Jeremy Ferrer
Réaliser un audit achats est devenu indispensable pour comprendre et optimiser les achats de classe C, un périmètre souvent sous-estimé mais responsable d’une grande partie des coûts cachés. Ces achats, dispersés entre de multiples services, fournisseurs ponctuels et commandes non centralisées, forment un ensemble difficile à maîtriser sans un travail structuré d’analyse. Les organisations disposant déjà d’une démarche formelle, comme celles qui ont étudié l’impact des achats de classe C dans la performance globale ou qui ont engagé une stratégie d’externalisation des achats de classe C, bénéficient d’une base solide pour aller plus loin dans le diagnostic.
L’audit achats repose sur une logique simple : voir, comprendre, corriger. Il permet d’identifier les anomalies, d’évaluer la maturité du processus, de détecter les écarts de prix et d’améliorer la gouvernance. Au milieu des impératifs de contrôle interne, la méthodologie préconisée par l’Association française de contrôle de gestion offre un cadre intéressant pour structurer l’analyse des flux comptables et opérationnels sans alourdir les processus. In fine, l’objectif est d’offrir une vision claire et exploitable pour réduire les coûts, renforcer la conformité et améliorer la performance opérationnelle.
Les achats de classe C regroupent l’ensemble des biens et services nécessaires au fonctionnement de l’entreprise dont la valeur unitaire est faible, mais dont la fréquence et la dispersion sont élevées. Ils couvrent des catégories très diverses : services généraux, maintenance, IT, prestations ponctuelles, logistique, déplacements, consommables, petits équipements. Leur dispersion et leur faible unité de valeur les rendent complexes à suivre, ce qui explique pourquoi ils échappent souvent à la gouvernance achats traditionnelle. Pour compléter ce diagnostic, on peut se référer à la définition détaillée des achats de classe C et de leurs enjeux proposée par la presse spécialisée.
Un audit des achats de classe C permet de restaurer de la visibilité sur un périmètre fragmenté, souvent constitué de micro-achats, de fournisseurs occasionnels et de processus manuels. Cette visibilité est indispensable pour identifier les écarts de prix, les anomalies de facturation et les inefficiences opérationnelles. Au milieu des constats les plus fréquents, on retrouve notamment les comportements d’achats non centralisés, un phénomène déjà analysé dans la réflexion sur la gestion des achats et son rôle dans la performance globale, mais aussi dans les analyses montrant que les achats de classe C constituent un enjeu stratégique majeur en raison des coûts cachés qu’ils concentrent.
Les achats de classe C souffrent généralement de trois problèmes structurels :
L’absence de contrôle sur les achats de classe C expose l’entreprise à plusieurs risques :
La première étape d’un audit achats efficace consiste à consolider toutes les informations disponibles, souvent éparpillées entre différents systèmes. Les données proviennent généralement de l’ERP, de la comptabilité, des factures, de la gestion contractuelle, des achats ponctuels ou encore des cartes d’entreprise. Pour obtenir une vision exploitable des achats de classe C, il est essentiel de rassembler ces sources sans omission et de les structurer dans un format homogène.
Au milieu de cette étape, l’un des leviers les plus utiles consiste à examiner les comportements d’achat fragmentés, notamment les micro-demandes qui apparaissent dans l’analyse de la centralisation des achats, car elles révèlent souvent des écarts de processus et des fournisseurs occasionnels. L’objectif est d’identifier précisément les catégories surreprésentées, les variations de prix et les zones d’ombre liées à un manque de données qualifiées. Ces analyses peuvent être complétées par les bonnes pratiques présentées dans le guide Optimisation des Demandes d’Achats.
Les données achats sont souvent dispersées dans différents outils, nécessitant une consolidation rigoureuse :
Une collecte exhaustive permet d’éviter les analyses biaisées.
Une fois les données regroupées, plusieurs actions s’imposent :
Cette étape permet de sécuriser l’audit et de construire des indicateurs fiables.
Une fois les données consolidées et normalisées, l’audit achats peut réellement commencer. L’analyse par catégories est une étape déterminante pour comprendre la structure de la dépense, identifier les leviers de réduction et repérer les zones de risque. Les achats de classe C étant généralement très dispersés, une segmentation rigoureuse permet de clarifier les volumes, les coûts administratifs et les comportements d’achat.
L’un des constats récurrents est l’existence d’achats non catalogués, un phénomène qui apparaît souvent en parallèle des démarches liées à l’optimisation des achats, car il met en évidence les catégories les plus exposées aux dérives et aux écarts de prix. Segmenter permet donc d’identifier les postes à fort potentiel d’économie, mais aussi ceux qui nécessitent un meilleur cadre fournisseur ou une clarification des besoins. Des retours d’expérience sur les méthodes d’optimisation des achats de classe C montrent notamment l’impact de la consolidation des volumes.
