Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats à Marseille
Vendredi 19 septembre de 9h00 à 12h30
Ottimizzare la tail spend è essenziale per ridurre i costi aziendali e migliorare l'efficienza operativa. Spesso trascurata, questa parte delle spese rappresenta una grande opportunità di risparmio. Scoprirete come identificare le aree di spesa nascosta e implementare strategie per il loro controllo. Approfondiremo tecniche che non solo riducono i costi, ma anche migliorano la qualità dei fornitori e dei prodotti. Esplorate come una gestione efficace della tail spend possa portare a decisioni d'acquisto più intelligenti, garantendo il massimo valore per il vostro business. Continuate a leggere per svelare i segreti di una gestione finanziaria più agile e competitiva.
La tail spend, nota anche come spesa marginale o frazionata, rappresenta quella porzione di acquisti aziendali che, sebbene meno strategica, può avere un impatto significativo se non gestita correttamente. Questi acquisti, caratterizzati da alti volumi e basso valore unitario, coinvolgono una molteplicità di fornitori, rendendo difficoltosa la loro gestione. Anche se spesso vengono ignorati nella pianificazione strategica, gli effetti della tail spend risultano in inefficienze, costi aggiuntivi, e rischi di conformità.
La spesa marginale riguarda gli acquisti non strategici, che tuttavia possono costituire fino al 20% del totale delle spese. Ma la domanda sorge spontanea: perché molte aziende trascurano di gestirla attentamente ? La risposta risiede nel fatto che gestire una moltitudine di piccole transazioni da diversi fornitori può sembrare una sfida logistica troppo grande rispetto ai benefici percepiti. Tuttavia, non affrontare questo aspetto può portare a inefficienze nel budget complessivo.
Non sorprende, quindi, che molte imprese preferiscano concentrarsi su acquisti più grandi e strategici. Tuttavia, il non prestare attenzione alla tail spend potrebbe significare non accorgersi di opportunità per ridurre i costi operativi totali. Piccole inefficienze, ripetute su larga scala, si sommano.
Le aziende che riescono a controllare efficacemente la loro tail spend possono ridurre significativamente questi impatti indesiderati, aumentando nel contempo il loro margine operativo. Ma come si può fare ciò ? Inizia identificando le aree di questo tipo di spesa nella tua azienda e valutando la loro efficienza.
La gestione della tail spend è spesso sottovalutata, ma capirne l'importanza può portare a grandi benefici per le aziende. La tail spend rappresenta una parte consistente della spesa aziendale che, se adeguatamente controllata, può trasformarsi in un'opportunità di risparmio significativo.
Sapevi che la tail spend può rappresentare il 15-20% del totale degli acquisti aziendali? Eppure, viene raramente gestita con attenzione. Pensa a quante piccole spese si accumulano nel tempo: articoli di cancelleria, servizi occasionali, piccoli fornitori. Questi costi individualmente sembrano trascurabili, ma sommati raccontano un'altra storia.
Le aziende che trascurano la tail spend si espongono a rischi inutili. Bisogna sempre considerare i fornitori minori, spesso non qualificati, e le possibili duplicazioni di acquisti. Questo disordine porta ad una gestione inefficiente e costi più elevati di quanto si possa immaginare.
Dietro la gestione della tail spend si nascondono grandi opportunità di risparmio. Ad esempio, centralizzare gli acquisti di beni spesso frammentati può ridurre significativamente i costi. Inoltre, ottimizzare la gestione della coda di spesa può migliorare l'efficienza operativa e ridurre i tempi di approvvigionamento.
L'adozione di tecnologie di gestione avanzate permette di controllare meglio le piccole spese e di negoziare condizioni migliori con i fornitori. Con la giusta attenzione, le aziende possono ottenere vantaggi competitivi e migliorare i propri margini di profitto.
Man mano che ti addentri nella gestione della tail spend, scoprirai anche alcune tecniche e strumenti che renderanno il tuo lavoro più efficace e il tuo business più redditizio. Sei pronto per affrontare la sfida?
Pensa se la tua azienda sta davvero gestendo bene la propria tail spend e inizia a trasformare quei piccoli costi in una marcia in più verso il successo.
Individuare la tail spend nella tua azienda può sembrare complicato, vero? Ma non preoccuparti, è più semplice di quanto pensi. Con un po' di dedizione e i giusti strumenti, potrai far emergere quella parte di spesa nascosta che spesso passa inosservata. Vediamo insieme come affrontarla al meglio.
La prima cosa da fare è eseguire un'analisi dei dati di spesa, spesso chiamata spend analysis. Questo processo ti permetterà di segmentare gli acquisti in base a vari criteri. Possiamo dividere le spese per valore (quanto spendi), volume (quanto spesso acquisti) e categoria merceologica (che tipo di prodotti o servizi acquisti).
Avere una visione chiara di come e dove spendi i tuoi soldi è fondamentale. Ti aiuterà a capire quali acquisti sono strategici e quali fanno parte della tail spend.
Successivamente, fai una mappatura dei fornitori. Qui potresti scoprire che hai troppi fornitori per certi tipi di prodotti o servizi, il che significa che il tuo portafoglio fornitori è frammentato. Ridurre il numero di fornitori può semplificare i processi e ridurre i costi amministrativi.
Infine, analizza la frammentazione per capire dove puoi consolidare gli acquisti. Questo ti darà un quadro chiaro di come la tua azienda gestisce la tail spend e dove puoi migliorare.
Per delimitare la tail spend, è essenziale stabilire delle soglie e utilizzare delle metriche. Questi strumenti ti aiutano a definire qual è il limite tra la spesa strategica e quella non strategica.
Possiamo usare ad esempio KPI (Key Performance Indicators) specifici, come la percentuale di spesa gestita tramite contratti quadro o la riduzione del numero di fornitori attivi. Implementare queste soglie e metriche ti consente di monitorare costantemente la situazione e intervenire quando necessario.
Che ne pensi? Sei pronto ad affrontare la gestione della tail spend nella tua azienda?
Gestire la tail spend può sembrare un compito arduo, ma con le giuste strategie, è possibile tenere sotto controllo questi costi. Molte aziende si trovano alle prese con la necessità di ottimizzare le proprie spese marginali e trovare modi per ridurre la complessità amministrativa legata ai fornitori. Ecco alcune delle strategie più efficaci da considerare.
Il consolidamento dei fornitori è una delle tecniche più efficaci per gestire la tail spend. Riducendo il numero di fornitori con cui un'azienda collabora, è possibile ottenere condizioni migliori, ridurre la complessità amministrativa e aumentare la qualità dei prodotti o servizi acquistati. Avere meno fornitori significa anche poter instaurare rapporti di fiducia più solidi e beneficiarne a lungo termine.
D'altra parte, meno fornitori significano anche meno documenti da gestire, meno contratti da elaborare e un migliore controllo su costi e qualità. Questo processo necessita di una selezione accurata dei fornitori strategici, concentrandosi su quelli che offrono i maggiori vantaggi in termini di costo-beneficio. Questo potrebbe richiedere una revisione periodica dei fornitori per assicurare che l'azienda stia ottenendo il massimo rendimento per le proprie spese.
I cataloghi elettronici e le piattaforme di e-procurement possono semplificare notevolmente la gestione della tail spend. Integrando questi strumenti, le aziende possono automatizzare molti dei processi di acquisto, riducendo il tempo e lo sforzo necessari per gestire le operazioni quotidiane. Questi sistemi centralizzati offrono anche una maggiore visibilità sulla spesa complessiva, aiutando a identificare rapidamente le aree dove è possibile ottenere risparmi.
L'automazione dei processi consente, inoltre, di ridurre gli errori umano, velocizzare i tempi di approvvigionamento e migliorare la qualità delle informazioni sul mercato. Con l'accesso a dati dettagliati sulle tendenze di acquisto, le aziende possono prendere decisioni più informate e strategiche. Questo approccio porta a un miglioramento complessivo dell'efficienza e della governance interna.
Stabilire contratti quadro con i fornitori è un'altra strategia per gestire la tail spend. Questi contratti standardizzati possono ridurre il tempo necessario per negoziare singoli accordi e assicurare che l'azienda operi sempre alle migliori condizioni possibili. Con un framework chiaro, è più facile mantenere il controllo sui fornitori e minimizzare i rischi di compliance.
Poliriche di spesa solide, associate a una governance interna chiara, consentono alle aziende di controllare meglio come vengono gestiti e spesi i fondi. Questo può comportare l'introduzione di linee guida chiare sull'approvvigionamento e sull'assegnazione del budget, garantendo che tutte le decisioni siano allineate con gli obiettivi strategici dell'azienda.
Con queste strategie, gestire la tail spend diventa un compito più organizzato e meno oneroso, portando a benefici significativi in termini di costi e operatività.
