Soluzione di acquisto elettronico

Creare valore attraverso l'outsourcing degli acquisti

Pubblicato da

Jeremy Ferrer

La creazione di valore

Per creare valore esternalizzando i propri acquisti, le aziende devono considerare attentamente benefici a lungo termine l'uso di fornitori di servizi esterni.

L'ascesa di potere di outsourcing dei processi aziendali (BPO) ha trasformato la struttura di molti settori negli ultimi due decenni.
Le aziende ora esternalizzano regolarmente attività, processi o intere operazioni a terzi. A sua volta, il settore del BPO si è evoluto per offrire una gamma sempre più ampia di servizi, inclusi molti servizi di importanza strategica come la produzione o la ricerca e sviluppo.

Quando si tratta di fare acquisti, processo di outsourcing ha seguito la stessa traiettoria, ma più lentamente. L'esternalizzazione degli acquisti, per quanto riguarda aspetti transazionali, come l'elaborazione degli ordini o la gestione delle fatture, è ora relativamente comune.
Tuttavia, è solo negli ultimi dieci anni che l'esternalizzazione delle attività difornendo strategico, come la selezione dei fornitori, la negoziazione dei contratti o la gestione delle specifiche, è diventato molto diffuso.

I vantaggi dell'outsourcing

I fornitori di outsourcing degli acquisti affermano che l'outsourcing di queste attività offre ai propri clienti numerosi vantaggi.
Raggruppando le richieste di acquisto di più clienti, mirano in particolare a garantire Prezzi più bassi. Inoltre, i fornitori di outsourcing degli acquisti implementano procedure di elaborazione «industriali» per ridurre i costi relativi a Approvvigionamento, la valutazione dei fornitori o l'elaborazione delle richieste di quotazione. Hanno inoltre una solida esperienza nelle categorie in cui le basse spese impediscono ai clienti di mantenere internamente adeguate competenze in materia di approvvigionamento. Infine, l'esternalizzazione di Acquisti di classe C, più piccolo o meno importante per una terza parte, lascia più tempo all'acquirente interno per ottimizzare gli acquisti strategici.

Alcune aziende sono riuscite a esternalizzare alcune o tutte le loro attività daapprovvigionamento strategico. Ad esempio, un servizio pubblico europeo ha subappaltato l'intera funzione di acquisto a un fornitore di servizi esterno nell'ambito di un contratto quinquennale.
Il fornitore di outsourcing degli acquisti è stato in grado di candidarsi leve commerciali comprovata nelle sue attività di approvvigionamento (consolidamento dei volumi, introduzione di nuovi fornitori e rinegoziazione con i fornitori esistenti) ed era anche in grado di utilizzare operazioni di trattamento a basso costo per risparmiare sulle attività di transazione.
Queste modifiche hanno consentito all'azienda cliente di ridurre i costi operativi complessivi di 19% e per migliorare il servizio clienti.

Fasi fondamentali nell'esternalizzazione degli acquisti

Per esternalizzare con successo l'approvvigionamento, le aziende devono adottare un approccio altamente sistematico che includa tre passaggi fondamentali:

Esternalizzano gli acquisti strategici solo nelle categorie in cui ciò crea valore. Valore in modo ovvio.

Hanno un comprensione accurata delle fonti di questo valore e di come liberarli.

Scelgono Partner di outsourcing per l'acquisto che hanno la capacità di indirizzare queste fonti di valore e quindi definire e attuare accordi che ottimizzano le possibilità di ottenere risparmi sostanziali.

Scegliere le categorie giuste

Decidere di esternalizzare l'approvvigionamento in una particolare categoria richiede lo stesso pensiero e la stessa analisi di qualsiasi altra decisione di acquisto. La decisione giusta si basa su due fattori.

Qual è l'importanza strategica della categoria da esternalizzare?
Alcune categorie di approvvigionamento possono rappresentare un netto vantaggio competitivo per l'azienda o avere un impatto così significativo sui requisiti di qualità o sulla proposta di valore per il cliente che l'esternalizzazione potrebbe creare rischi inaccettabili per l'azienda.

L'azienda è in grado di gestire efficacemente questa categoria di acquisto internamente?
La capacità di un'azienda di ottenere il massimo da una categoria dipende da molti fattori. Questi fattori possono essere le dimensioni e la complessità del mercato dei fornitori, l'influenza relativa dell'organizzazione in quel mercato, l'esistenza di adeguate competenze interne o la disponibilità di risorse disponibili.

Nel caso di categorie di approvvigionamento non critiche, le aziende devono valutare se un'altra organizzazione potrebbe essere in una posizione migliore di loro per gestire questa categoria.
In generale, l'outsourcing è quindi un'opzione più interessante per le categorie di approvvigionamento di classe C In un'azienda in cui le aziende spendono meno o acquistano meno frequentemente, o quando non hanno le competenze o le risorse per svolgere un buon lavoro internamente, l'outsourcing degli acquisti può creare valore.

Nell'intraprendere questa analisi, le aziende dovrebbero considerare le implicazioni a medio e lungo termine delle loro decisioni, nonché i loro effetti a breve termine.
Ad esempio, un'azienda globale di trasformazione alimentare ha deliberatamente mantenuto internamente la gestione di una serie di categorie non essenziali. Ha utilizzato queste categorie per sviluppare le competenze dei giovani acquirenti nella funzione acquisti, contribuendo così a garantire la successione all'interno dell'organizzazione.

