Jeremy Ferrer
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Tail spend: la leva dimenticata per liberare i vostri buyer
Martedì 31 marzo alle 14:00
L'era in cui viviamo è quella della rivoluzione digitale per le imprese. Di fronte alle varie crisi che si susseguono, la digitalizzazione degli acquisti è l'unica alternativa per uscirne. Nessun settore o ente è esente. Questo cambiamento è visibile nel cuore delle imprese e delle istituzioni. Tutto sta funzionando per avere successo nella sua trasformazione digitale, perché andare controcorrente quando i vantaggi di tale cambiamento sono notevoli? L'eProcurement è una delle trasformazioni inevitabili che ogni azienda deve affrontare. Ma a quale prezzo? Quali sono le sfide? Quali sono i vantaggi reali di questo nuovo modello di gestione degli acquisti? In questo articolo, scoprite tutto quello che c'è da sapere sulla digitalizzazione dei processi di approvvigionamento.
È inutile ricordare la forte evoluzione del mondo digitale negli ultimi anni. I lavori aziendali non fanno eccezione, soprattutto quello degli acquisti. Possiamo definire La digitalizzazione della funzione acquisti come tutte le tecnologie digitali applicate alla rivoluzione digitale nel processo di approvvigionamento all'interno di un'azienda. Si tratta quindi di sfruttare queste nuove tecnologie per gestire al meglio questo processo considerato a basso valore aggiunto in una società, che tuttavia è essenziale.
Tuttavia, la trasformazione digitale non è una soluzione in grado di ridurre alcuni dei rischi associati a questo processo. D'altra parte, contribuisce a migliorare il modo in cui viene gestito, sia in termini di ricerca di fornitori, procedure amministrative o distribuzione.
Questo nuovo modello include quindi big data, social network, gestione del cloud, applicazioni mobili... Si tratta di strumenti che consentono di dematerializzare questo lungo processo per automatizzarlo, ma anche per consentire all'azienda di concentrarsi sul proprio core business.
Qualunque sia la dimensione della tua attività, l'e-shopping presenta numerosi vantaggi a tutti i livelli.
Il processo di digitalizzazione dei processi di acquisto rivela facilmente i costi nascosti dell'azienda in modo globale. Consente di ridurli aumentando al contempo le prestazioni e l'efficienza delle varie funzioni all'interno della società. L'ottimizzazione dei costi è uno dei principali vantaggi che può derivare dalla digitalizzazione degli acquisti. Consente di gestire i centri di costo in modo più efficace e di ottimizzarli rapidamente.
La digitalizzazione e la dematerializzazione dei vari reparti all'interno dell'azienda consentono di automatizzare le attività per una migliore produttività. Prima dell'arrivo dell'e-procurement, i dipartimenti procurement e procurement si concentravano più sulle attività operative che su quelle strategiche, il che rallentava i risultati. Adottando la digitalizzazione della funzione acquisti, hanno risparmiato tempo per concentrarsi sul loro core business.
Nel complesso, le tecnologie utilizzate per automatizzare il processo di acquisto consentono di effettuare analisi predittive che mirano ad anticipare i rischi legati alle funzioni di acquisto, ma anche i prezzi e le possibili opportunità di mercato.
IL Approvvigionamento elettronico ha anche il vantaggio di migliorare il rapporto tra fornitori e azienda e la fluidità della comunicazione tra le due parti. Grazie alle diverse tecnologie utilizzate, come la RPA (Robotic Process Automation), il processo diventa automatizzato e più facile da gestire. La riduzione dei costi di transazione attraverso le soluzioni Procure to Pay sta diventando evidente. Il fatto che anche il sistema di pagamento sia diventato automatizzato migliora il rapporto con i fornitori.
Grazie alle tecnologie di analisi predittiva, ad esempio, l'azienda può prendere decisioni più precise che contribuiscono a una migliore gestione di tali decisioni.
