Strategia di acquisto: i punti essenziali per riuscire a convincere la direzione generale

La situazione attuale sta costringendo i responsabili degli acquisti a ripensare il modo in cui gestiscono gli acquisti. Questi ultimi, infatti, rappresentano in media il 60% del fatturato dell'azienda. La loro ottimizzazione consente di ridurre i costi e aumentare i margini dell'azienda. Costruire un strategia di acquisto Pertinente e convincente è una delle principali missioni dell'Ufficio Acquisti. Oltre a svolgere un ruolo importante nel miglioramento delle prestazioni aziendali, un buon strategia di acquisto è anche la chiave per facilitare gli scambi con la direzione e ottenere rapidamente la loro approvazione per la sua implementazione. Scopri in questo articolo i vari punti essenziali che devono essere trovati in un buon strategia di acquisto per convincere meglio l'alta dirigenza. Ma prima di tutto Cos'è una strategia di acquisto ?

Strategia di acquisto: definizione

Prima di tutto, devi distinguere tra politica di acquisto e strategia di acquisto. La politica di acquisto corrisponde all'obiettivo generale, che è l'implementazione della strategia complessiva dell'azienda. Ad esempio, un'azienda può attuare una politica di acquisto responsabile, una politica di acquisto all'avanguardia dell'innovazione o una politica di acquisti che mira a migliorare la competitività dell'azienda.

Un buon strategia di acquisto dovrebbe essere allineato con questi. Deve soddisfare obiettivi specifici determinati dagli obiettivi generali definiti dalla direzione e dalle esigenze dei vari reparti interni.

Per supportare una politica di acquisto responsabile, l'ufficio acquisti deve mettere in atto un strategia di acquisto sostenibile che integra la componente CSR nella gestione degli acquisti. Di fronte a una politica di acquisto che punta all'innovazione, è necessario definire un strategia di acquisto che fa riferimento alle migliori soluzioni o ai migliori partner esperti nel loro campo. Per consentire a un'azienda di rimanere competitiva, l'ufficio acquisti deve cercare modi per ottimizzare le spese negoziando i prezzi con i fornitori.

La strategia per l'acquisto di un'impresa si riferisce a tutte le azioni o fasi necessarie per ottimizzare il processo di acquisto tenendo conto dei requisiti del Quality-Cost-Delay (QCD).

• La qualità dovrebbe essere la più alta possibile.
• Il costo dovrebbe essere il più basso possibile.
• Il lasso di tempo deve essere sufficientemente breve da garantire il corretto funzionamento della catena o della catena di approvvigionamento.

La strategia di acquisto tiene conto di vari aspetti, tra cui la selezione dei fornitori, la referenziazione dei prodotti, i negoziati con i fornitori, il processo di invio e ricezione delle transazioni, il processo di centralizzazione degli acquisti, ecc. È quindi un potente strumento di gestione degli acquisti che migliora le prestazioni dell'organizzazione e riduce i rischi finanziari.

La strategia di acquisto può avere diversi obiettivi: gestione dei costi, gestione del rischio dei fornitori, gestione della catena di fornitura...

È possibile mettere in atto diverse azioni di leva per raggiungere gli obiettivi fissati nel strategia di acquisto. Tra gli altri, possiamo citare:

• Ridurre il numero di fornitori per massificare i volumi di acquisto e ottenere condizioni di prezzo più vantaggiose
• La definizione di indicatori di performance
• Il rinnovo della gamma di prodotti o servizi utilizzati internamente

Il responsabile degli acquisti deve definire obiettivi specifici per ogni tipo di approvvigionamento (diretto o indiretto) al fine di garantire sempre un equilibrio tra costi, qualità e tempi. Per ogni famiglia di acquisti, possiamo quindi avere diverse strategie di acquisto.

Chi stabilisce la politica e la strategia di acquisto?

La definizione della politica e strategia di acquisto è una missione del responsabile acquisti. Responsabile della gestione degli acquisti, quest'ultimo definisce e implementa la politica di acquisto che corrisponde alla strategia generale dell'azienda. Implicitamente, stabilisce anche la strategia che corrisponde agli obiettivi specifici della funzione di approvvigionamento. Per portare a termine con successo questa missione, deve lavorare in collaborazione con la direzione generale. L'implementazione di ciascuno strategia di acquisto è soggetto alla sua approvazione.

