I costi nascosti degli acquisti spot

Gli acquisti non strategici (chiamati anche tail spend o acquisti spot) sono pochi in volume, ma rappresentano costi nascosti importanti per l'azienda. Il 5% del volume totale degli acquisti aziendali è infatti considerato tail spend, ovvero acquisti generici di basso valore, non ricorrenti e non critici. In media, rappresentano il 70% dei costi nascosti in azienda. Questo dato evidenzia la necessità di ottimizzare la gestione del tail spend. Migliorare la politica di acquisto, esternalizzando anche questa funzione, è l'unico modo per ridurre i costi nascosti associati agli acquisti spot e per garantire la sostenibilità delle attività di un'azienda. In questo articolo, scoprite come l'esternalizzazione degli acquisti può contribuire a eliminare i costi nascosti associati al tail spend.

Costi nascosti: definizione

La contabilità permette di conoscere e valutare i vari costi di un'azienda al fine di attuare una buona strategia di gestione per migliorarne le performance. Tuttavia, non tutti i costi si riflettono nella contabilità. Esistono anche i cosiddetti costi nascosti. È la teoria dei costi nascosti di Henri Savall. Quest'ultimo è un economista e professore di scienze gestionali all'Università di Lione III. Ha fondato l'ISEOR, ovvero l'Istituto di Socio-Economia delle Imprese e delle Organizzazioni, che sviluppa strumenti e metodi per ottimizzare i costi sulla base della relazione tra costi nascosti e performance aziendale.

Secondo Henri Savall, i costi nascosti in azienda sono semplicemente costi invisibili che non compaiono nella contabilità dell'azienda. A differenza dei costi visibili, che hanno un nome specifico, sono costi reali o mancati profitti che non sono registrati o che sono identificati in modo errato nel sistema contabile. Possono tuttavia danneggiare le performance aziendali. Ecco perché vengono anche chiamati costi di non-performance.

I costi nascosti in azienda riflettono l'esistenza di anomalie o disfunzioni organizzative. Tra le origini dei costi nascosti possiamo citare prodotti di scarsa qualità, un turnover eccessivo del personale, il mancato rispetto delle scadenze, l'assenteismo, ecc. Va notato che i meccanismi di regolazione messi in atto dai manager per correggere i costi nascosti generano essi stessi costi nascosti. Comportano infatti una perdita di tempo per i manager, nuovi investimenti e l'istituzione di una nuova organizzazione.

Nel sistema contabile, i costi nascosti possono confluire nei costi di prodotti e servizi o essere assimilati ai costi opportunità. A seconda dei servizi o delle funzioni interessate, esistono diversi tipi di costi nascosti in azienda : i costi nascosti delle risorse umane, i costi nascosti del controllo di gestione, i costi nascosti dell'ufficio acquisti... I costi nascosti del tail spend rientrano tra questi ultimi.

I costi nascosti degli acquisti non strategici o spot: di cosa parliamo?

Gli acquisti aziendali possono essere classificati in tre categorie secondo la legge di Pareto: acquisti di classe A, di classe B e tail spend. Questa classificazione conferma un'altra categorizzazione degli acquisti: acquisti diretti e acquisti indiretti.

- Acquisti diretti: chiamati anche acquisti strategici o produttivi, gli acquisti diretti sono acquisti di prodotti o materie prime che entrano direttamente nel processo produttivo. Corrispondono agli acquisti di classe A secondo il principio di Pareto. Rappresentano l'80% del volume totale degli acquisti aziendali. Trattandosi di acquisti strategici, vengono quasi sistematicamente ottimizzati dagli uffici acquisti.

- Acquisti indiretti: come suggerisce il nome, non entrano direttamente nel processo produttivo. Sono chiamati anche acquisti non strategici o non produttivi. Possono essere classificati in due sottocategorie: acquisti di classe B e tail spend.

I primi si riferiscono agli acquisti non produttivi che sono al tempo stesso strategici e ricorrenti. Hardware informatico, flotta di veicoli e trasferte rientrano in questa categoria. Rappresentano il 15% delle spese aziendali. Poiché rappresentano una sfida strategica, anche gli acquisti di classe B vengono piuttosto ottimizzati dagli uffici acquisti.

Non è così per il tail spend di basso valore, spesso trascurato dall'azienda in quanto considerato non strategico. Rappresenta il 5% del volume degli acquisti aziendali. Il tail spend è costituito da acquisti di prodotti o servizi utili al corretto funzionamento dell'azienda, ma non strategici. A differenza degli acquisti di classe B, non sono ricorrenti. Sono quindi occasionali e poco prevedibili. Cancelleria, arredi, dispositivi di protezione individuale, dispositivi di protezione individuale, prodotti per l'igiene e piccoli utensili fanno parte di questa categoria di acquisto.

Tail spend: piccoli acquisti e grandi impatti

Nonostante il loro importo ridotto (meno di 500 € per ordine), il tail spend rappresenta la maggior parte dei costi indiretti. Costituisce il 60% del volume degli ordini, il 75% del numero di fornitori e l'85% del numero di articoli.

Il tail spend racchiude quindi costi nascosti significativi (il 70% dei costi nascosti in azienda).

Questi costi nascosti del tail spend sono legati alla creazione di un gran numero di fornitori, con la conseguenza di generare costi amministrativi significativi. Le aziende, infatti, hanno esigenze di acquisto diversificate nel corso della loro attività. Il problema è che molte strutture referenziano nuovi fornitori per ogni esigenza di acquisto.

Questo 70% rappresenta generalmente la gestione di un numero considerevole di fornitori. Il costo di gestione di un fornitore è in media compreso tra i 1.000 e i 3.000 € all'anno. A seconda delle dimensioni dell'azienda, gli uffici acquisti possono dover gestire migliaia di fornitori. Senza contare i fornitori non referenziati a cui possono essere rivolte richieste d'acquisto "maverick".

Tuttavia, la maggior parte di essi soddisfa solo un'esigenza specifica: è ciò che viene chiamato anche acquisto spot. Questo costante aumento del numero di fornitori genera inevitabilmente costi amministrativi con, da un lato, i costi legati alla gestione dei fornitori (referenziamento, aggiornamento nel database) stimati intorno a 1.000 € per fornitore. E, dall'altro, i costi di transazione (ricerca del prodotto, processo di ordine e fatturazione), stimati tra i 19 e i 95 € a seconda del livello di digitalizzazione implementato dall'azienda

Moltiplicando questi costi nascosti, che a prima vista sembrano bassi, per il numero di fornitori, si ottengono costi significativi che è essenziale controllare per aumentare la performance d'acquisto dell'azienda.

Sulla base di questa osservazione, è innegabile che l'aggregazione dei fornitori per il tail spend rappresenti un'importante leva economica, sia per ridurre i costi amministrativi sia per realizzare economie di scala. Oltre all'aspetto finanziario, permette anche di migliorare la produttività dei team liberando il loro tempo.

Ridurre i costi nascosti aziendali riprendendo il controllo degli acquisti spot

Secondo uno studio Sherpa HEC, solo l'8% delle aziende ritiene di avere una politica di gestione ottimizzata per il proprio tail spend. Eppure, un migliore controllo di questi acquisti spot è il modo più efficace per un'azienda di ridurre i costi e distinguersi dalla concorrenza. La domanda che sorge è: come riprendere il controllo degli acquisti spot?

Per trattare e controllare il tail spend, le aziende hanno tre soluzioni tra cui scegliere:

Gestire gli acquisti spot presso l'ufficio acquisti

Questa soluzione è preferibile quando il numero di fornitori per gli acquisti indiretti si moltiplica. Gli acquisti sono quindi occasionali. Ci si trova allora in una situazione di approvvigionamento, e non più di acquisto. Gli uffici acquisti possono occuparsi dell'approvvigionamento e della gestione dei contratti. Si otterrà una riduzione dei costi nascosti indiretti. Tuttavia, questa soluzione presenta un grosso svantaggio: non è il modo più ottimale per garantire l'efficacia dell'ufficio acquisti nelle sue missioni principali.

