Les coûts cachés des achats spot et du Tail Spend

Les achats non stratégiques, également appelés Tail Spend ou achats spot, représentent une faible part du montant total des achats, mais génèrent des coûts cachés importants pour l’entreprise.

Ainsi, 5 % du volume total des achats d’une entreprise serait constitué de Tail Spend, c’est-à-dire d’achats génériques, de faible valeur, non récurrents et non critiques. Pourtant, ils représenteraient en moyenne jusqu’à 70 % des coûts cachés liés aux achats.

Ces chiffres mettent en évidence la nécessité d’optimiser la gestion du Tail Spend. Améliorer sa politique Achats, notamment en externalisant une partie de ces opérations, permet de réduire les coûts cachés associés aux achats spot et d’améliorer durablement la performance de l’entreprise.

Dans cet article, découvrez comment l’externalisation des achats de classe C et du Tail Spend peut permettre de réduire ces coûts cachés.

Coûts cachés : définition

La comptabilité permet d’identifier et d’évaluer les différents coûts supportés par une entreprise afin de mettre en place une stratégie de gestion adaptée et d’améliorer ses performances.

Cependant, tous les coûts ne sont pas directement visibles dans les comptes. Il existe également ce que l’on appelle des coûts cachés.

Cette notion est notamment développée dans la théorie des coûts cachés d’Henri Savall, économiste et professeur en sciences de gestion à l’Université Lyon III. Il est également à l’origine de l’ISEOR, l’Institut de Socio-Économie des Entreprises et des Organisations, qui développe des méthodes d’analyse et d’optimisation reposant notamment sur les liens entre coûts cachés et performance de l’entreprise.

Selon cette approche, les coûts cachés d’une entreprise sont des coûts réels qui n’apparaissent pas directement ou clairement dans sa comptabilité.

Contrairement aux coûts visibles, qui sont identifiés et affectés à une catégorie précise, ils peuvent correspondre à des dépenses mal identifiées ou à des manques à gagner. Ils peuvent néanmoins affecter significativement les performances de l’entreprise. C’est pourquoi ils sont parfois qualifiés de coûts de non-performance.

Les coûts cachés peuvent notamment révéler certains dysfonctionnements organisationnels : problèmes de qualité, turnover important, non-respect des délais, absentéisme, perte de temps ou mauvaise organisation.

Les actions mises en œuvre par les managers pour corriger ces dysfonctionnements peuvent elles-mêmes générer de nouveaux coûts : temps de management supplémentaire, investissements ou réorganisation des équipes.

Dans le système comptable, ces coûts cachés peuvent être intégrés aux coûts des produits et services ou assimilés à des coûts d’opportunité.

Ils peuvent concerner différentes fonctions de l’entreprise : ressources humaines, contrôle de gestion, production ou encore achats.

Les coûts cachés liés au Tail Spend et aux achats spot font ainsi partie des coûts cachés de la fonction Achats.

Quels sont les coûts cachés des achats non stratégiques et des achats spot ?

Les achats d’une entreprise peuvent être répartis en trois catégories selon une logique inspirée de la loi de Pareto : achats de classe A, B et C.

Cette classification peut également être rapprochée de la distinction entre achats directs et achats indirects.

Les achats directs

Les achats directs, également appelés achats stratégiques ou achats de production, concernent les produits et matières premières qui entrent directement dans le processus de production.

Ils correspondent aux achats de classe A et représenteraient environ 80 % du montant total des achats de l’entreprise.

Parce qu’ils sont stratégiques, ils sont généralement étroitement pilotés et optimisés par les Directions Achats.

Les achats indirects

Comme leur nom l’indique, les achats indirects n’entrent pas directement dans le processus de production. Ils sont également appelés achats hors production.

Ils peuvent être divisés en deux grandes catégories : les achats de classe B et le Tail Spend ou achats de classe C.

Les achats de classe B correspondent à des achats hors production à la fois récurrents et relativement stratégiques. Le matériel informatique, les flottes automobiles ou encore les déplacements professionnels peuvent entrer dans cette catégorie.

Ils représenteraient environ 15 % des dépenses de l’entreprise et font généralement l’objet d’une optimisation par les Directions Achats.

La situation est différente pour le Tail Spend, composé d’achats de faible montant souvent négligés parce qu’ils sont considérés comme peu stratégiques.