Come si crea valore?

Una volta che un'organizzazione ha stabilito un elenco ristretto di categorie di approvvigionamento idonee, deve decidere se esternalizzare o meno questi acquisti e quindi creare valore.
Per farlo, deve capire esattamente in che modo l'outsourcing degli acquisti può creare valore nella categoria e quindi scegliere il fornitore di outsourcing e il formato di compensazione giusti.
Les leve per creare valore esternalizzando gli acquisti rientrano in quattro categorie principali:

Aggregazione dei volumi:
Raggruppando le richieste di clienti multipli, i fornitori di outsourcing degli acquisti possono spesso negoziare prezzi migliori, soprattutto nelle aree in cui le spese proprie dell'azienda sono troppo basse o poco frequenti. Per sfruttare i vantaggi dell'aggregazione dei volumi, tuttavia, i fornitori devono garantire che i requisiti di consegna siano sufficientemente coerenti per tutti i loro clienti. Vale anche la pena verificare se gli sconti sui volumi hanno ancora senso. Abbiamo visto casi in cui fornitori più piccoli offrivano prezzi migliori rispetto a fornitori molto più grandi.

Competenza:
Le loro dimensioni consentono ai fornitori di outsourcing di offrire competenze approfondite e conoscenze di mercato in tempo reale in un'ampia gamma di categorie di approvvigionamento.
L'accesso a queste competenze all'avanguardia non solo offre ai clienti vantaggi diretti, ma può anche aiutarli a «imparare dai migliori» e a migliorare le proprie capacità di Approvvigionamento.

Arbitrato sul costo del lavoro:
I fornitori di outsourcing degli acquisti hanno implementato processi standardizzati, spesso ubicati in paesi con bassi costi di manodopera. Questo vantaggio competitivo raggiunge rapidamente i suoi limiti in molte attività strategiche che richiedono una stretta collaborazione e spesso una vicinanza fisica con il servizio clienti: trattative su specifiche tecniche, clausole contrattuali o gestione di forniture complesse...

(Ri) definizione dei bisogni:
Nelle organizzazioni di approvvigionamento di maggior successo, dal 40 al 50% i risparmi totali sono il risultato di modifiche interne, come l'ottimizzazione delle specifiche per ridurre al minimo il costo totale di proprietà o per controllare la domanda. Queste economie tendono anche ad essere le più sostenibili a lungo termine. Tuttavia, per sfruttare i vantaggi della revisione funzionale delle richieste di acquisto, una stretta e continua collaborazione tra la funzione acquisti e altri reparti dell'azienda può essere più difficile per un fornitore esternalizzato.

La potenza potenziale di queste diverse leve varia a seconda delle organizzazioni e delle categorie di acquisto. Inoltre varia nel tempo. Le leve commerciali, come l'aggregazione dei volumi, spesso consentono di ottenere rapidi risparmi, mentre potrebbe essere necessario più tempo per mettere in discussione le specifiche.

Progettare ed eseguire accordi efficaci

Una volta che sanno che l'outsourcing degli acquisti può creare valore, le aziende devono prendere le misure necessarie misure appropriate per raggiungerlo. In definitiva, il successo di qualsiasi accordo di outsourcing degli acquisti è determinato dalla preparazione e dall'attuazione dell'accordo quadro. Dipende quindi dalla selezione di un fornitore appropriato, dall'instaurazione di solide relazioni tra il fornitore e l'organizzazione in generale, nonché da un'attenta gestione del processo una volta stabilito.

Per selezionare il partner giusto, le aziende devono valutare a fondo il mercato, compresa l'esperienza, la competenza, la portata e le relazioni esistenti del fornitore con i clienti. I diversi attori del settore dell'outsourcing degli acquisti hanno proposte di valore molto diverse. Le aziende devono garantire che la portata geografica e la cultura del fornitore corrispondano alle loro esigenze. Ad esempio, quando una società mineraria globale ha stipulato un contratto di outsourcing degli acquisti, il suo reparto acquisti interno è stato costretto a fornire un supporto significativo, poiché i dipendenti dell'appaltatore erano percepiti all'interno dell'azienda come inflessibili e difficili da gestire.

Per stabilire una relazione efficace tra il fornitore e l'organizzazione nel suo insieme, l'azienda deve garantire che l'accordo proposto soddisfa i requisiti interni. La resistenza da parte del personale direttivo o operativo può causare il fallimento di un accordo di outsourcing degli acquisti sin dall'inizio. Meno stakeholder aziendali devono essere convinti del valore creato dall'esternalizzazione degli acquisti.
La maggior parte delle aziende ritiene che la nomina di un project manager sia essenziale per monitorare le prestazioni degli appaltatori e risolvere i problemi relazionali.
Le aziende dovrebbero inoltre fare attenzione a trattare il proprio fornitore di servizi come un partner strategico — comunicando chiaramente il loro orientamento strategico e dando al fornitore un controllo sufficiente sulle categorie assegnate.

Les indicatori di performance sono essenziali per mantenere gli interessi del fornitore di servizi e degli attori dell'azienda. