Olivier Audino
Webinar :
Matinale Achats à Marseille
Vendredi 19 septembre de 9h00 à 12h30
L’e-achat s’impose désormais comme un levier stratégique incontournable pour les entreprises désireuses d’optimiser durablement leurs dépenses et de gagner en agilité. Longtemps focalisées sur la croissance du chiffre d’affaires comme unique moteur de performance, les organisations reconnaissent aujourd’hui l’impact direct de la fonction achats sur la rentabilité, la trésorerie et la résilience globale de l’entreprise. La performance achats conditionne la marge opérationnelle, mais aussi la capacité de l’entreprise à respecter ses engagements qualité, délais, conformité et RSE.
Dans un contexte marqué par la volatilité des prix, la tension sur les chaînes d’approvisionnement et la pression réglementaire (CSRD, devoir de vigilance), la fonction achats est appelée à jouer un rôle de pilotage stratégique. Les grandes entreprises ont amorcé cette mutation depuis plusieurs années à travers des solutions intégrées (S2P, ERP, IA). Désormais, les PME et ETI accélèrent elles aussi leur digitalisation, portées par la démocratisation des outils e-achat en mode SaaS. Les bénéfices sont immédiats : réduction des coûts, traçabilité renforcée, automatisation des tâches à faible valeur ajoutée et meilleure gouvernance des dépenses.
Avant d’aller plus loin, il convient de clarifier ce que recouvrent les termes « e-achat » et « e-procurement ». Il s’agit de solutions logicielles qui permettent de digitaliser tout ou partie du processus d’approvisionnement, depuis l’expression du besoin jusqu’au règlement de la facture. Le terme « e-procurement » est issu de la contraction des mots « electronic » et « procurement » (approvisionnement électronique).
Concrètement, l’e-procurement regroupe plusieurs familles d’outils :
Ces outils visent à rationaliser les processus, à réduire les coûts indirects, à fiabiliser les données fournisseurs et à renforcer la transparence. Leur adoption permet également de limiter les erreurs humaines et d’aligner les pratiques achats sur les objectifs de conformité, de traçabilité et de responsabilité sociétale.
Grâce à l’apport de l’IA, de la data et des workflows intelligents, l’e-achat est devenu un modèle d’efficience dans la gestion des approvisionnements. Il repose sur un enchaînement automatisé d’étapes clés qui garantissent rapidité, conformité et maîtrise des coûts :
Cette dématérialisation complète améliore la collaboration entre les services achats, comptabilité et fournisseurs, tout en garantissant un pilotage en temps réel via des tableaux de bord dynamiques.
Dans un contexte de compétition accrue, les entreprises ne peuvent plus miser uniquement sur l’augmentation des prix pour maintenir leurs marges. Optimiser les coûts d’achat devient donc une stratégie incontournable. Les achats représentant entre 50 % et 60 % du chiffre d’affaires dans de nombreuses structures, la digitalisation de cette fonction offre un levier puissant de réduction des dépenses.
Selon le Hackett Group, 40 % des entreprises interrogées estiment pouvoir réaliser au minimum 5 % d’économies grâce à l’e-achat, et jusqu’à 15 % pour 20 % d’entre elles. Cela s’explique par une meilleure visibilité des achats non récurrents ou de classe C, souvent mal contrôlés. L’automatisation permet de révéler des patterns d’achat jusque-là ignorés.
Les clés de ces économies :
Par manque de ressources, certaines PME/ETI n’ont pas encore exploré les possibilités offertes par ces outils. Pourtant, jusqu’à 30 % des achats de classe C pourraient être externalisés, selon cette même étude, libérant ainsi du temps pour les missions à plus forte valeur ajoutée.
La solution Sourcing-Force.com de Buy Made Easy propose justement un portail unique pour gérer les achats spots et décentralisés, idéale pour les entreprises cherchant à amorcer leur transition digitale de façon progressive.
Investir dans une solution e-achat comme Sourcing Force représente aujourd’hui un levier stratégique de performance économique pour les entreprises. En intégrant une telle solution, les organisations peuvent agir sur plusieurs axes de réduction des coûts et d’optimisation des processus.
