Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Bordeaux
Vendredi 17 Mai 2024 de 9h à 12h30
Comment passer à l’externalisation de la logistique ? Une question cruciale et stratégique qui nécessite une bonne réflexion. Le marché économique est en perpétuelle évolution. Les entreprises doivent rester en phase avec cette évolution afin de mieux répondre aux attentes de leurs clients. Faire face à la concurrence est également un challenge de tous les jours. Afin de développer des compétences fondamentales, les dirigeants doivent reconsidérer leur management en recentrant leurs efforts sur leur « core business ». Ils doivent alors déléguer certaines fonctions. Une de ces fonctions est la logistique. Ce guide va vous permettre d’avoir les ressources nécessaires pour mener à bien votre projet d’outsourcing de la logistique. Comment et pourquoi externaliser sa logistique ?
A partir de l’atteinte d’un seuil de production, pour se concentrer sur son développement et sa spécialisation, plusieurs entreprises décident d’externaliser la logistique. Pourquoi opter pour cette stratégie ? Est-elle vraiment bénéfique ? Comment procéder sans perdre en qualité et gagner en performance avec l’externalisation de la logistique ?
L’externalisation de la logistique désigne le fait de déléguer à un prestataire spécialisé l’ensemble des opérations logistiques. La délégation peut commencer dès la gestion des stocks, la préparation ou le packaging jusqu’à l’envoi des marchandises.
Dans la pratique, l’entreprise n’aura plus à penser à l’entreposage, ni au recrutement d’autres employés pour assurer ce service. Cela permet à l’entreprise d’optimiser ses stratégies de transport et de logistique.
Identifier les compétences fondamentales de l’entreprise devient crucial avant toute décision d’externalisation de la logistique. L’objectif est de mettre en place une organisation stratégique en cohérence avec les ressources à votre disposition.
Les compétences fondamentales sont les compétences apportant plus de valeur ajoutée aux résultats de l’entreprise.
Ce sont ces “core competence” qui font la spécificité de l’entreprise. Elles permettent à celle-ci de proposer des produits ou services de qualité dans une vision de création de valeur tout en maintenant son avantage concurrentiel.
Voici quelques critères permettant d’identifier ces compétences.
Il n’existe que peu d’entreprises qui détiennent des compétences.
Elles ne doivent pas être facilement imitables par la concurrence.
Après l’identification des compétences, l’étape suivante de l’externalisation des activités logistiques est le choix d’une stratégie basée sur ces compétences. Il faut qu’elles soient communiquées et imprégnées à toute l’équipe interne. Cela permet de créer de la cohésion et une collaboration s’alignant sur la même vision de l’organisation.
La stratégie choisie doit permettre d’exploiter au maximum toutes les capacités relatives à ces compétences. D’ailleurs, les investissements doivent être axés sur ces compétences afin de profiter d’un meilleur apprentissage, d’un processus plus performant et surtout des meilleures technologies disponibles sur le marché. Tout cela est élaboré dans le but de mieux se positionner sur le marché et de détenir une longueur d’avance par rapport à la concurrence.
Comme pour tout type d’outsourcing, externaliser la logistique présente des avantages et des inconvénients.
L’offshoring, quelle que soit sa forme, permet à une entreprise de se focaliser sur son activité principale, c’est-à-dire sur des tâches stratégiques qui ne peuvent pas être déléguées. L’avantage de l’externalisation est de permettre une meilleure productivité et une meilleure rentabilité dans l’exploitation.
Pour ce qui est de la logistique en particulier, l’externalisation du service logistique vous permet de vous débarrasser des tâches chronophages liées à l’inventaire et à l’entretien des ressources matérielles de l’entreprise. Vous ne vous occuperez plus des obligations légales relatives à la logistique. Cela vous permet de gagner du temps pour vous concentrer uniquement sur votre cœur de métier.
Externaliser la logistique va naturellement impliquer qu’il y aura moins de personnel à prendre en charge. Or, la gestion des RH rime toujours avec charges administratives. Celles-ci seront réduites grâce à l’outsourcing de la logistique.
Le prestataire que vous recrutez est un expert dans le domaine. Généralement, ce type de prestations est accompagné de la mise en place d’une technologie de pointe permettant d’optimiser la gestion de la logistique. Cela ne peut qu’être bénéfique pour vous. L’accès à cette technologie améliore la gestion de votre supply chain. Le fait d'externaliser votre logistique vous permet aussi de disposer d’autres entrepôts dans d’autres zones stratégiques, comme la Chine par exemple.
En optant pour une solution d’externalisation de la logistique, vous pouvez également réaliser des économies sur les coûts opérationnels comme ceux du transport de marchandises.