Gestire gli acquisti spot internamente (ma non presso l'ufficio acquisti)

Questa soluzione va considerata in un contesto digitale in cui gli acquisti online stanno acquisendo un notevole slancio. Consiste nel decentralizzare gli acquisti. Ogni reparto si occuperà del proprio tail spend, disponendo di metodi di pagamento adeguati. Sebbene questo metodo possa ridurre in misura minore i costi nascosti del tail spend, il suo svantaggio è che non consente una ripartizione precisa delle spese. È inoltre difficile da attuare nei grandi gruppi.

Esternalizzare il tail spend

Questa soluzione è la più ottimale. Consiste nell'affidare la gestione degli acquisti spot a un fornitore di servizi esterno. L'esternalizzazione è una soluzione diffusa. Sempre più aziende ricorrono a questa soluzione per ottimizzare le spese e il tempo. Infatti, quando un ufficio acquisti raggiunge una maggiore maturità, si concentra esclusivamente sugli acquisti strategici, ottimizzando il proprio tempo per dedicarsi ai cosiddetti acquisti critici.

Affidare gli acquisti non strategici a un'azienda esterna competente non permette soltanto di guadagnare in efficienza e di dedicarsi al proprio core business. Contribuisce anche a ridurre i costi nascosti associati al tail spend.

I vantaggi dell'esternalizzazione del tail spend

Scegliere di esternalizzare gli acquisti spot presenta numerosi vantaggi per le aziende:

Ottimizzare il processo d'acquisto

L'ufficio acquisti è la funzione responsabile di procurarsi i vari prodotti o servizi necessari al funzionamento dell'azienda e di distribuirli ai vari reparti che ne hanno bisogno. Per ogni prodotto da ordinare possono esserci più fornitori in concorrenza. Ciò rende il processo d'acquisto relativamente complesso e dispendioso in termini di tempo. Optando per l'esternalizzazione del vostro tail spend, permettete ai vostri team interni di concentrarsi sul proprio core business.

Un notevole risparmio di tempo

Pur non essendo strategico, il tail spend può richiedere molto tempo ai responsabili acquisti a causa dell'elevato numero di fornitori da contattare. L'esternalizzazione degli acquisti spot libera tempo agli uffici acquisti, che potranno così concentrarsi su acquisti a maggior valore aggiunto e sul proprio core business.

Ridurre i costi nascosti

Tuttavia, il vantaggio principale dell'esternalizzazione del tail spend è la riduzione dei costi nascosti aziendali. Queste spese possono compromettere seriamente i risultati aziendali se non vengono ottimizzate. L'esternalizzazione del tail spend consente di ridurre i costi nascosti di questo tipo di acquisto razionalizzando i fornitori e ottimizzando i prezzi tramite l'aggregazione.

Questa soluzione non riduce soltanto i costi amministrativi associati agli acquisti spot. Riduce anche i costi totali o TCO legati agli acquisti, ovvero i costi diretti e indiretti di un prodotto lungo tutto il suo ciclo di vita. Chi dice costi più bassi, dice performance aziendali più elevate.

Un migliore QCD

Affidando la gestione dei vostri acquisti non strategici a uno specialista, avete la garanzia di ottenere un risultato migliore in termini di qualità, costo e tempo, meglio noto come triangolo QCD. Grazie a una migliore conoscenza del mercato, sarà in grado di individuare i migliori fornitori per ogni tipo di prodotto da acquistare. Ciò vi consente di ottenere costi d'acquisto più bassi e una migliore efficienza.

Specialista nell'esternalizzazione e nella digitalizzazione degli acquisti aziendali, BME Consulting vi accompagna nel vostro progetto di esternalizzazione del tail spend per ridurre i vostri costi nascosti. Grazie alla nostra rete di buyer e fornitori distribuita su 5 paesi, garantiamo un controllo ottimale del vostro sourcing. Le nostre soluzioni vi permettono di risparmiare tempo e denaro riducendo i vostri costi nascosti e di guadagnare in competitività. Affiderete infatti la gestione dei vostri acquisti non strategici a mani esperte. Da parte vostra, potrete concentrarvi sul vostro core business.