La segmentation consiste à répartir les achats en familles homogènes :
Cette classification permet d’isoler les catégories à forte fréquence, forte variabilité ou forte exposition aux achats hors panel.
L’analyse par catégorie doit faire ressortir les anomalies suivantes :
C’est à ce stade que les premiers leviers d’économie apparaissent, notamment via la rationalisation du panel fournisseur et la consolidation des volumes. Ces travaux trouvent un prolongement naturel dans la mise en place d’un tableau de bord achats performant pour suivre les KPIs clés.
L’analyse du panel fournisseur est une étape centrale de l’audit des achats de classe C. Elle permet d’évaluer la structure actuelle des relations fournisseurs, d’identifier les risques et d’établir les axes d’optimisation. Alors que les achats stratégiques sont souvent bien encadrés, les achats de classe C font intervenir un grand nombre de petits acteurs, parfois ponctuels ou non qualifiés, ce qui complique la gestion et augmente les coûts administratifs.
Un audit efficace doit donc s’intéresser autant au volume d’activité qu’à la qualité de la relation fournisseur : conformité documentaire, performance opérationnelle, fréquence des incidents, cohérence tarifaire ou encore stabilité dans le temps. Au milieu des analyses les plus utiles, l’étude de la performance des fournisseurs apporte une base solide pour prioriser les actions à mener et identifier les opportunités de consolidation.
Les entreprises qui n’ont pas de stratégie de pilotage des achats de classe C se retrouvent souvent avec :
Ce phénomène reflète généralement un manque de centralisation ou un recours massif aux achats hors panel.
L’analyse de performance repose sur plusieurs critères clés :
L’objectif est d’identifier les fournisseurs fiables, ceux à améliorer et ceux à sortir du panel.
Une analyse approfondie révèle généralement trois types de risques :
Chaque risque doit être cartographié et pondéré pour orienter les priorités de sécurisation. Ces démarches de sélection et de qualification peuvent être renforcées en s’inspirant des bonnes pratiques décrites dans l’optimisation du sourcing de fournisseurs.
Les achats de classe C sauvages — ou achats hors panel — constituent l’un des principaux points faibles de ce périmètre. Ils apparaissent lorsqu’un collaborateur achète directement un produit ou un service sans passer par le processus interne. Ces achats, souvent réalisés en urgence ou par facilité, échappent au contrôle, multiplient les fournisseurs et créent des écarts de prix importants. Ils représentent fréquemment une part significative des coûts cachés révélés par l’audit. Pour aller plus loin, l’article Réduire les achats sauvages grâce à l’IA illustre comment la technologie peut maîtriser ce phénomène.
Un point clé de l’analyse consiste à détecter les comportements isolés dans le flux de dépenses, en particulier lorsqu’ils sont liés à des commandes ponctuelles ou à des fournisseurs inconnus du service achats. Ce phénomène est très proche des dérives déjà constatées dans la réduction du hors panel et la gestion des achats de classe C sauvages, car il met en lumière des zones d’inefficience qui ne peuvent être corrigées qu’en renforçant la centralisation et la cohérence du processus.
Les principales causes identifiées lors d’un audit sont :
Lorsque le processus officiel n’est pas plus simple que l’achat direct, les collaborateurs le contournent.
Plusieurs signaux doivent attirer l’attention :
Ces comportements apparaissent très tôt dans une analyse de dépense et indiquent un manque de pilotage sur certaines familles.
L’un des enjeux majeurs d’un audit achats consiste à mesurer le coût administratif réel des achats de classe C. Même si les montants unitaires sont faibles, chaque transaction entraîne un ensemble de tâches répétitives : validation, commande, réception, traitement de la facture, rapprochement comptable, paiement. Ce coût, souvent invisible, est généralement estimé entre une quinzaine et plusieurs dizaines d’euros par facture selon les études, soit parfois plus que le coût du produit acheté. Des analyses comme celles de Quadient sur le coût de traitement d’une facture permettent de matérialiser cet ordre de grandeur.
L’audit doit donc prendre en compte la totalité du cycle « demande → commande → réception → facture → paiement », car les dysfonctionnements de ce cycle sont directement responsables de la charge administrative et des écarts détectés dans les diagnostics orientés vers l’optimisation des demandes d’achats, notamment lorsque plusieurs services passent des commandes isolées. La mise en œuvre d’une automatisation des demandes d’achats est alors un levier majeur de réduction de ces coûts.
Pour analyser correctement les coûts administratifs, il est essentiel d’évaluer :
Chaque étape génère un coût réel que l’audit doit quantifier.
La plupart des organisations découvrent durant l’audit :
Ces irritants administratifs, souvent sous-estimés, pèsent lourdement sur la performance globale.
