Jeremy Ferrer
In molte organizzazioni, le spese professionali restano un punto cieco nel governo economico. Vengono percepite come diffuse, difficili da incanalare e costose da controllare, mentre in realtà concentrano una quota significativa di deriva di budget e rischi operativi. Questo è particolarmente vero quando questi flussi includono achats de classe C: acquisti ad alto volume, frammentati tra molti richiedenti e fornitori, con regole spesso non applicate in modo coerente.
Con l’aumento delle esigenze di tracciabilità, conformità e performance, la domanda non è più se intervenire, ma come riprendere il controllo delle spese professionali senza appesantire l’organizzazione né rallentare l’operatività. Per riuscirci, acquisti e finanza devono superare approcci solo “dichiarativi” e adottare metodi di gestione e controllo più operativi, coerenti con una reale gestione degli acquisti.
La deriva delle spese professionali raramente dipende dall’assenza di regole. Più spesso nasce da un disallineamento strutturale tra processi definiti e realtà dei flussi quotidiani. In molte aziende, le spese “di tutti i giorni” escono dai canali standard, soprattutto quando riguardano fornitori occasionali o importi unitari considerati poco strategici. È un fenomeno tipico degli achats de classe C, dove la molteplicità di ordini e interlocutori rende difficile una visione consolidata.
Senza centralizzazione e pilotaggio, gli scostamenti emergono tardi: a chiusura contabile, in fase di audit o durante verifiche interne. Per questo diventa decisivo impostare un vero controllo delle spese e ridurre la dispersione con pratiche di standardizzazione degli acquisti, adatte al contesto operativo.
L’impatto sulla performance è diretto: minore potere negoziale, costi nascosti di processo, sovraccarico amministrativo e maggiore esposizione ai rischi fornitori. In ottica di accountability e trasparenza, anche i framework internazionali di reporting stanno alzando l’asticella. L’Unione Europea, ad esempio, definisce aspettative crescenti sul reporting di sostenibilità attraverso la CSRD. European Commission – CSRD
In molte imprese, la gestione delle spese professionali si basa ancora su regole dichiarative: policy interne, limiti di spesa e approvazioni a posteriori. Sulla carta il quadro esiste, ma nella pratica fatica a reggere la pressione operativa quotidiana, soprattutto quando le spese sono alimentate dagli achats de classe C, caratterizzati da elevati volumi e decisioni distribuite.
Questo modello mostra rapidamente i suoi limiti. I processi vengono percepiti come rigidi, le scorciatoie aumentano e il controllo complessivo si indebolisce. Non si tratta di mancanza di disciplina, ma del fatto che la gestione tradizionale non è stata progettata per assorbire un numero elevato di transazioni eterogenee. Di conseguenza, diventa complesso allineare i comportamenti quotidiani con una reale gestione degli acquisti strutturata.
Le policy definiscono le regole, ma non garantiscono la loro applicazione. Quando non sono integrate direttamente nei flussi operativi, restano scollegate dal momento decisionale. In presenza di urgenze, abitudini o fornitori noti, le scelte vengono fatte in modo pragmatico, senza visibilità sull’impatto complessivo su budget e fornitori.
Questo scollamento è particolarmente evidente negli achats de classe C. Le aziende che introducono logiche di standardizzazione degli acquisti riescono più facilmente a rendere operative le regole, adattandole ai comportamenti reali anziché limitarsi a controlli successivi.
Spesso il monitoraggio delle spese avviene solo in fase di reporting o di chiusura contabile. A quel punto le decisioni sono già state prese e le possibilità di intervento sono ridotte. La gestione diventa reattiva, focalizzata sulla spiegazione degli scostamenti più che sulla loro prevenzione.
La frammentazione dei dati limita anche la visibilità sui fornitori. Senza una visione consolidata, è difficile individuare dispersioni o opportunità di razionalizzazione. Un approccio più strutturato alla valutazione del fornitore consente di trasformare i dati di spesa in leve decisionali, a condizione che il monitoraggio avvenga a monte.
