Fatturazione elettronica: perché e come adottarla?

Fatturazione elettronica: l'innovazione da adottare per passare alla digitalizzazione

Solo pochi anni fa, fatturazione elettronica era una parola sconosciuta. È stato nel 2013 che ha iniziato a essere riconosciuto legalmente. La la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutte le transazioni commerciali pubbliche a decorrere dal 1° gennaio 2020. Sebbene non sia ancora raccomandato nel settore privato, è altamente raccomandato in quanto presenta molti vantaggi. Il suo principale vantaggio è che è un potente strumento per combattere qualsiasi forma di evasione fiscale. Si noti che a partire da luglio 2024, il La fatturazione elettronica sarà un obbligo per tutte le aziende soggette all'IVA. L'implementazione avverrà fino a gennaio 2026. La fatturazione dematerializzata è un vantaggio per le aziende nell'era digitale o digitale. In effetti, le fatture sono essenziali nelle attività di un'azienda. Tuttavia, il loro trattamento è a volte complicato e richiede molto tempo. La digitalizzazione di questa attività consente al team di risparmiare tempo, commettere meno errori, rispettare gli standard e combattere le frodi. In queste poche righe, esaminiamo da vicino i vantaggi difatturazione elettronica e come configurarlo.

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Che cos'è la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è, come suggerisce il nome, una soluzione che permette di creare un fattura digitale, dematerializzato che verrà poi rilasciato al destinatario. A differenza della fattura cartacea, non verrà inviata all'indirizzo fisico del cliente. Verrà inviata in forma dematerializzata tramite la piattaforma di fatturazione. Quindi non c'è rischio di perdita qui. Dimentica le fatture non elaborate che si accumulano sulla scrivania e che a volte vanno perse. Questa soluzione è ideale per ottimizzare questa attività, che può diventare rapidamente noiosa e dispendiosa in termini di tempo.

Viene utilizzato anche il termine «fatturazione elettronica», Fattura elettronica o fatturazione elettronica Per fare riferimento a questo sistema di fatturazione digitale e moderno.

Norme sulla fatturazione elettronica

La bolletta elettronica non è solo una soluzione di tendenza nelle grandi aziende. È vero che stiamo parlando della tendenza alla digitalizzazione. Tuttavia, la posta in gioco è davvero alta. La dematerializzazione della fattura ha portato a un'importante riforma all'interno delle aziende, in particolare all'interno del reparto contabilità. Ricordiamo che le normative relative a generalizzazione della fatturazione digitale compare nella legge finanziaria 2020. Diverse misure fiscali contenute nella presente legge sono rivolte sia alle persone fisiche che alle imprese. Queste hanno 4 obiettivi, vale a dire:

- Rafforzare la competitività delle imprese

- La lotta all'evasione fiscale

- La possibilità di avere una visione globale delle attività dell'azienda

- La facilità delle dichiarazioni IVA

Ricordiamo che la lotta all'evasione fiscale è una delle principali preoccupazioni delle autorità. Rappresenta un deficit di circa 30 miliardi di euro per lo Stato, il che lo spinge ad adottare le misure necessarie per ridurre la perdita. ILobbligo di fatturazione elettronica è uno di questi.

Per i sistemi domestici da B a B, questa soluzione è accompagnata da un altro dispositivo, denominato «e-reporting», che consentirà il monitoraggio dei pagamenti a livello di sistema.

Il contenuto e il formato della fattura

Il formato della fattura non è più ciò che conta oggi. Piuttosto, è il suo contenuto ad essere essenziale. Uno modello di fattura in debita forma deve includere i seguenti elementi:

- Le coordinate del mittente e del destinatario

- Le informazioni legali della società mittente e ricevente

- La data della fattura

- Il numero della fattura

- I nomi dei prodotti o servizi forniti

- I costi dei prodotti o servizi forniti

- I costi totali

- Il totale è comprensivo di IVA

- La firma dell'emittente

Ai sensi dell'articolo 289 del Codice generale delle imposte, la fattura può essere inviata in vari modi:

- Oppure con un documento elettronico progettato su una piattaforma a scelta, a condizione che l'azienda stabilisca un controllo regolare dei documenti e una verifica affidabile delle fatture emesse e ricevute.