La digitalizzazione della funzione acquisti stabilisce anche un canale di comunicazione unico ed efficace tra il team dell'ufficio acquisti e i fornitori. Ciò facilita gli scambi con loro e fa risparmiare tempo, sia in termini di gestione delle controversie che di risposta alle richieste dei fornitori. I rischi di conformità normativa sono inoltre ridotti poiché il sistema aggiorna regolarmente i documenti legali richiesti per il processo di approvvigionamento.
In pratica, è la tecnologia di dematerializzazione Purchase to Pay (P2P) che consente questo tipo di automazione.
La gestione della fatturazione in un'azienda è una delle attività più noiose nel processo di acquisto e approvvigionamento. Grazie al sistema P2P o Procure to Pay, questa attività può essere ottimizzata per rendere più efficiente la gestione. Lo strumento fornisce ai fornitori e all'azienda un portale specifico per loro in modo che possano gestire la fatturazione risparmiando tempo. Gli allegati vengono trasformati automaticamente in una fattura digitale. Come accennato in precedenza, lo strumento gestisce anche le transazioni finanziarie.
Una volta create, le fatture vengono inviate alle persone giuste in azienda e quindi archiviate per un backup sicuro.
Le gare d'appalto fanno anche parte dei compiti che i dipartimenti di approvvigionamento devono occuparsi. Il processo di gara può essere gestito meglio grazie alla digitalizzazione della funzione acquisti e fornendo. Le soluzioni di digitalizzazione in questo caso specifico sono più flessibili in quanto consentono l'automazione di molte attività, come la modellazione delle offerte o persino l'accelerazione delle analisi dei candidati.
L'integrazione dell'azienda su marketplace specializzati in gare d'appalto è una pratica comune al giorno d'oggi. Queste piattaforme sono fonti inesauribili di fornitori e fornitori di servizi. Consentono una migliore gestione dell'intero processo, riducendo così i costi operativi.
La gestione dei dati è a volte un'attività noiosa all'interno di un'azienda mentre ha un valore aggiunto molto basso. La digitalizzazione svolge un ruolo chiave nell'uso ottimale dei dati. Consente di archiviare e quindi analizzare i dati per un migliore controllo.
I dispositivi mobili stanno definendo l'era in cui viviamo. Sembra che tutti li abbiano adottati per un motivo o per l'altro. Nel caso di un'azienda, i terminali mobili possono essere utilizzati per la digitalizzazione degli acquisti, tramite software di acquisto, un sistema informativo dedicato agli acquisti, applicazioni mobili per gestire acquirenti o fornitori per una migliore previsione. Molti fornitori di servizi stanno attualmente sviluppando app di e-shopping che consentono a qualsiasi attività commerciale di avviare la digitalizzazione dei processi di acquisto.
La trasformazione digitale, che può anche essere chiamata «spesa», include due componenti nel ciclo di vita degli acquisti, vale a dire:
- Il Da origine a contratto che si occupa della gestione anticipata degli acquisti. Consente di valutare i fornitori effettuando un'efficace ricerca dei fornitori e quindi di gestire i contratti. Questo processo parte dal momento in cui l'azienda esprime le proprie esigenze, passa attraverso l'arbitrato per scegliere tra internalizzazione o esternalizzazione del processo di acquisto, poi arriva la scelta dei fornitori.
- Il Procurati per pagare che interviene a valle degli acquisti. Descrive il processo di acquisto dagli ordini al pagamento dei fornitori.
L'ambito delle azioni di «spesa» è molto ampio, così come il suo ambito di spesa, dato che riguarda molte aziende del reparto acquisti. Parleremo quindi di investimenti tecnologici, spese di outsourcing o persino logistica.
È vero che la digitalizzazione delle attività amministrative e della funzione acquisti presenta molti vantaggi per l'azienda. Tuttavia, non va dimenticato che si tratta anche di obblighi normativi a cui deve ottemperare. Nota che dal 1Er A gennaio 2020, le fatture destinate al settore pubblico devono essere inviate in formato elettronico. La legge finanziaria del 2020 e l'ordinanza del 15 settembre 2021 determinano la generalizzazione delle fatture elettroniche tra società soggette a IVA.