Il controllo delle spese professionali non può più basarsi su verifiche a posteriori o su approvazioni puramente amministrative. Con l’aumento dei volumi e delle esigenze di conformità, le imprese hanno bisogno di una visibilità continua sugli impegni di spesa, sui fornitori e sugli scostamenti. Questo passaggio è cruciale quando le spese includono grandi volumi di achats de classe C, che concentrano il maggior rischio di perdita di controllo.
Passare dal dichiarativo al pilotaggio reale significa collegare le decisioni di acquisto ai flussi finanziari e ai dati fornitori. Senza questa continuità, il controllo resta teorico. Modelli end-to-end come il processo procure-to-pay consentono di seguire la spesa dalla richiesta al pagamento, riducendo i controlli manuali e migliorando la tracciabilità.
Il pilotaggio in tempo reale rafforza anche la responsabilizzazione. Quando regole e soglie sono visibili nel momento della decisione, i comportamenti devianti diminuiscono e il controllo diventa un supporto operativo, non un vincolo che rallenta l’esecuzione.
La qualità del controllo dipende infine dall’affidabilità dei dati. Sistemi frammentati e riconciliazioni manuali indeboliscono audit e governance. Una gestione strutturata dei fornitori, supportata da pratiche di gestione dei rischi del fornitore, permette di mettere in sicurezza le transazioni e di disporre di informazioni pronte in caso di verifica.
A livello internazionale, i principali framework di controllo interno sottolineano l’importanza della continuità dei controlli lungo i processi finanziari. Il modello COSO, ad esempio, definisce il controllo come un sistema integrato e continuo. COSO – Internal Control Integrated Framework
L’ottimizzazione delle spese professionali viene spesso affrontata con iniziative di riduzione dei costi generalizzate. Se queste azioni possono generare risparmi a breve termine, raramente incidono sulle cause strutturali della deriva di spesa. Un’ottimizzazione sostenibile richiede invece di ripensare il modo in cui le spese vengono avviate, consolidate e governate, soprattutto quando riguardano gli achats de classe C.
Le leve più efficaci non si trovano quasi mai nelle categorie più visibili. Sono spesso nascoste nella dispersione dei fornitori, negli acquisti ripetitivi a basso valore unitario e nelle pratiche incoerenti tra team. Senza una visione consolidata, diventa impossibile stabilire priorità. Approcci strutturati come la gestione della tail spend permettono di far emergere questi costi nascosti e di trasformarli in opportunità concrete di ottimizzazione.
Ridurre le spese professionali non significa limitare l’attività o moltiplicare i livelli di approvazione. I risparmi più duraturi derivano dalla razionalizzazione delle pratiche: consolidamento dei volumi, chiarimento delle regole di acquisto e messa in sicurezza dei fornitori ricorrenti. Questo approccio è particolarmente efficace per gli achats de classe C, dove la standardizzazione garantisce al tempo stesso controllo dei costi e fluidità operativa.
Un’analisi dei costi che vada oltre il semplice confronto dei prezzi è fondamentale. Integrando il concetto di costo totale di proprietà, le imprese possono individuare costi di processo, errori e ritardi che spesso superano i risparmi ottenuti sul prezzo unitario.
La gestione dei fornitori rappresenta una leva di ottimizzazione determinante, ma resta spesso poco strutturata per le spese diffuse. In assenza di un quadro chiaro, le aziende moltiplicano i fornitori per bisogni simili, indebolendo il potere negoziale e aumentando i rischi operativi e di conformità.
Approcci più maturi alla gestione dei contratti fornitori e alla strutturazione delle relazioni permettono di consolidare i volumi, migliorare la qualità dei dati e creare le basi per un controllo duraturo delle spese professionali.
