Olivier Audino
Webinar :
Matinale Achats de Lyon
Vendredi 14 Février de 9h à 12h30
La gestion des contrats est l’un des défis liés à la digitalisation des entreprises. Elle présente des enjeux tant sur le plan juridique qu’organisationnel. Il est important pour les dirigeants de trouver une solution pour faire face à la multiplication des documents, le versioning, les erreurs humaines et même les pertes de temps afférentes. C’est dans ce contexte que l’intelligence artificielle s’impose comme une solution de choix pour automatiser, fiabiliser et centraliser les contrats d’entreprise. Vous vous demandez pourquoi intégrer l’IA dans vos processus contractuels ou encore comment le faire de manière efficace ? Découvrez ici les réponses à vos interrogations.
L’intégration de l’intelligence artificielle dans la gestion des contrats est avantageuse à bien des égards pour les entreprises.
La rédaction de contrats est une tâche chronophage pour les entreprises, surtout lorsqu’elle est faite manuellement. Comme indiqué par les professionnels de Tomorro, l’IA vient automatiser cette tâche grâce à des modèles intelligents. Ces derniers peuvent être adaptés aux réalités de chaque client, fournisseur ou collaborateur.
En quelques clics, vous pourrez générer un contrat bien structuré contenant les bonnes clauses juridiques et conformes aux normes internes de l’entreprise. Il contiendra les informations personnelles des différentes parties, mais aussi les dates, les montants, etc. L’intégration de l’IA au processus offre ainsi un gain de temps significatif, surtout si vous traitez de gros volumes de données contractuelles. Son utilité est avérée dans les secteurs du commerce et de l’immobilier.
La gestion manuelle des contrats engendre des risques d’erreurs de formulation, d’oublis de clauses ou d’incohérences entre différentes versions. Cela peut avoir des conséquences juridiques et financières graves sur votre entreprise. En s’appuyant sur des modèles juridiques validés, l’IA réduit fortement ces risques.
Bien paramétrée, l’IA peut signaler automatiquement les clauses manquantes ou non conformes dans un contrat. Vous pouvez aussi l’utiliser pour comparer deux versions pour identifier les écarts et les ajustements nécessaires. En cas de besoin, l’intelligence artificielle propose des formulations sécurisées et à jour pour vos contrats. Votre équipe juridique bénéficie ainsi de plus de sérénité, avec l’assurance que les réglementations en vigueur sont respectées.
La gestion traditionnelle des contrats implique des fichiers éparpillés dans des boîtes mail, des disques durs ou des dossiers papier. En intégrant l’IA à votre système de gestion documentaire, vous regroupez tous vos contrats dans un espace unique que vous pouvez consulter à tout moment.
Grâce à la reconnaissance sémantique, l’IA peut classer automatiquement les contrats par typologie, par date ou par signataire. Elle est même capable d’extraire des informations telles que la durée, l’échéance ou les conditions de renouvellement d’un engagement. L’IA permet une recherche intelligente par mot-clé ou par expression. Cela vous permet de vite retrouver un fichier ou un dossier en cas d’urgence.
L’adoption de l’IA pour votre système de gestion des données contractuelles se fait en 3 étapes.
Avant tout, vous devez identifier les types de contrats gérés par votre entreprise. Vous devez connaître leur fréquence, leur niveau de personnalisation ainsi que les acteurs impliqués. Il peut s’agir des juristes, des commerciaux, des responsables des ressources humaines. L’important ici est de faire une cartographie des processus actuels afin d’identifier :
La définition de vos besoins vous permet de choisir la solution IA réellement adaptée à la taille et aux objectifs de votre organisation.
Aujourd’hui, il existe une multitude de solutions de contract management automation. De nombreuses plateformes spécialisées intègrent des modules d’IA pour une génération rapide et efficace des contrats.
Elles permettent de centraliser les documents dans un espace sécurisé, mais aussi d’automatiser les relances ou les alertes de renouvellement. Par-dessus tout, elles facilitent la signature électronique des documents. Il vous revient d’opter pour une solution qui répond vraiment à vos attentes.
Comme tout outil digital, la réussite du projet passe par l’adhésion des utilisateurs. Vous devez alors prévoir une phase d’accompagnement pour ce changement dans vos processus. Cela passe par la formation des équipes concernées. Vous pouvez créer des guides ou des tutoriels pour faciliter la prise en main des outils.
Ensuite, faites des tests sur des contrats types. L’objectif est de montrer à vos collaborateurs que l’IA ne remplace pas l’humain. Au contraire, elle lui fait gagner en efficacité, en précision et en confort dans son travail.
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