Le Sgombero è il sistema di controllo delle fatture istituito dallo Stato in relazione a tali obblighi. Per garantire che li completino correttamente, le aziende possono utilizzare il portale di fatturazione pubblico o utilizzare piattaforme private specializzate nella fatturazione.
L'implementazione della trasformazione digitale è un'attività a lungo termine. Dopo l'integrazione, le persone interessate devono ancora abituarsi ai vari cambiamenti. Ecco i passaggi da seguire per configurare con successo un soluzione per la digitalizzazione degli acquisti.
La trasformazione digitale delle funzioni di acquisto richiede una riorganizzazione totale all'interno del reparto interessato. Prima di iniziare, è importante fare il punto sulle pratiche abituali dell'azienda e sulla modalità di organizzazione che è già stata messa in atto. Questa forma di inventario ti fornirà una panoramica globale di cosa devi fare e cosa riordinare. Ad esempio, poniti queste domande:
- Quali sono le attuali procedure d'ordine?
- Come si reclutano i fornitori?
- Attraverso quale sistema viene effettuato il pagamento?
- Quanto tempo è necessario per elaborare un modulo d'ordine?
- Quante persone sono coinvolte nell'intero processo?
La digitalizzazione degli acquisti sta avvenendo su tutti i fronti. Nessuno vi sfugge. L'implementazione di tale processo deve essere eseguita in team e non solo dal capo dipartimento. Coinvolgere i dipendenti sin dall'inizio dell'implementazione non solo riduce i carichi di lavoro, ma consente anche di ricevere nuove idee da loro. Ad esempio, organizza seminari interdipartimentali per determinare insieme gli obiettivi da raggiungere. Informate i vostri dipendenti sullo stato di avanzamento del progetto e formateli su tutto ciò che c'è da sapere su questo nuovo sistema informativo dedicato agli acquisti.
Fare riferimento ai tuoi fornitori ti consente di conoscere meglio quelli che sono più impegnati a soddisfarti. Avrete bisogno che vi supportino in questo lungo processo, poiché la creazione di un sistema del genere non avviene dall'oggi al domani. Può destabilizzare la vostra società. Pensate a questi fornitori come a dei «driver» e incorporateli subito nel processo. Più tardi, avrai tempo per cercarne altri.
Inoltre, è necessario garantire la tracciabilità e l'archiviazione degli ordini effettuati presso i fornitori in modo da poter controllare meglio il nuovo strumento.
Lo scopo dell'implementazione del software di acquisto è automatizzare il processo di acquisto dall'espressione delle esigenze al pagamento delle fatture. Durante questo processo, è essenziale che le persone che convalidano gli ordini e le fatture siano ben definite poiché i documenti scansionati verranno inviati loro automaticamente. La ridefinizione di questo processo di convalida consente di ottimizzarlo meglio e risparmiare tempo.
Quando decidi di iniziare a digitalizzare la funzione di approvvigionamento, fallo fino in fondo. Tutto deve essere omogeneo per evitare confusione nei processi. Ad esempio, i tuoi ordini di acquisto vengono dematerializzati mentre le fatture non sono ancora dematerializzate. Questo errore causerà sicuramente una mancanza di efficienza nell'intero processo. Inoltre, non dovrebbero esserci duplicazioni nelle operazioni. La creazione di un portale per i fornitori è un'ottima soluzione per gestire meglio questa omogeneizzazione. Grazie ad esso è possibile condividere i dati per poterli elaborare in modo armonioso con il fornitore. Questo ti eviterà di perdere tempo inutilmente.
Se i dipendenti hanno difficoltà a utilizzare gli strumenti di digitalizzazione, dovrebbero essere formati per evitare malintesi e mancanza di omogeneità nel processo.