La digitalizzazione delle spese professionali è spesso percepita come un progetto complesso, che richiede nuovi strumenti e cambiamenti organizzativi profondi. In realtà, se ben inquadrata, consente di semplificare i flussi e mettere in sicurezza le operazioni, in particolare quando l’azienda gestisce volumi importanti di achats de classe C, per i quali il trattamento manuale diventa rapidamente inefficiente.
L’obiettivo non è moltiplicare le soluzioni, ma collegare le fasi chiave del processo: richiesta, approvazione, ordine, ricezione e pagamento. Approcci maturi di digitalizzazione degli acquisti permettono di garantire continuità e visibilità lungo tutto il ciclo, senza appesantire l’operatività quotidiana.
L’automazione genera valore quando è applicata alle attività ripetitive e a basso valore aggiunto. Nel caso delle spese professionali, ciò riguarda soprattutto la raccolta dei dati, i controlli di coerenza e le riconciliazioni. Questi benefici sono particolarmente rilevanti per gli achats de classe C, dove il volume delle transazioni rende il controllo manuale poco sostenibile.
Integrando strumenti adeguati con flussi strutturati come l’ottimizzazione delle richieste di acquisto, le aziende riducono i tempi di trattamento e migliorano l’affidabilità dei dati. Questa base consente anche un pilotaggio finanziario più accurato e prepara l’organizzazione a requisiti crescenti di conformità e reporting.
La digitalizzazione rende infine possibile una gestione più proattiva: con dati centralizzati e strutturati, acquisti e finanza possono anticipare gli scostamenti e intervenire prima che si traducano in superamenti di budget o inefficienze operative.
Il pilotaggio delle spese professionali non consiste nel produrre più report, ma nel consentire decisioni informate e tempestive. Il management ha bisogno di una visione chiara e affidabile su dove le risorse vengono impegnate, come vengono spese e quali leve possono essere attivate. Questo è ancora più critico quando una parte significativa delle spese riguarda gli achats de classe C, caratterizzati da una forte dispersione.
In assenza di indicatori pertinenti, le funzioni acquisti e finanza operano in modo reattivo. Le decisioni si basano su dati aggregati, poco azionabili. L’introduzione di KPI di acquisto consente di collegare le spese professionali agli obiettivi di performance, conformità e gestione del rischio.
Un pilotaggio efficace richiede anche una governance chiara. Chi decide, su quali soglie e in quale fase del processo? Quando le responsabilità non sono definite, il controllo si indebolisce e gli scostamenti aumentano. Modelli strutturati di gestione degli acquisti aiutano a chiarire i ruoli e a rendere coerenti le decisioni con la realtà operativa.
Infine, il processo decisionale necessita di dashboard leggibili e condivise. I dati creano valore solo se mettono in evidenza anomalie, opportunità di ottimizzazione e rischi fornitori. Soluzioni basate su cruscotti degli acquisti efficienti offrono la visibilità trasversale necessaria per mantenere un controllo duraturo delle spese professionali.
La conformità non è più un tema secondario nella gestione delle spese professionali. Direzioni, revisori e stakeholder esterni si aspettano oggi che le aziende siano in grado di giustificare le spese, identificare chiaramente i fornitori e dimostrare l’applicazione coerente delle regole interne. Queste aspettative sono particolarmente elevate per i flussi legati agli achats de classe C, spesso meno strutturati rispetto agli acquisti strategici.
La sfida va oltre il rispetto delle policy interne. Le spese professionali alimentano anche i dispositivi di governance, ESG e reporting. Quando i dati sono frammentati o ricostruiti manualmente, la conformità diventa fragile. Un approccio basato sulla gestione degli acquisti sostenibili consente di strutturare informazioni affidabili e riutilizzabili da finanza, acquisti e funzioni di controllo.
Un altro aspetto critico riguarda il rischio fornitori. Essere in grado di identificare i partner, tracciare gli impegni e documentare le transazioni è essenziale per limitare l’esposizione legale e operativa. Pratiche strutturate di gestione dei rischi del fornitore rafforzano la capacità dell’azienda di anticipare problemi e di affrontare audit senza interrompere le attività.
