Comunica con tatto la mancata selezione di un fornitore

La funzione di gestione degli acquisti e delle forniture svolge un ruolo importante nello sviluppo dell'immagine di un'organizzazione. Meno Acquisti non di produzione, proprio come le vendite, sono responsabili della maggior parte dei contatti dell'organizzazione con l'ambiente e il mercato.

Il modo in cui il processo Gara è gestito è probabilmente il fattore più importante. Permetterà ai fornitori di comprendere l'organizzazione e l'immagine che ne deriva. È necessario mantenere l'immagine positiva trasmessa dalla propria azienda. Per fare ciò, devi quindi prestare particolare attenzione al modo in cui controlli il procedura di gara. Un aspetto di questo processo è di particolare importanza: la procedura di restituzione.

Restituire è semplicemente l'atto di incontrare l'offerente perdente. Quindi, permette di spiegargli i motivi per cui la sua proposta non è stata considerata la più allettante. Restituire è un processo fragile: si vuole aiutare il perdente facendo attenzione a non rivelare informazioni riservate sugli altri partecipanti.

‍

‍

Ecco alcune aree di discussione che ti permetteranno di condurre il tuo feedback:

Indicare per iscritto gli obiettivi previsti del debriefing, sia internamente che con l'offerente.

Questi obiettivi possono essere ad esempio: comprendere i punti deboli della proposta dell'offerente. Altrimenti, spiegagli che la decisione è stata presa in modo equo. Inoltre, promuovi buoni rapporti con gli attori del mercato. Oppure rispondi alle domande dell'offerente e ricevi anche un feedback da loro...

Fornisci informazioni utili all'offerente.

Queste informazioni possono riguardare i punti di forza e di debolezza riconosciuti nell'offerta del candidato e i motivi che hanno portato alla decisione di non accettare la sua proposta.

Proteggi le informazioni riservate.

Questo tipo di informazioni include i nomi degli altri fornitori consultati e la loro classifica. Riguardano anche le specificità delle loro offerte (come il prezzo, la differenza percentuale tra l'offerta selezionata e quella dell'offerente perdente...).

Un feedback ben condotto può rafforzare l'immagine positiva della tua organizzazione. Seguendo queste linee guida, puoi contribuire a garantire che la tua organizzazione abbia un'immagine equa, onesta e professionale.