In determinate situazioni e per determinati compiti, può essere interessante rafforzare il team interno con fornitori di servizi esterni in modo che il processo possa essere svolto in modo ottimale. Poiché in ogni caso avete già fatto il grande passo della trasformazione digitale, non esitate a reclutare fornitori di servizi che fanno parte di questo sistema, come autoimprenditori o liberi professionisti. Le competenze aggiuntive sono sempre utili per un'azienda, anche se intendi optare per l'outsourcing.
Durante tutto il processo, ci saranno sempre difetti operativi e imprevisti. L'ottimizzazione del processo di acquisto è una leva essenziale per la ripresa economica di un'azienda. Non va presa alla leggera. Dovrebbero guidarvi diversi indicatori, vale a dire costi, scadenze, numero di controversie... per darvi idee su come migliorare e adeguare il sistema. Il fatto che misuriate regolarmente i risultati vi fornirà una panoramica dell'efficacia del software di acquisto che avete impostato.
Implementa la digitalizzazione degli acquisti non significa solo utilizzare soluzioni digitali o di digitalizzazione. Il cambiamento all'interno dell'azienda è inevitabile e deve essere gestito in modo che tutti possano integrarsi. Ogni dipendente deve svolgere un ruolo nel processo. È necessario mettere in atto corsi di formazione e monitoraggio durante l'intera implementazione del sistema.
È un'applicazione che consente di gestire il rapporto con i fornitori. Offre all'intero team coinvolto nel processo di approvvigionamento una visione migliore di tutte le procedure e delle relative operazioni. Questo strumento consente di gestire le offerte, di fare riferimento ai fornitori, di monitorare e valutare il processo e di controllare i rischi. L'intero processo è visibile su una dashboard accessibile alle parti interessate in modo che possano sincronizzare le loro azioni.
La gestione delle spese e delle relative cifre è un vero ostacolo alla reattività di un'azienda. Raggrupparli in un unico posto, centralizzarli per controllarli meglio è l'obiettivo della «analisi della spesa», uno strumento dedicato a questo tipo di operazioni. Questo strumento di digitalizzazione consente di seguire gli acquisti effettuati, quindi di monitorare le spese ad essi relative e la loro evoluzione. Inoltre, questo strumento elabora anche le informazioni utilizzando la sua intelligenza artificiale per fornire all'azienda una panoramica globale dell'evoluzione dei prezzi sul mercato o addirittura dell'evoluzione delle spese relative all'acquisto in un periodo ben definito.
La firma elettronica è uno strumento online davvero rivoluzionario che contribuisce alle prestazioni di un'azienda. Grazie ad esso, risparmiamo molto tempo. Sono finiti i giorni in cui dovevi firmare un sacco di documenti all'infinito. La firma elettronica estende lo spazio-tempo dell'azienda per una migliore continuità delle sue attività.
Si chiama anche Contract Lifecycle Management, uno strumento rivoluzionario che rende più semplice ed efficace la gestione di tutti i contratti. Si occupa di tutto, dalla stesura del contratto al rinnovo dello stesso. Lo strumento è ovviamente accessibile per ogni persona il cui ruolo è firmare ed elaborare contratti all'interno di un'azienda.
Specialmente dedicato alle funzioni di acquisto, l'ERP fornisce una panoramica di tutte le operazioni relative agli acquisti. È anche possibile comunicare tramite questo strumento, che consente migliori scambi e una migliore comprensione delle esigenze di tutti. È un software di gestione essenziale per una buona gestione degli acquisti.
Automatizzando le spese attraverso l'uso dell'IA, sarai così in grado di controllare meglio i tuoi budget e gestire i cataloghi dei tuoi fornitori. BME Consulting ti accompagna durante tutto il tuo progetto di digitalizzazione degli acquisti da una suite Source-to Pay integrata. Consente sia la centralizzazione degli acquisti di classe C sia il monitoraggio accurato degli acquisti sulla dashboard online.
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