L’e-achat permet d’instaurer une politique d’achats structurée et rigoureuse. Grâce à l’automatisation des workflows d’approbation, les achats sauvages – c’est-à-dire réalisés en dehors des procédures officielles – sont fortement réduits. Chaque commande passe par un circuit de validation défini, ce qui limite les dérives et renforce le respect des contrats-cadres. Ce contrôle accru permet d’éliminer les coûts cachés liés à la dispersion des fournisseurs, à la multiplication des petites commandes et à l’absence de suivi budgétaire.
Les entreprises peuvent espérer réduire leurs dépenses achats de 5 à 10 % simplement en structurant mieux leurs processus.
Un logiciel e-procurement comme Sourcing Force permet de centraliser l’ensemble de la base fournisseurs, en facilitant le suivi de leurs performances via des indicateurs clés : taux de couverture contractuelle, respect des délais, coût moyen par commande, etc. Cette centralisation facilite l’analyse des données, renforce la conformité et permet de mieux négocier les conditions commerciales.
La digitalisation des échanges favorise une collaboration fluide avec les fournisseurs : visibilité sur les commandes, traçabilité des livraisons, suivi des factures et respect des délais de paiement. Une relation fournisseur de qualité améliore la fiabilité de la chaîne d’approvisionnement, tout en évitant les pénalités ou les retards qui pèsent sur la trésorerie. À terme, cette efficacité accrue se traduit par des gains financiers importants et une meilleure gestion du besoin en fonds de roulement (BFR).
Une solution comme Sourcing Force permet de transformer la fonction achats en un véritable centre de performance économique et stratégique.
La maîtrise des achats et des dépenses constitue un facteur déterminant pour la rentabilité d’une entreprise. Si la plupart des départements achats se focalisent sur l’optimisation des coûts de production, en faisant des renégociations et des optimisations, les achats indirects ont tendance à être oubliés. Or, il ne faut pas oublier que ce type d’achats représente la moitié des dépenses totales de l’entreprise.
La digitalisation des achats, par le biais de l’e-achat et de l’e-sourcing, permet d’optimiser ces achats spots. En permettant aux décideurs habilités de vérifier en temps réel les commandes passées, le logiciel e-achat permet d’éviter les achats sauvages et de mieux maîtriser les dépenses.
Les étapes du processus d’achat sont traditionnellement longues. Cela va de l’identification du besoin à la signature du contrat, en passant par la recherche de fournisseurs, le lancement de l’appel d’offres, le choix du partenaire, la négociation du contrat, etc. Ce sont des tâches répétitives et chronophages qui sont effectuées manuellement dans le processus d’achat traditionnel. De plus, elles nécessitent souvent un délai d’attente très long pour la validation.
Avec l’émergence de l’e-achat, toutes ces procédures sont automatisées et centralisées. Ce qui constitue un gain de temps et d’argent considérable pour l’acheteur. Grâce à cet outil, il gère individuellement ses commandes auprès des fournisseurs qu’il a sélectionnés. Il se rend sur la plateforme pour trouver les produits qu’il souhaite acheter avec toutes les informations dont il a besoin pour faire son choix. L’e-catalogue, mis à sa disposition, lui facilite la tâche. Il envoie la commande une fois que celle-ci est validée en un clic sans avoir à attendre un délai supplémentaire. Il ne lui reste plus qu’à attendre la livraison. Ainsi, fini les longs processus de validation. Chacun peut se consacrer sur son cœur de métier.
Cette réduction du délai de traitement des achats, conjuguée à une simplification de la gestion administrative, constitue un gain précieux pour l’entreprise. Elle lui permet notamment d’économiser sur ses coûts.
Hormis les avantages financiers, les solutions e-achats offrent également d’autres avantages non négligeables à la fonction achats. Parmi ceux-ci, on peut citer la réduction des erreurs de commande et des litiges et l’élimination des ressaisies. Ceci conduit à une amélioration des processus achat internes.