Nell'era digitale di oggi, le aziende cercano costantemente modi per ottimizzare i costi e migliorare l'efficienza operativa. Un'area spesso trascurata ma ricca di opportunità per l'ottimizzazione è la tail spend, ovvero quella parte della spesa aziendale caratterizzata da piccoli acquisti non strategici e frammentati. L’automazione e le innovazioni tecnologiche offrono strumenti potenti per affrontare questa sfida e ottenere risparmi significativi.
L'implementazione di software avanzati per la gestione della tail spend può rivoluzionare il modo in cui le aziende approcciano i micro-acquisti. Soluzioni come SAP Ariba, Coupa e Jaggaer forniscono piattaforme integrate che semplificano e automatizzano il processo di acquisto. Questi strumenti riducono il lavoro manuale, minimizzano gli errori e offrono visibilità completa sulla spesa.
Queste piattaforme consentono di centralizzare le informazioni sui fornitori e sui contratti, facilitando la standardizzazione degli acquisti. Inoltre, supportano la creazione di cataloghi elettronici che rendono i processi di approvvigionamento più fluidi e trasparenti. In definitiva, l'adozione di tali tecnologie porta a una riduzione della tail spend e a un migliore controllo delle risorse aziendali.
L'automazione degli acquisti di classe C, parte integrante della gestione della tail spend, rappresenta un altro passo avanti per le aziende che desiderano estrarre valore da questa area critica. Introdurre l'automazione in questo ambito significa ridurre interventi manuali in favore di processi automatizzati che garantiscono rapidità e precisione.
L'utilizzo di sistemi automatizzati consente di processare un volume elevato di transazioni di basso valore, liberando risorse umane per attività più strategiche. Inoltre, standardizza il processo di approvvigionamento, mantenendo la tail spend sotto controllo e riducendo il rischio di duplicazione e di utilizzo di fornitori non qualificati.
L'intelligenza artificiale (AI) e la Robotic Process Automation (RPA) rappresentano due potentissimi alleati nella riduzione della tail spend. Grazie all’AI, le aziende possono analizzare i dati di spesa in modo intelligente, individuando pattern e tendenze che possono sfuggire a un'analisi manuale. L’RPA, invece, automatizza i compiti ripetitivi, consentendo ai team di approvvigionamento di concentrarsi su attività più strategiche e di valore elevato.
Integrazione di AI e RPA può dunque significare processi decisionali più informati e una maggiore efficienza nei processi di spesa. Questo approccio proattivo non solo migliora la gestione della tail spend, ma aumenta anche il potenziale di risparmio e ottimizzazione all'interno dell'intera azienda.
L'automazione e le tecnologie emergenti offrono strumenti senza precedenti per gestire e ottimizzare la tail spend aziendale. L'adozione strategica di software, automazione e intelligenza artificiale rappresenta un investimento verso un futuro più efficiente e competitivo.
L'outsourcing della tail spend rappresenta una strategia aziendale che potrebbe sembrare un colpo di genio, ma come tutte le decisioni, ha i suoi pro e contro. Con l'outsourcing, aziende esterne gestiscono le spese marginali, spesso complesse e frammentate. Ma perché e quando scegliere questa strada? Vediamolo insieme.
Decidere di affidare l'outsourcing della tail spend non è una cosa da prendere alla leggera. Bisogna capire quando è il momento giusto. In generale, si prende in considerazione l'esternalizzazione quando le spese continuano a crescere senza controllo e risultano troppo impegnative da gestire internamente. Immagina una situazione in cui hai troppi fornitori non qualificati o spendi troppo tempo a regolare accordi marginali. Ecco, forse quello sarebbe il momento giusto per pensare all'esternalizzazione.
Nel mondo dell'outsourcing della tail spend, esistono diversi modelli operativi che possono adattarsi alle esigenze specifiche delle aziende. Due dei più popolari sono il Business Process Outsourcing (BPO) e il procurement as a service. Con il BPO, esternalizzi interamente un processo, lasciando che un fornitore gestisca tutte le attività relative. D'altro canto, il procurement as a service è più flessibile e ti consente di selezionare solo alcune funzioni da esternalizzare, mantenendo il controllo su altre.