Ils représenteraient environ 5 % du montant total des achats de l’entreprise.

Les achats de Tail Spend concernent des produits ou services nécessaires au fonctionnement de l’entreprise, mais sans véritable caractère stratégique.

Contrairement aux achats de classe B, ils sont souvent non récurrents, ponctuels et difficiles à prévoir.

Fournitures de bureau, mobilier, équipements de protection individuelle, produits d’hygiène ou petit outillage peuvent notamment appartenir à cette catégorie.

Tail Spend : de petits achats qui peuvent avoir un impact important

Malgré leur faible montant, parfois inférieur à 500 € par commande, les achats de Tail Spend peuvent représenter une part très importante de la complexité opérationnelle des Achats.

Ils représenteraient :

• 60 % du nombre de commandes ;
• 75 % du nombre de fournisseurs ;
• 85 % du nombre de références achetées.

Le Tail Spend peut ainsi concentrer une part importante des coûts cachés liés aux achats.

Ces coûts sont notamment liés au nombre élevé de fournisseurs créés et administrés par l’entreprise.

Au cours de son activité, une entreprise rencontre constamment de nouveaux besoins. Or, de nombreuses organisations continuent de référencer un nouveau fournisseur pour chaque demande d’achat spécifique.

La gestion de cette multitude de fournisseurs entraîne des coûts administratifs importants.

Le coût annuel de gestion d’un fournisseur serait ainsi compris entre 1 000 € et 3 000 € par an. Selon la taille de l’entreprise, une Direction Achats peut être amenée à gérer plusieurs milliers de fournisseurs.

À cela peuvent s’ajouter des fournisseurs non référencés sollicités dans le cadre d’achats sauvages ou Maverick Spend.

Or, beaucoup de ces fournisseurs ne répondent qu’à un besoin ponctuel : on parle alors d’achat spot.

La multiplication continue du nombre de fournisseurs génère alors différents coûts administratifs :

• les coûts liés à la gestion et au référencement des fournisseurs ;
• la mise à jour des bases de données ;
• la recherche de produits ;
• le traitement des commandes ;
• la gestion des factures.

Les coûts de gestion d’un fournisseur peuvent atteindre environ 1 000 €, tandis que les coûts de transaction seraient compris entre 19 € et 95 €, selon le niveau de digitalisation de l’entreprise.

Pris individuellement, ces coûts peuvent sembler faibles. Mais multipliés par plusieurs centaines ou milliers de fournisseurs et de transactions, ils deviennent significatifs.

Il devient alors essentiel de les maîtriser afin d’améliorer la performance de la fonction Achats.

Dans ce contexte, la rationalisation du panel fournisseurs constitue un véritable levier économique pour le Tail Spend.

Elle permet de réduire les coûts administratifs, de mutualiser certains volumes et de réaliser des économies d’échelle.

Au-delà de l'aspect financier, elle améliore également la productivité des équipes en leur permettant de consacrer davantage de temps aux achats à forte valeur ajoutée.

Réduire les coûts cachés en reprenant le contrôle des achats spot

Selon une étude Sherpa HEC citée dans le contenu d’origine, seulement 8 % des entreprises estimeraient disposer d’une politique de gestion réellement optimisée de leur Tail Spend.

Pourtant, mieux maîtriser les achats spot constitue un levier important pour réduire les coûts et améliorer la performance opérationnelle.

Comment reprendre le contrôle de ces achats ?

Pour traiter et maîtriser le Tail Spend, les entreprises disposent principalement de trois solutions.

Gérer les achats spot directement au sein de la Direction Achats

Cette solution est souvent retenue lorsque le nombre de fournisseurs liés aux achats indirects augmente fortement.

Les besoins étant ponctuels, les équipes Achats se retrouvent alors davantage dans une logique d’approvisionnement et de traitement transactionnel que dans une véritable démarche stratégique.

La Direction Achats peut prendre en charge les commandes, les approvisionnements et la gestion des contrats.

Cette organisation peut permettre de réduire certains coûts indirects.

Elle présente néanmoins un inconvénient majeur : les acheteurs passent une partie importante de leur temps à traiter des opérations administratives et transactionnelles, au détriment de leurs missions stratégiques.

Décentraliser les achats spot auprès des différents services

Une deuxième possibilité consiste à décentraliser ces achats.