L’audit achats ne se limite pas à analyser et diagnostiquer : il doit se conclure par des recommandations actionnables, hiérarchisées et directement exploitables par la direction achats. L’objectif est d’améliorer la performance, de réduire les coûts cachés et de renforcer la gouvernance sur l’ensemble du périmètre des achats de classe C. Les recommandations doivent être réalistes, adaptées au contexte de l’entreprise et alignées sur sa capacité opérationnelle.
Les actions proposées doivent couvrir à la fois le processus, les outils, le panel fournisseur et la structuration des demandes. Cette approche transversale est particulièrement efficace lorsqu’elle s’appuie sur une analyse précise des catégories exposées à des écarts de prix ou à des commandes isolées, comme celles observées dans l’optimisation des demandes d’achats, qui révèle généralement un manque de standardisation et un besoin de consolidation.
La première recommandation, souvent la plus rentable, consiste à réduire le nombre de fournisseurs sur certaines catégories. Bénéfices immédiats :
Une consolidation maîtrisée du panel permet aussi de structurer des accords-cadres et de stabiliser la qualité de service.
La majorité des inefficiences identifiées dans l’audit provient d’un processus manuel ou partiellement digitalisé. Les priorités sont les suivantes :
L’automatisation permet de sécuriser les règles internes tout en réduisant les risques d’erreurs et les temps de traitement.
Certaines catégories exigent un travail de sourcing spécifique :
Le sourcing actif permet :
Cette démarche est particulièrement utile dans les familles non cataloguées, où les achats ponctuels entraînent de fortes disparités tarifaires.
À partir de l’analyse fournisseur, il est indispensable de bâtir un plan de conformité intégrant :
La dernière étape d’un audit achats consiste à consolider les résultats dans des tableaux de synthèse clairs, permettant à la direction d’identifier rapidement les priorités, les gains potentiels et les actions à planifier. Ces tableaux facilitent la prise de décision et structurent le plan d’amélioration, en alignant les équipes autour des enjeux stratégiques. Ce travail s’appuie sur l’ensemble des données collectées, tout comme l’analyse réalisée pour la centralisation achat dans les industries, qui met souvent en évidence les bénéfices d’une gouvernance unifiée.
Les “quick wins” regroupent des actions rapides à mettre en œuvre, à faible complexité et à impact immédiat :
Les gains structurels nécessitent une transformation plus profonde, mais apportent une amélioration durable :
L’audit achats est un outil essentiel pour reprendre le contrôle des achats de classe C, un périmètre caractérisé par la dispersion, la variabilité des prix et la multiplication des micro-transactions. En collectant des données fiables, en segmentant les catégories, en analysant la performance fournisseurs et en identifiant les achats hors panel, l’entreprise obtient une vision claire de ses leviers d’optimisation.
Cette démarche met en évidence des axes immédiats de réduction de coûts, mais aussi des transformations structurelles : automatisation du processus, rationalisation du panel fournisseur, homogénéisation tarifaire, renforcement de la conformité documentaire et mise en place d’un pilotage régulier. L’audit devient alors un véritable levier stratégique qui améliore la performance, réduit les risques et consolide la gouvernance interne.
Un audit des achats de classe C consiste à analyser la dépense faible valeur afin d’identifier les dérives, les fournisseurs isolés, les factures unitaires et les opportunités d’optimisation.
👉 En savoir plus
Parce que cette catégorie concentre le plus grand nombre de fournisseurs et de factures, avec une forte proportion de coûts cachés. L’audit permet de détecter les anomalies, rationaliser le panel fournisseur et réduire la charge administrative.
👉 Voir l’article
Les KPI les plus pertinents incluent : dispersion fournisseur, factures isolées, variations de prix, commandes hors process, taux de conformité documentaire, et coût administratif par commande.
Les dérives apparaissent lorsque les achats sont dispersés entre trop de fournisseurs, sans négociation, avec des variations de prix ou des commandes répétées de très faible montant.
👉 Méthode d’analyse
Les risques majeurs sont : prix non négociés, surcharge administrative, factures multiples, fournisseurs non qualifiés, faible visibilité sur les dépenses.
👉 Comprendre les risques
La centralisation du tail spend, la consolidation des fournisseurs, la digitalisation et l’externalisation des achats de classe C permettent de réduire significativement les coûts et les efforts internes.
👉 Lire le guide
L’audit doit tenir compte de la volumétrie, du ticket moyen, de la conformité, du taux de factures isolées et de la performance fournisseur.
👉 Cahier des charges utile
L’automatisation via le Procure-to-Pay et l’analyse intelligente de la donnée permet de détecter automatiquement les anomalies, les doublons, les risques et les hors-process.
👉 IA achats
Les achats de classe C sont une catégorie structurée et analysable. Les achats sauvages, eux, sont des achats réalisés hors procédure, quelle que soit la catégorie.
👉 Comprendre les achats sauvages
Le ROI provient principalement de la rationalisation du panel fournisseur, de la baisse des coûts unitaires, de la réduction du nombre de factures et d’une meilleure gouvernance de la dépense.
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