L’intégration d’une solution e-achat dans le processus d’achat permet à l’entreprise de réduire ses coûts. Mais de quels coûts parle-t-on exactement ?
Le coût d’approvisionnement correspond à l’ensemble des frais engagés pour acquérir des biens et services auprès d’un fournisseur. Cela inclut le coût d’achat des produits, mais aussi les frais annexes tels que le transport, le stockage ou encore la préparation de la commande. Une solution Procure-to-Pay comme Sourcing Force permet de rationaliser le parc fournisseurs, favorisant la concentration des achats auprès de partenaires stratégiques. Cette consolidation donne accès à de meilleures conditions tarifaires et à un pouvoir de négociation accru.
Par ailleurs, l’automatisation et la réduction du cycle d’achat limitent le recours au stock tampon. Résultat : les frais de stockage diminuent sensiblement.
La digitalisation du processus achat génère des économies sur l’ensemble des coûts de gestion. En centralisant les flux d’information et en supprimant les tâches manuelles, les services achats, comptabilité et finance gagnent en efficacité.
Ce pilotage transversal améliore le contrôle budgétaire et réduit les charges administratives internes.
Gérer un fournisseur a un coût : en moyenne 1 000 € par an selon plusieurs études. En optimisant la sélection des fournisseurs et en permettant un accès rapide aux catalogues, tarifs et conditions contractuelles, une solution e-achat réduit ce coût significativement.
La consultation de l’historique des commandes, des incidents et de la qualité de service contribue à des décisions d’achat plus éclairées. Cela permet de privilégier les fournisseurs les plus performants et de rationaliser le panel fournisseurs.
L’automatisation des processus permet aux équipes achats et administratives de se recentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée : analyse stratégique, sourcing, pilotage de la performance fournisseur. En supprimant les tâches répétitives et les saisies manuelles, un logiciel e-achat améliore la productivité globale sans alourdir les effectifs.
La technologie blockchain, souvent associée aux cryptomonnaies, trouve son utilité dans bien d'autres domaines, notamment dans la gestion des achats. Son intégration dans les logiciels de gestion des achats offre une transparence accrue et une sécurité améliorée dans les transactions B2B. Chaque transaction ou changement dans le registre est enregistré de manière immuable, permettant ainsi une traçabilité parfaite des produits depuis leur origine jusqu’à leur acquisition. Cette propriété est particulièrement précieuse dans des secteurs où la provenance et la certification des produits sont critiques, comme dans l'alimentaire ou la pharmacie.
Les marketplaces internes constituent une réponse innovante aux besoins de simplification et d'efficience des processus d'achat dans les grandes organisations. Par le déploiement d'une plateforme d'achats B2B, les entreprises peuvent faciliter les échanges entre différents départements, réduire les coûts par la centralisation des achats et promouvoir l'achat local. Ces plateformes internes, intégrées au logiciel gestion des achats, permettent de comparer facilement les offres, de standardiser les procédures et de réduire les délais de traitement, contribuant ainsi à une gestion plus stratégique des ressources.
L'adoption de technologies comme la blockchain et les marketplaces internes transforme le rôle traditionnel des acheteurs et des fournisseurs dans le secteur B2B. Les acheteurs doivent désormais gérer des outils numériques avancés et adopter une approche plus analytique et stratégique. Du côté des fournisseurs, la transparence accrue requiert une plus grande attention à la qualité et à la conformité des produits offerts. Cette évolution appelle à une redéfinition des compétences et des formations proposées aux professionnels des achats, accentuant l'importance d'une bonne maîtrise des outils d'achat digital et des solutions e-procurement.
La personnalisation des expériences d'achat se manifeste de manière significative lorsque les systèmes intégrés de logiciel gestion des achats tirent parti de l'intelligence artificielle (IA). L'IA analyse les données d'achat antérieures pour offrir des recommandations sur mesure. Ces systèmes avancés sont capables d'adapter automatiquement les interfaces utilisateur et les options de commande en fonction des préférences et des comportements d'achat de chaque utilisateur. Cela conduit non seulement à une augmentation de la satisfaction des acheteurs mais aussi à un gain de temps considérable lors du processus de commande.