Chaque service ou département gère alors directement ses propres achats de Tail Spend et dispose de moyens de paiement adaptés.

Cette approche s'inscrit notamment dans le développement des achats en ligne.

Elle peut permettre de réduire certains coûts de traitement, mais présente plusieurs limites.

Elle rend notamment plus difficile la consolidation précise des dépenses, la maîtrise des fournisseurs et le contrôle des pratiques Achats.

Cette organisation devient également complexe à piloter au sein des grands groupes.

Externaliser la gestion du Tail Spend

Une troisième solution consiste à confier la gestion des achats spot à un prestataire externe spécialisé.

L’externalisation permet aux entreprises d’optimiser leurs dépenses tout en réduisant le temps consacré aux tâches transactionnelles.

À mesure que la maturité d’une Direction Achats augmente, celle-ci cherche généralement à concentrer ses ressources sur les achats stratégiques, critiques et à forte valeur ajoutée.

Confier les achats non stratégiques à un prestataire spécialisé permet donc non seulement de gagner en efficacité, mais aussi de réduire les coûts cachés associés au Tail Spend.

Quels sont les avantages de l’externalisation du Tail Spend ?

Externaliser les achats spot et les achats de classe C peut apporter plusieurs avantages aux entreprises.

Optimiser le processus Achats

La Direction Achats doit permettre à l’entreprise d’obtenir les produits et services nécessaires à son fonctionnement dans les meilleures conditions.

Or, pour chaque besoin, plusieurs fournisseurs peuvent être recherchés, consultés et comparés.

Le traitement de ces demandes devient rapidement complexe et chronophage lorsque les volumes de commandes et de fournisseurs augmentent.

En externalisant votre Tail Spend, vous permettez à vos équipes internes de se concentrer sur leurs missions principales et sur les catégories d’achats générant davantage de valeur.

Gagner un temps considérable

Bien qu’ils soient peu stratégiques, les achats de classe C et le Tail Spend peuvent mobiliser énormément de temps pour les acheteurs en raison du nombre de fournisseurs, de demandes et de transactions à traiter.

L’externalisation des achats spot libère du temps pour les Directions Achats.

Les acheteurs peuvent ainsi se concentrer sur les négociations stratégiques, la gestion des fournisseurs clés, l’innovation ou encore l’amélioration de la performance Achats.

Réduire les coûts cachés

L’un des principaux avantages de l’externalisation du Tail Spend réside dans la réduction des coûts cachés.

Lorsqu’ils ne sont pas maîtrisés, ces coûts peuvent avoir un impact significatif sur les résultats de l’entreprise.

L’externalisation permet notamment de rationaliser le nombre de fournisseurs et de mutualiser certains volumes d’achat.

Elle ne permet donc pas uniquement de réduire les coûts administratifs liés aux achats spot.

Elle contribue également à diminuer le coût total d’acquisition ou TCO (Total Cost of Ownership), qui intègre les coûts directs et indirects associés à un produit ou à un service tout au long de son cycle de vie.

Réduire ces coûts contribue directement à améliorer la performance économique de l’entreprise.

Améliorer la performance QCD : Qualité, Coût, Délai

Confier la gestion de vos achats non stratégiques à un spécialiste peut également permettre d'améliorer la performance selon les trois dimensions du QCD : Qualité, Coût et Délai.

Grâce à une meilleure connaissance du marché et à un panel fournisseurs plus large, un prestataire spécialisé peut identifier les fournisseurs les plus adaptés à chaque besoin.

L’entreprise peut ainsi bénéficier de meilleurs prix, d’une qualité maîtrisée et de délais optimisés.

Spécialiste de l’externalisation et de la digitalisation des achats d’entreprise, Buy Made Easy accompagne les organisations dans l’externalisation de leur Tail Spend et de leurs achats de classe C afin de réduire leurs coûts cachés.

Grâce à notre réseau d’acheteurs et de fournisseurs répartis dans plusieurs pays, nous assurons la prise en charge du sourcing et des achats non stratégiques.

Nos solutions permettent aux entreprises de gagner du temps, réduire leurs coûts cachés, rationaliser leur panel fournisseurs et améliorer leur compétitivité.

Pendant que nos experts prennent en charge vos achats non stratégiques, vos équipes Achats peuvent se concentrer sur leur véritable priorité : les achats stratégiques et la création de valeur pour l’entreprise.

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