- Oppure con un documento digitale progettato con un software di elaborazione testi e recante una firma elettronica tramite una piattaforma riconosciuta e seguendo le regole stabilite in merito alla progettazione di tale documento.

- Oppure con un messaggio ben strutturato il cui contenuto e formato sono stati fissati da entrambe le parti, un messaggio leggibile su un computer o dispositivo mobile e che può essere elaborato digitalmente e automaticamente.

I vantaggi della fatturazione dematerializzata

ILobbligo di fatturazione elettronica sarà realmente efficace solo a partire dal 2024 per le imprese soggette all'IVA. Tuttavia, l'implementazione di questo documento digitale ora non può che essere vantaggiosa per la tua azienda. Ecco alcuni dei vantaggi che puoi trarne fatturazione dematerializzata :

1. Semplificazione delle procedure

La fatturazione è un compito obbligatorio per le aziende. In generale, se ne occupa un intero reparto. La dematerializzazione della fattura del fornitore ti consente di beneficiare di un processo semplificato, che tu sia il destinatario o il mittente della fattura. Le piattaforme di fatturazione elettronica i più avanzati offrono un'interfaccia semplice e varie funzionalità per rendere il design e l'elaborazione della fattura il più semplici possibile. Inoltre, poiché la fatturazione è un'attività ricorrente, puoi utilizzare la fattura che hai già progettato per crearne una nuova. I rischi di errore sono ridotti poiché tutto viene eseguito automaticamente. Meno informazioni legali sulla fattura sono già preregistrati nella piattaforma. Appariranno automaticamente su ogni fattura creata.

2. Riduzione dei costi di fatturazione

ILFattura elettronica ha anche un vantaggio finanziario. Questa soluzione riduce il costo della fatturazione, in particolare il costo dell'invio delle fatture cartacee. Grazie ad essa, puoi risparmiare sui costi di carta, inchiostro, buste, buste, spedizioni, per non parlare dei costi amministrativi associati alla progettazione della fattura. Inoltre, fatturazione elettronica consente di inviare la fattura più rapidamente e quindi di essere pagata in un periodo di tempo più breve.

Secondo uno studio effettuato, un emittente di fatture elettroniche risparmia fino al 60% dei costi grazie all'utilizzo di una piattaforma difatturazione elettronica e automazione dei processi.

3. Un notevole risparmio di tempo

Questo vantaggio è comune a tutte le forme di digitalizzazione e soluzioni di automazione dei sistemi. La creazione, la stampa, il confezionamento e l'invio delle fatture richiedono molto tempo. Tempo che può essere dedicato ad altre attività più importanti per il progresso dell'azienda. Con ilfatturazione elettronica, avrai molto più tempo per incontrare nuovi clienti, sviluppare strategie per sviluppare il tuo business... Con un semplice clic, invii la fattura e il destinatario la riceve immediatamente.

4. Migliore sicurezza dei tuoi dati

Le fatture archiviate manualmente possono essere facilmente smarrite o rubate, per non parlare della notevole quantità di tempo che richiede il processo di modifica. D'altra parte, un fatturazione elettronica o Fattura elettronica consente di archiviare i documenti in un unico server. I dati sono centralizzati e sicuri. La riservatezza delle fatture viene mantenuta. Solo le persone autorizzate a consultare i documenti possono farlo. La ricerca dei documenti nel database è semplice e richiede meno tempo rispetto alla ricerca manuale degli archivi.

5. Ridurre il rischio di errori

È facile commettere errori di calcolo o di battitura quando le fatture vengono progettate manualmente. Tuttavia, in questo tipo di documento, un solo piccolo errore può essere fatale per tutta la contabilità. La fatturazione elettronica ti dà l'opportunità di sbarazzarti di questi errori. Le piattaforme diLa fattura elettronica di solito includono una calcolatrice che consente di calcolare l'IVA senza errori. L'automazione delle informazioni è utile anche perché non è più necessario reinserire le informazioni su ogni fattura.