Externaliser la logistique est une solution incontournable surtout pour les grandes entreprises. Cependant, il faut savoir bien choisir son prestataire au risque de tomber sur des débutants. Il peut arriver que le professionnel que vous choisissez vous facture des prestations inutiles qui ne feront qu' augmenter vos coûts au lieu de les alléger. Lorsque le climat entre le prestataire et vous n’est pas bon, cela se fera sentir chez vos clients. Votre réputation pourrait en pâtir dans le cas où vous perdriez le contrôle de vos flux logistiques.
Bien sûr, il faut savoir qu’une logistique externalisée a un coût. Cette prestation est surtout destinée aux grandes entreprises. Avant de vous lancer, pensez à vérifier si c’est vraiment la solution qui vous convient. Pensez également au budget que vous pouvez allouer à ce projet.
Chaque entreprise, quelles que soient sa taille et la nature de son activité, se trouve dans l’obligation de travailler ses processus afin d’améliorer son organisation et son fonctionnement en général. Cela est aussi valable lors de l’externalisation logistique. Cependant, il faut être conscient qu’avec l’outsourcing, il y a toujours des risques.
Externaliser sa logistique offre certes de nombreux avantages. Cependant, il y a des risques de perte de qualité par rapport au processus de production ou de distribution. Le mot qualité ici englobe toutes les actions réalisées autour du produit et non pas la qualité du produit uniquement. Maintenir la qualité du processus de la chaîne logistique n’est pas une mince affaire même pour des prestataires qualifiés. Sur n’importe quel front, des soucis peuvent se présenter, comme les problèmes au niveau du stockage et de l’emballage des produits. Cela peut aussi être relatif à un manque d’expériences pour traiter de grosses commandes.
Pour pallier ces problèmes, il faut bien informer le prestataire sur les spécificités de vos produits ou services ainsi que la qualité de prestation escomptée.
À partir du moment où vous signez un contrat d’externalisation de la logistique, vous acceptez de confier au prestataire des informations qui sont le plus souvent confidentielles et qui concernent directement vos activités. Or, en faisant cela, vous courrez le risque de divulguer malgré vous des informations sensibles concernant votre entreprise, surtout si votre prestataire n’est pas de confiance. Afin de vous protéger, clarifiez bien toutes les clauses relatives à la divulgation des données dans le contrat. Mettez aussi en place un système de contrôle régulier et de suivi des données pour éviter les mauvaises surprises.
La gestion de la logistique nécessite de prendre du recul de manière régulière, que ce soit par rapport à l’approvisionnement, au stockage ou à la livraison. Or, en externalisant cette activité, vous vous éloignez de tout ce processus. Le problème c’est que vous ne pouvez pas confier ce moment de recul au prestataire. Vous perdriez en visibilité si vous ne preniez pas le temps de vous en occuper. Par exemple, vous avez confié l’achat des matières premières à un prestataire que vous avez choisi. Celles que vous avez eu l’habitude de commander sont devenues obsolètes. Sur le marché, il existe des produits de plus en plus innovants. Si vous n’avez pas pris le temps de vérifier les nouveautés, vous perdrez en efficacité. Pour éviter cela, il faut établir une meilleure communication entre vous et votre prestataire.
Ce risque est souvent négligé par les entreprises. Or, il est important d’en tenir compte, car sur le long terme, elles pourront effectivement perdre en savoir-faire et en compétences sur les processus ou les fonctions externalisées. Le risque est la vulnérabilité de l’entreprise, pouvant la conduire à un manque de compétitivité. Un exemple concret relatif à cela est par exemple la perte d’employés en interne qui se sont occupés de ces fonctions externalisées, dont la logistique externalisée. Ou bien, à défaut de pratiques, certains collaborateurs dans l’entreprise ont perdu leur savoir-faire par rapport à la fonction en question.
Lorsque l’entreprise sous-traite trop de fonctions pourtant fondamentales liées à l’activité de celle-ci, on peut faire face à d’énormes risques de perte de connaissances. Ces fonctions peuvent être liées aux core competence de l’entreprise. Les perdre rendra l’entreprise moins compétitive.
Le changement que génère l’externalisation a toujours des impacts au niveau de l’interne et de son fonctionnement. C’est le risque social que l’on retrouve au niveau des employés. Externaliser la logistique entraînera forcément des changements sur la manière de travailler. Or, cela peut amener l’équipe à être démotivée et à perdre ses intérêts dans la tâche à réaliser. Certains salariés iront même jusqu’à contester ce changement, ce qui entraînera des conflits sociaux.
Un éventuel transfert de personnel reste aussi possible dans le cadre d’un changement stratégique comme l’externalisation logistique. Or, cela peut aussi générer des conflits au sein de l’entreprise dans le cas où il n’est pas maîtrisé et ne respecte pas la Loi.
