Trouver un interlocuteur disponible pour résoudre en urgence votre problématique avant celles d’autres clients se révèle parfois très compliqué voire impossible… Tôt ou tard la question du « petit client » que vous pouvez être chez votre fournisseur se posera. Malheureusement, vous découvrez bien souvent cela après vous être déjà engagé avec le fournisseur en question.
Mais vous pouvez prédire la probabilité de tels problèmes. Pour un achat stratégique ou un grand projet, vous pouvez prendre certaines mesures avant de prendre un quelconque risque en vous engageant avec un gros fournisseur :
Exigez un contact unique : lorsque vous demandez une proposition, toujours exiger de la part des fournisseurs de désigner une personne référente qui sera chargée de gérer les situations nécessitant une forte interaction (en plus des relations de tous les jours)
Interrogez votre contact unique : l’aptitude du contact unique peut réduire ou augmenter le risque d’approvisionnement. Avant de s’engager avec un fournisseur, il vous faudra évaluer les compétences de la personne désignée en matière de communication, de connaissance sur les divers aspects de l’activité de son entreprise, et des relations entretenues avec les contacts clés dans chaque domaine. Si la personne semble peu qualifiée dans ces différents domaines, le risque d’approvisionnement s’en voit accru.
Exigez un « plan d’escalade » : aussi bon votre contact unique soit-il, certains achats sont tout simplement trop risqués ou trop critiques pour attendre une réponse de sa part. Demandez au fournisseur de joindre à sa proposition un « plan d’escalade » avec les noms et coordonnées des personnes à contacter en cas de non réponse de la part du contact unique dans un délai fixé.Ce plan devrait donc commencer avec le nom de votre contact et finir avec celui du dirigeant avec un nombre approprié de niveaux intermédiaires entre les deux.
Testez le « plan d’escalade » : avant de vous engager avec ce fournisseur, tester le plan en essayant de joindre les personnes indiquées. Répondent-elles au téléphone ? Si ce n’est pas le cas, laissez un message vocal leur indiquant de vous rappeler dans un temps imparti. Si elles ne vous recontactent pas, là encore le risque d’approvisionnement s’en voit accru.
Bien que chaque projet achat comporte des risques, passer par ces différentes phases peut vous aider à évaluer les risques liés à la sélection d’un gros fournisseur, et ainsi vous guider dans cette étape de la plus haute importance.
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