L'intégration de l'IA dans les solutions e-procurement permet d'améliorer l'analyse des données pour une prise de décision plus rapide et plus efficace. Par exemple, l'IA peut identifier les tendances d'achat et signaler les anomalies qui indiquent des inefficacités ou des fraudes potentielles. De plus, ces systèmes peuvent automatiser le traitement des commandes et des factures, réduisant ainsi les erreurs humaines et accélérant l'ensemble du processus d'achat.
Les logiciels modernes de gestion des achats utilisent l'IA pour offrir des expériences hautement personnalisées. Ils le font en incorporant des algorithmes prédictifs qui anticipent les besoins des utilisateurs avant même qu'ils ne les expriment. Cela peut inclure la recommandation automatique de réapprovisionnement lorsque les stocks sont bas, ou la suggestion de fournisseurs alternatifs si les conditions du marché changent.
Ces fonctionnalités assurent non seulement une gestion optimale des inventaires mais renforcent également les relations avec les fournisseurs en favorisant une communication proactive.
L'analyse prédictive permet d'anticiper les besoins futurs en se basant sur les historiques d'achat, les tendances du marché et les comportements des utilisateurs. Cela facilite une gestion proactive des stocks et une planification plus efficace des commandes.
Les chatbots, intégrés aux logiciels de gestion des achats, permettent de fournir une assistance instantanée aux utilisateurs. Ils peuvent répondre à des questions courantes, guider dans la navigation du logiciel et automatiser des tâches simples comme la création de demandes d’achat.
Ces algorithmes identifient des schémas récurrents dans les achats afin d’optimiser les stratégies d’approvisionnement. Ils permettent, par exemple, de détecter les fournisseurs les plus performants ou de suggérer des regroupements de commandes pour réduire les coûts.
Grâce à l’IA, les entreprises peuvent automatiser l’évaluation continue de la performance des fournisseurs. Ces systèmes permettent d’établir des scores basés sur la qualité, les délais, les prix ou encore la conformité aux critères ESG.
À mesure que la prise de conscience écologique s'accroît, les entreprises implémentent des critères ESG (environnementaux, sociaux et de gouvernance) dans leurs processus d'achats B2B. Ce type de critères est particulièrement influent dans les décisions d'achat, favorisant les fournisseurs qui respectent des normes élevées en matière de responsabilité sociale et environnementale. Le logiciel gestion des achats utilise des modules dédiés pour analyser et trier les fournisseurs selon ces critères, ce qui permet aux entreprises de suivre facilement leurs engagements en matière de durabilité.
L'utilisation de technologies telles que la blockchain dans le logiciel gestion des achats améliore la transparence dans les chaînes d'approvisionnement. Ces technologies permettent de tracer précisément l'origine des matières premières et de garantir leur conformité avec les normes éthiques et environnementales. En intégrant ces données dans le logiciel gestion des achats, les entreprises peuvent non seulement gérer plus efficacement les risques, mais aussi répondre aux exigences réglementaires de plus en plus strictes.
La mise en œuvre d'un logiciel gestion des achats amélioré nécessite également une attention particulière à la formation des équipes. L'adoption de nouvelles technologies et pratiques peut être un défi majeur, principalement en raison de la résistance au changement. Les programmes de formation doivent donc non seulement couvrir l'utilisation technique du logiciel, mais aussi sensibiliser à l'importance des pratiques d'achat durable. Cela inclut la compréhension des impacts environnementaux et sociaux des choix d'achat, ainsi que la gestion efficace du risque fournisseur.
L'un des plus grands obstacles rencontrés lors de la mise en place d'un logiciel gestion des achats dans les entreprises est la résistance au changement. L'adoption de nouvelles technologies peut susciter de l'inquiétude parmi les employés, surtout si ces derniers ne perçoivent pas clairement les bénéfices ou s'ils craignent que leurs compétences actuelles deviennent obsolètes. Un plan de gestion du changement efficace, incluant une communication transparente et une formation adéquate, est indispensable pour surmonter ce défi.