6. Migliore rispetto per l'ambiente

Oggigiorno si parla sempre di più di sviluppo sostenibile in tutti i settori. Implementando un approccio alla digitalizzazione e dematerializzazione della fattura, le aziende fanno parte di questo concetto. Salta aFattura elettronica riduce significativamente l'impronta di carbonio in tutto Il processo di fatturazione. In realtà, riduci tutti i consumi e le spese: carta, inchiostro, elettricità, viaggi... Con le fatture elettroniche non è necessario il trasporto, quindi l'emissione di CO2 è decisamente ridotta.

7. Vantaggi per i tuoi clienti

Il fatto che tu usi fatture elettroniche ha anche dei vantaggi per i tuoi clienti. Il processo sta diventando più semplice così come l'elaborazione dei documenti. Grazie al fatturazione elettronica, i tuoi dipendenti possono consultarli in qualsiasi momento e archiviarli in modo sicuro. Inoltre, consente loro di pagarti il più rapidamente possibile. Nel caso in cui segnalino un errore sulla fattura, puoi apportare la modifica il prima possibile e restituire immediatamente la fattura.

8. Automazione a livello contabile

L'interesse del fatturazione elettronica è palpabile anche in termini contabili. In effetti, è comune integrare questo sistema in questo servizio per automatizzare il processo contabile. Tutto questo, senza l'intervento regolare di un essere umano, il che comporta un enorme risparmio di tempo e un guadagno di risorse umane.

9. Un passo verso la digitalizzazione dell'azienda

ILFattura elettronica è probabilmente tra le soluzioni digitali più utilizzate oggi nelle aziende. In generale, è il primo passo verso la digitalizzazione in una società. Inoltre, i sistemi e le piattaforme di fatturazione si stanno evolvendo, consentendo alle aziende di utilizzarli a lungo termine.

I criteri di selezione per scegliere una soluzione di fatturazione digitale

L'evoluzione del design della piattaforma fatture digitali è impressionante. Ci sono sempre più strumenti che consentono di farlo in modo semplice e sicuro sul web. Tuttavia, non tutte le soluzioni offrono la stessa funzionalità ed efficienza. Ecco perché è fondamentale tenere conto di questi pochi criteri di scelta per trovare la migliore software di fatturazione elettronica.

1. Semplice dematerializzazione della fattura o per fini fiscali?

Optando per una soluzione difatturazione elettronica, ogni azienda ha i suoi obiettivi. Quindi, prima di tutto, devi determinare se vuoi optare per la dematerializzazione semplice o fiscale. In effetti, sono due cose ben distinte. La prima, come suggerisce il nome, consiste nella trasformazione di una fattura cartacea in una digitale. L'obiettivo è facilitare l'archiviazione e l'archiviazione dei documenti. Per questo non è necessario utilizzare una piattaforma di dematerializzazione complessa, è sufficiente un semplice software o uno strumento di elaborazione testi online.

D'altra parte, per la seconda, dovrai rivolgerti a una piattaforma avanzata di dematerializzazione della fatturazione. In questo caso, la fattura viene autenticata in due modi. Utilizzando una firma elettronica o utilizzando lo standard EDI (Electronic Data Interchange).

2. La possibilità di integrare la soluzione con quella della contabilità

Anche l'interoperabilità della soluzione scelta con lo strumento utilizzato dal reparto contabilità è un criterio determinante. Il processo deve essere sincronizzato per consentire una certa fluidità nelle procedure. Il software di fatturazione elettronica che scegli deve quindi integrare l'API. Per i contabili, è possibile optare per un sistema integrato che consenta di generare, gestire e registrare le fatture contemporaneamente. Possono anche optare per un sistema appositamente dedicato alla gestione delle fatture digitali.