A livello internazionale, le linee guida sulla corporate governance sottolineano l’importanza della trasparenza e della tracciabilità dei processi finanziari. L’OCSE, ad esempio, evidenzia il ruolo dei sistemi di controllo nel garantire integrità e responsabilità nelle organizzazioni. OECD – Corporate Governance
Quando la conformità è integrata a monte, nel momento in cui la spesa viene impegnata, diventa una leva di affidabilità e credibilità, non un vincolo imposto a posteriori.
Le spese professionali non sono un tema marginale. Quando restano poco strutturate, generano costi nascosti, rischi di conformità e perdita di efficienza operativa. Al contrario, quando vengono governate in modo coerente, diventano una leva di performance, trasparenza e affidabilità per l’intera organizzazione.
Questo è particolarmente vero per i flussi legati agli achats de classe C. La loro natura frammentata non giustifica un controllo approssimativo, ma richiede approcci specifici, capaci di combinare standardizzazione, digitalizzazione e pilotaggio continuo.
Le aziende che riescono a strutturare questi flussi non cercano di moltiplicare i controlli, ma di integrare le regole direttamente nei processi decisionali. In questo modo, il controllo diventa naturale, la conformità sostenibile e l’ottimizzazione misurabile.
Per andare oltre le buone intenzioni e passare a un modello operativo efficace, molte organizzazioni scelgono di farsi accompagnare da esperti della funzione acquisti. Un supporto mirato consente di identificare rapidamente le leve prioritaires e di mettere sotto controllo le spese professionali senza appesantire l’organizzazione.
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Per approfondire le soluzioni di esternalizzazione dedicate ai flussi a basso valore unitario, puoi anche esplorare i servizi di outsourcing degli acquisti, pensati per mantenere il controllo riducendo il carico operativo interno.
Le spese professionali comprendono tutti i costi sostenuti dall’azienda per il funzionamento quotidiano al di fuori degli investimenti strategici. Rientrano in questa categoria, ad esempio, acquisti operativi, servizi ricorrenti, forniture indirette e spese amministrative. Una parte significativa di queste spese è spesso legata agli achats de classe C, caratterizzati da importi unitari ridotti ma da un volume elevato di transazioni.
La difficoltà nasce dalla loro frammentazione. Quando le decisioni di spesa sono distribuite tra molti attori e non passano attraverso processi strutturati, la visibilità si perde rapidamente. Senza un adeguato controllo delle spese, gli scostamenti emergono solo a posteriori, limitando le possibilità di intervento.
Gli achats de classe C rappresentano la parte più diffusa e meno strutturata delle spese professionali. Pur non essendo strategici singolarmente, generano un impatto rilevante su costi, carico amministrativo e rischi fornitori. Per questo motivo, sono spesso al centro delle iniziative di gestione della tail spend.
No, se la digitalizzazione è progettata correttamente. L’obiettivo non è aggiungere strumenti, ma collegare in modo fluido le fasi del processo. Soluzioni orientate alla digitalizzazione degli acquisti permettono di ridurre i carichi manuali, migliorare la qualità dei dati e facilitare il controllo senza rallentare l’operatività.
Gli indicatori più utili sono quelli che collegano le spese a decisioni concrete: numero di fornitori, livello di dispersione, tempi di trattamento, tasso di conformità alle regole. L’uso di KPI di acquisto consente di trasformare i dati in leve di governo e di anticipare gli scostamenti.
L’outsourcing diventa rilevante quando i volumi di spesa e il carico operativo superano le capacità interne, in particolare per flussi a basso valore unitario. Soluzioni di outsourcing degli acquisti permettono di mantenere il controllo riducendo complessità e costi di gestione.
Sì. Spese poco strutturate aumentano il rischio di non conformità, soprattutto in fase di audit o di reporting. Una gestione basata su dati tracciabili e su una chiara gestione dei rischi del fornitore rafforza la capacità dell’azienda di rispondere a controlli interni ed esterni.
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