L'intégration réussie d'un système de gestion des fournisseurs nécessite souvent de développer de nouvelles compétences parmi les utilisateurs. Des formations doivent être organisées pour assurer que tous les employés maîtrisent l'outil. Cela implique un investissement en temps et en ressources, qui peut être considérable selon la taille de l'entreprise et la complexité du logiciel.
Les entreprises disposent souvent d'une architecture IT établie avec laquelle le nouveau logiciel de gestion des achats doit s'intégrer. Les problèmes de compatibilité avec les systèmes existants peuvent générer des coûts supplémentaires et prolonger les délais de mise en œuvre. Il est crucial de choisir une solution capable de s'intégrer harmonieusement pour éviter ces écueils.
L'investissement initial pour l'achat et l'implémentation d'une solution e-procurement peut dissuader certaines entreprises, en particulier les PME. Les coûts directs (achat, intégration, formation) et indirects (interruptions d’activité pendant la mise en place) doivent être minutieusement évalués face aux économies potentielles et à l'amélioration de performance espérées pour justifier l'investissement.
Avec l’augmentation des risques cybernétiques, la sécurité des systèmes informatiques est devenue une préoccupation majeure. Un logiciel de gestion des approvisionnements devra garantir la sécurité des données sensibles de l'entreprise et se conformer aux régulations en vigueur, ce qui peut représenter un défi technique considérable.
Dans le choix d'une solution e-achat, la première étape repose sur la détermination des fonctionnalités nécessaires qui répondront aux besoins spécifiques de l'entreprise. Il est crucial d'évaluer si le logiciel de gestion des approvisionnements propose une intégration fluide avec les systèmes déjà en place. Les fonctionnalités comme la gestion des commandes d'achat, le suivi des inventaires et le système de gestion des fournisseurs doivent être examinées minutieusement. Chaque fonctionnalité doit permettre une amélioration tangible de la chaîne de valeur des achats, en simplifiant les processus et en rendant les opérations plus transparentes.
Le coût est souvent un facteur déterminant dans le choix d'un outil d'achat digital. Il est essentiel de considérer non seulement le prix d'achat du logiciel, mais aussi les coûts indirects liés à la mise en œuvre, tels que la formation des employés et l'intégration des systèmes. Évaluer le ROI potentiel peut aider à justifier l'investissement initial. Il est conseillé de rechercher des solutions offrant un modèle de tarification flexible, adapté à la taille et aux besoins spécifiques de l'entreprise.
Un élément souvent sous-estimé lors du choix d'un logiciel de sourcing est le niveau de support technique offert. Un fournisseur qui propose un service client réactif et des mises à jour régulières peut considérablement augmenter la satisfaction des utilisateurs et l'adoption du système. De même, la facilité d'utilisation est primordiale pour assurer que le personnel l'adopte facilement. Un logiciel intuitif et convivial minimise la résistance au changement et réduit le temps nécessaire pour la formation des employés.
Un logiciel de gestion des achats est une solution numérique qui permet d’automatiser et de centraliser l’ensemble du processus d’achat dans une entreprise. Il couvre des fonctions telles que la sélection des fournisseurs, la gestion des commandes, le suivi des livraisons, la facturation et l’analyse des dépenses.
L’e-achat ou e-procurement désigne globalement la digitalisation du processus d’achat. Le terme Procure-to-Pay (P2P), quant à lui, fait référence à un sous-ensemble du e-procurement, se concentrant sur les étapes allant de la sélection du produit à la validation du paiement.
Un logiciel e-achat permet de :
Oui, de nombreuses solutions sont aujourd’hui adaptées aux PME, avec des modèles tarifaires flexibles. Elles permettent aux petites structures de rationaliser leurs achats, de maîtriser leurs coûts et d’automatiser des tâches chronophages sans lourds investissements.
Le succès repose sur trois piliers :
Il est essentiel de s’assurer que le logiciel offre :
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