Come creare una strategia di acquisto pertinente?

Per essere il più efficiente possibile, strategia di acquisto deve essere definito utilizzando i seguenti passaggi:

Mappatura degli acquisti

Definire un bene strategia di acquisto, hai bisogno di una buona base. Per fare ciò, è necessario effettuare un inventario dei fornitori, dei tipi di prodotti acquistati e dei vari attori coinvolti nel processo di acquisto. Questa operazione è anche chiamata mappatura degli acquisti. Consiste innanzitutto nella raccolta di dati grezzi, come l'elenco dei fornitori attuali (nome, indirizzo, articoli acquistati da loro, fatturato, ecc.), quindi nell'individuazione dei contatti migliori. Queste informazioni possono essere raccolte utilizzando l'ERP dell'azienda o dall'ufficio contabilità utilizzando le fatture ricevute. I fornitori stessi possono fornirti queste informazioni anche se è difficile trovarle internamente.

Una volta compiuto questo primo passo, è necessario passare alla segmentazione dei fornitori in base alla natura dei prodotti e alle categorie di acquisti. L'obiettivo della segmentazione degli acquisti è creare una rappresentazione grafica della quantità di acquisti per ciascun fornitore e degli acquisti per famiglia di articoli. Ricordiamo che esistono tre tipi di acquisti:

• Acquisti di classe A: sono anche chiamati acquisti strategici. Corrispondono al 20% dei fornitori e rappresentano l'80% dell'importo totale degli acquisti. I fornitori di approvvigionamento di classe A sono descritti come strategici e ricorrenti. Sono essenziali per l'attività produttiva dell'azienda.
• Acquisti di classe B: si tratta dei cosiddetti acquisti strategici, ma non ricorrenti. Corrispondono al 30% dei fornitori e al 15% delle spese di acquisto. Sono forniti da fornitori specializzati, come società di consulenza o fornitori di servizi intellettuali.
• Acquisti di classe C: sono considerati non strategici. Sono anche chiamati acquisti spot perché si tratta di acquisti una tantum. Corrispondono al 50% dei fornitori e al 5% dell'importo totale degli acquisti. Senza un bene strategia di acquisto, questi acquisti si trasformano rapidamente in acquisti folli. In effetti, si tratta generalmente di piccoli acquisti, ma richiedono un grande volume di ordini di acquisto e quindi la gestione di documenti. Gli acquisti di classe C comportano costi nascosti elevati. Ecco perché sempre più aziende scelgono attualmente di esternalizzarli. L'outsourcing degli acquisti di classe C è uno dei strategie di acquisto che possono essere adottate per questo tipo di acquisto.

Analisi della spesa

Una volta mappati gli acquisti, è necessario effettuare un'analisi delle spese per stimare con precisione il budget suddiviso tra le varie voci. Questa fase dello sviluppo del strategia per l'acquisto di un'impresa richiede l'uso di metodi ben noti, come il diagramma di Pareto, secondo il quale il 20% delle cause è responsabile dell'80% degli eventi in un'azienda. Per risolvere i problemi e ottimizzare i costi, è quindi necessario concentrare le azioni su queste cause.

Un altro metodo utilizzato per analizzare le spese dell'ufficio acquisti è la matrice di Kraljic. Consiste nella mappatura degli acquisti aziendali e dei relativi budget per famiglia d'acquisto. Esistono due tipi di acquisti: acquisti diretti e acquisti indiretti. I primi includono acquisti strategici per l'attività produttiva dell'azienda. Questi ultimi sono anche chiamati acquisti non di produzione. Non entrano direttamente nel processo di produzione. Tuttavia, sono essenziali per garantire il corretto funzionamento dell'azienda. È il caso delle apparecchiature informatiche, della manutenzione dei locali, ecc.

Una volta classificati gli acquisti, la matrice di Kraljic consente di scegliere tra 4 possibili strategie: assicurare l'approvvigionamento e consolidare la comunicazione interna per gli acquisti critici — creare partnership e gestire le prestazioni degli acquisti strategici — ottimizzare i processi per acquisti semplici — emettere gare d'appalto regolari e analisi avanzata dei costi per acquisti molto rischiosi

I risultati dell'analisi della distribuzione delle spese consentono di sviluppare strategie di acquisto più pertinenti e più appropriati. L'utilizzo di software di approvvigionamento, come Sourcing Force, può aiutare il responsabile degli acquisti a perfezionare e accelerare l'analisi della spesa.