3. Una soluzione accessibile ai tuoi clienti

La questione dell'accessibilità è molto importante, se vuoi che i tuoi clienti integrino facilmente il sistema nel loro processo. Perché se desideri una migliore ottimizzazione della fatturazione, sei obbligato a chiedere ai tuoi clienti di integrare la piattaforma.

4. Una piattaforma sicura

La sicurezza dei dati è fondamentale. I dati di fatturazione sono strategici per le aziende. Se non sono sicuri, potrebbe diventare un disastro per loro. La soluzione difatturazione elettronica di tua scelta deve quindi integrare un buon sistema di sicurezza dei dati. Quindi, prima di decidere, scoprite chi ospita i dati, come vengono controllati i dati trasmessi tramite la piattaforma, come vengono controllati gli avvisi legali, come vengono archiviati i dati...

5. Una fattura in modalità Saas o on premise?

La modalità Saas implica che la soluzione potrebbe non essere installata sui server aziendali, mentre la modalità on-premise lo richiede. Quest'ultima potrebbe essere più difficile da implementare e richiede l'utilizzo di un tecnico interno all'azienda. Ciò potrebbe generare costi aggiuntivi. Anche se è una soluzione alla moda, Saas è vincente.

6. Il costo della piattaforma

Il costo è sempre un fattore chiave nella scelta di un prodotto o servizio. Qualunque modalità tu scelga per il tuo soluzione di fatturazione elettronica, il prezzo di questo dipende da alcuni criteri. Ad esempio, stiamo parlando del volume di fatture che dovrai elaborare con la piattaforma o delle funzionalità di cui avrai bisogno. Anche l'ambito del tuo progetto ha un ruolo da svolgere nella definizione del costo della piattaforma. Naturalmente, è normale negoziare sempre il prezzo con il progettista.

7. Volume e caratteristiche

Sebbene non sia possibile determinare con precisione il volume delle fatture elaborate nel corso dell'anno, è comunque possibile calcolare una media. In effetti, questo rimane un criterio di scelta decisivo per decidere software di fatturazione elettronica di cui hai bisogno. In termini di funzionalità, sono anche importanti. Ovviamente, nella piattaforma devono essere inclusi quelli di base, come l'estrazione automatica dei metadati o la classificazione delle fatture. Alcune piattaforme offrono funzionalità avanzate all'altezza del loro prezzo. Devi stabilire le tue esigenze prima di optare per questa o quella piattaforma. Ad esempio, uno strumento più avanzato offrirebbe due modi per archiviare le fatture: semplice o con valore probatorio. Altri modelli offrirebbero la possibilità di integrare una sezione per l'assistenza clienti... Anche la questione del formato è un parametro da non trascurare. Dovresti sapere che attualmente puoi scegliere tra 3 diversi formati: PDF, PDF/A o EDI (formato EDIFACT). Determina le tue esigenze e scegli la soluzione più adatta a loro.

8. Semplicità nell'implementazione

Molte persone della tua azienda dovranno utilizzare il nuovo strumento. È essenziale scegliere un sistema facile da implementare per evitare confusione durante il suo utilizzo. L'interfaccia deve essere semplice e accessibile. Inoltre, assicurati che la soluzione difatturazione elettronica Choose ha una versione mobile in modo che sia possibile accedervi ovunque tu vada. Inoltre, è anche uno dei grandi vantaggi di un tale sistema. Ti consente di modificare e gestire tutte le tue fatture da qualsiasi luogo.

9. La scalabilità della soluzione

Per consentire un'attività sostenibile all'interno della tua azienda, è essenziale scegliere un sistema scalabile che ti consenta di rispettare gli obblighi legali relativi alla fatturazione e alla contabilità. È vero che la conformità può essere restrittiva. Tuttavia, la cosa più importante è l'implementazione della trasformazione digitale negli standard. Controllo del processo di fatturazione elettronica avvantaggia l'azienda che si sta muovendo strategicamente nell'era digitale.