personnel l'adopte facilement. Un logiciel intuitif et convivial minimise la résistance au changement et réduit le temps nécessaire pour la formation des employés.
Un logiciel d'achats B2B optimise la coordination, élimine les erreurs de commande et réduit les coûts opérationnels. Par exemple, il permet de gérer les approvisionnements en temps réel et d’améliorer les relations avec les fournisseurs.
Il offre des outils d'analyse poussés qui permettent de visualiser les données de dépenses en divers formats, facilitant l'identification des économies potentielles. Ces systèmes peuvent par exemple, générer des histogrammes ou des rapports détaillés sur les dépenses.
Oui, la plupart des logiciels d'achats sont hautement personnalisables pour s'adapter à des besoins spécifiques. Les entreprises peuvent, par exemple, ajouter des modules pour la gestion des contrats ou pour intégrer des ERP spécifiques.
La sécurité est primordiale car ces systèmes gèrent des informations sensibles sur les fournisseurs et les transactions financières. Ils sont souvent équipés de protocoles de sécurité avancés, comme le chiffrement des données et des accès multi-niveaux.
Il facilite la communication et la collaboration entre les départements en fournissant une plateforme unifiée pour les demandes d'achat, les approbations et le suivi des commandes. Cela peut inclure des fonctionnalités de messagerie ou de notifications automatiques.Optimiser la gestion des achats B2B avec un logiciel avancé transforme les pratiques commerciales traditionnelles. Cet outil renforce la transparence, optimise les coûts et augmente la productivité des acheteurs et des fournisseurs. Les fonctionnalités intégrées comme l'analyse de données et l'automatisation des processus permettent de prendre des décisions éclairées et rapides. Ainsi, engager un système intelligent devient un investissement crucial pour toute entreprise cherchant à se démarquer dans le marché compétitif actuel. Explorez davantage les bénéfices multiples de cette solution innovante pour rester en tête dans votre secteur.
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