L'audit degli acquisti deve basarsi anche su un'analisi dei rischi dei fornitori, in altre parole sulla probabilità che un fornitore fallisca in un momento critico del processo di acquisto. È meglio affidare a fornitori inaffidabili solo prodotti non fondamentali per l'azienda e facili da reperire.

Adottare la strategia di acquisto

Dopo queste due fasi, lo sviluppo di un strategia di acquisto più efficace e più adatto agli obiettivi dell'azienda sta diventando ovvio. Ancora una volta, non esiste una cosa come strategia di acquisto unico applicabile a tutti gli acquisti.

Uno buona strategia di acquisto è costituito da diverse strategie a seconda delle famiglie di acquisto. Pertanto, è necessario distinguere tra strategia di acquisto indiretto di quello degli acquisti diretti. La coesistenza di queste strategie aiuta il responsabile degli acquisti a ottimizzare le prestazioni del suo reparto.

La strategia da adottare dipende anche dal livello di maturità della gestione degli acquisti, dalle esigenze dell'azienda e dal tempo a disposizione. Pertanto, a seconda di tutto ciò, possono coesistere diverse strategie, come gare d'appalto, massificazione, analisi del valore, razionalizzazione del panel di fornitori, analisi Make or Buy, Global Sourcing, approvvigionamento LEAN, ecc.

Questi strategie di acquisto componenti specifici si completano a vicenda per formare la politica di acquisto che corrisponde alla strategia complessiva dell'azienda. Pertanto, il loro sviluppo e implementazione sono soggetti all'approvazione della direzione generale e devono essere noti a tutti i dipendenti dell'azienda.

Un buon strategia di acquisto deve quindi essere efficace per convincere i decisori aziendali.

La strategia giusta per convincere l'alta dirigenza.

Una buona pratica per rendere efficaci i tuoi consigli è scrivere una nota d'acquisto strategica.

È un riepilogo su una semplice pagina A4 che copre gli aspetti più importanti del tuo strategia di acquisto, senza entrare in considerazioni eccessivamente operative.

Questa pratica dovrebbe dare rapidamente fiducia al decisore e migliorare la convalida delle raccomandazioni.

Quali sono i punti chiave da includere nella tua nota strategica?

Ecco un elenco di punti essenziali per convincere i tuoi interlocutori:

• Prima di tutto, hai bisogno di una tabella che mostri le cifre e gli elementi chiave. Ciò include lo scopo dell'acquisto, il budget, per chi e da chi.
• Quindi, una descrizione dei vantaggi che ti hanno portato a selezionare strategia di acquisto consigliato. Riguarda i vantaggi finanziari, qualitativi, tecnici, la compatibilità, ecc.
• Inoltre, sono necessari i costi totali e diverse analisi di confronto dei prezzi. I decisori devono avere la sensazione che non spenderanno più del necessario. I processi di riferimento come le gare d'appalto, i confronti con i prezzi storici o con i prezzi pubblici offrono la garanzia del valore equo.
• Successivamente, una descrizione di come hai qualificato il fornitore. Dimostra la sua capacità di soddisfare le esigenze della tua organizzazione.
• Quindi, una panoramica delle principali clausole contrattuali. I termini più importanti nella maggior parte dei contratti includono: durata del contratto, prezzi. Inoltre, ci sono termini di pagamento, consegna, garanzia, rimedi in caso di inadempimento, diritti di cancellazione e assistenza post-vendita.
• Infine, se l'acquisto stesso deve essere giustificato, dovrai spiegare in che modo questa spesa consentirà di risparmiare spese future e/o portare nuove entrate all'azienda.

E ricorda, tutto deve stare in una sola pagina! I dettagli possono essere allegati. Ma chi prende le decisioni è sempre molto occupato e ha bisogno di ottenere le informazioni chiave «a colpo d'occhio».

Hai bisogno di supporto per ottimizzare la gestione degli acquisti? Contatta BME Consulting. Attraverso le nostre soluzioni di outsourcing per la digitalizzazione e l'approvvigionamento, ti consentiamo di sviluppare un strategia di acquisto pertinente e convincente.