L'outsourcing della tail spend può sembrare la soluzione perfetta, ma è importante considerare sia i benefici che i rischi. Uno dei vantaggi principali dell'esternalizzazione è sicuramente la riduzione dei costi e una migliore conformità, grazie alla professionalità e l'esperienza del fornitore esterno. Tuttavia, ci sono anche rischi associati a questa scelta, come la possibilità di perdere il controllo diretto su determinate funzioni aziendali e diventare troppo dipendenti dai terzi.
Che ne pensi? Ti sembra una strada percorribile per la tua azienda? La scelta di esternalizzare la tail spend non è da prendere alla leggera, e questi aspetti possono aiutarti a riflettere.
Quando lavoriamo sulla gestione della tail spend, è fondamentale capire quali siano i risultati che vogliamo raggiungere e come misurare il nostro successo. Questa sezione ti aiuterà a definire gli indicatori chiave di performance (KPI) per valutare l'efficacia delle strategie messe in atto. Vediamo insieme quali risultati attesi possiamo aspettarci e come monitorarli efficacemente.
Uno degli obiettivi principali nella gestione della tail spend è ridurre i costi associati. Comprendere quanto stiamo spendendo in eccesso ci permette di adottare misure correttive. Per monitorare questo, è essenziale stabilire dei KPI specifici che ci consentano di vedere quanto siamo riusciti a tagliare rispetto a quanto pianificato.
Per esempio, possiamo concentrarci sulla percentuale di riduzione dei costi complessivi della tail spend, confrontando i valori iniziali con quelli ottenuti dopo l'implementazione delle nuove strategie. Con un monitoraggio regolare, saremo in grado di identificare progressi e aree che necessitano di ulteriore ottimizzazione.
Un altro aspetto critico nella gestione della tail spend è la riduzione del numero di fornitori attivi. Avere troppi fornitori può portare a una frammentazione degli acquisti e, di conseguenza, a una gestione inefficiente delle risorse economiche. Partiamo dal presupposto che, consolidando fornitori e semplificando la rete di fornitura, si ottengono riduzioni di costi significative.
Stabilisci un KPI che monitori la diminuzione del numero di fornitori nel tempo. Focalizzati sulla qualità delle partnership, in modo da mantenere solo quelli che apportano un reale valore aggiunto all'azienda.
Infine, un KPI utile da tenere presente è la percentuale della spesa che viene gestita attraverso contratti quadro. L'utilizzo di contratti quadro garantisce condizioni vantaggiose stabili nel tempo, il che è fondamentale per un'efficiente gestione delle risorse. Monitorare questa percentuale ci permette di capire quanto la nostra politica di centralizzazione degli acquisti stia funzionando ed in quale misura siamo riusciti a ottimizzare i processi di acquisto.
Con il giusto approccio e i KPI definiti, è possibile misurare efficacemente il tuo successo nella gestione della tail spend. Vuoi condividere qualche esperienza personale ?
Il tail spend rappresenta le piccole spese aziendali più difficili da controllare. Ridurre il tail spend permette di risparmiare denaro e migliorare l'efficienza. Molte aziende scoprono che una piccola percentuale di fornitori rappresenta una parte significativa del loro budget complessivo. Gestendo meglio queste spese, le aziende possono vedere un grande impatto sui loro costi totali.
Alcune strategie includono la creazione di cataloghi preferiti per gli acquisti e la negoziazione di contratti aggregati. Ad esempio, usando un singolo fornitore per le forniture per ufficio può ridurre i costi e migliorare la gestione. Automatizzare il processo di acquisto con software appositi può anche renderlo più facile e veloce, riducendo gli errori.
La tecnologia può aiutare monitorando spese e fornitori attraverso strumenti di analisi e gestione degli acquisti. Ad esempio, le piattaforme software possono identificare i fornitori spesso usati e gli articoli più acquistati. Con questi dati, è più facile negoziare sconti e vedere dove tagliare i costi.
Un errore comune è ignorare i report sui piccoli acquisti, pensando che abbiano poco impatto. Questo porta a sprechi nascosti che si accumulano nel tempo. Trascurare la negoziazione con i fornitori per servizi e beni relativamente economici è un altro errore, poiché anche piccole riduzioni in queste aree possono significare grandi risparmi complessivi.
Primo passo: analizza le spese piccole e frequenti. Identifica i fornitori usati più spesso e categorizza gli ordini comuni. Successivamente, negozia sconti e cerca opportunità per razionalizzare i tuoi acquisti. Potresti anche considerare l'uso di una piattaforma di gestione degli acquisti per automatizzare il processo.
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