Le risque de perte de contrôle des activités externalisées est réel au sein des entreprises. Généralement, c’est le contrat qui doit déterminer les limites des prestations réalisées ainsi que la mise en place d’un suivi et d’un contrôle minutieux de chaque opération réalisée par le prestataire. En externalisation logistique, il n’est pas question d’être dépendant des prestataires. Vous risquez de le payer cher sur votre réputation. Tableau de bord pour le contrôle, audit régulier des prestations…il existe autant de processus et de systèmes qui vous permettent d’éviter ce risque.
Le management du risque dans l’externalisation logistique consiste à mettre en œuvre des stratégies efficaces afin de mieux gérer les risques classiques et exceptionnels tout au long du processus. Voici quelques étapes qui vous permettent de réaliser cette gestion de la manière la plus performante possible.
Il faut savoir que le risque zéro n’existe pas. Quelle que soit la solution à laquelle vous optez, il y aura toujours des risques. En revanche, vous devez vous poser la question de savoir quel niveau de risque vous voulez et pouvez prendre en charge.
Sans cette étape, vous ne pouvez pas savoir quel est le risque qui pourrait vous nuire le plus. Il est possible de regrouper les risques en fonction de leur nature : juridique, environnemental, économique, opérationnel… . Déterminez par la suite s’il s’agit d’un risque interne ou externe.
Il ne suffit pas de les classifier. Il faut les comprendre, prendre du recul pour bien réfléchir sur ce qu’ils représentent vraiment. Parfois, un risque peut en entraîner un autre.
Cela se fait en mettant en place des mesures et des systèmes afin de diminuer autant que possible les risques. L’anticipation est la meilleure solution ici. Créez un plan d’atténuation, mais prévoyez aussi ce qui pourrait arriver. Notez d’ailleurs que pour une transparence dans la collaboration, le prestataire doit s’impliquer dans la démarche de la gestion des risques.
Il est maintenant question de bien fixer les objectifs de son projet d’externalisation. On doit donc passer à la comparaison des coûts de l’offshore et de l’onshore. Il faut voir les détails des coûts fixes et comptables. Qu’est-ce que l’on gagne si on le fait soi-même ou si on le sous traite. On doit également prendre en compte le coût du temps lors de la phase de transition.
Il est judicieux de comparer les devis de plusieurs prestataires. Afin de réussir la sous traitance de votre logistique, il est important de créer une relation de confiance avec le prestataire logistique sur le long terme. L’idée est d’avoir une vision plus claire sur les actions à forte valeur ajoutée et d’y apporter les efforts requis en temps et en heure.
Votre projet de recourir à une logistique externalisée doit résoudre les problèmes suivants:
Une fois que vous décidez de sous-traiter les activités logistiques, vous passerez par un processus de transition. Il existe des prestataires comme BME Consulting qui vous proposent une plateforme logistique pour vous accompagner dès cette période de transition.
Lors de cette étape, vous devez établir avec votre prestataire un devis précis et détaillé sur chaque phase de votre processus d’outsourcing logistique, depuis le stockage jusqu’à l’expédition des produits, en passant par la préparation. Le devis doit être parfaitement adapté à vos activités.
Votre choix dépendra donc des spécificités offertes par les transporteurs, de vos préférences, des caractéristiques de vos produits (poids, dimensions…) des préférences et conditions de livraison de vos clients.
Grâce à une interface en ligne, la communication se fait en temps réel. Le suivi et la gestion de stocks se font facilement et avec transparence.
Toujours grâce à la plateforme logistique, un contrôle qualitatif et quantitatif peut être fait dès la réception en mentionnant exactement les volumes, les dates de péremption, les quantités, les numéros des lots, les spécificités des produits et marchandises…
Cette étape vous permet d’optimiser vos coûts de revient. La plateforme digitale permet de visualiser en temps réel le nombre de commandes:
Cela vous permet de prévoir les réapprovisionnements et d’éviter la pénurie de stock. Les données sont transférées automatiquement et journalièrement sur votre plateforme afin que vous puissiez gérer de façon optimale votre logistique.
Dans la gestion externalisée de la logistique, ce sont les prestataires qui font l’étiquetage et l’expédition des produits. Cela vous fera gagner plus de temps.
Un reporting complet concernant vos commandes sera disponible sur la plateforme vous permettant ainsi d’analyser en tout temps la teneur de vos commandes et l’évolution de vos activités.
Un service logistique bien organisé est tout simplement une garantie de satisfaction des clients.
En faisant appel à des professionnels de l’externalisation des activités logistiques, vous devenez maître de votre spécialisation.
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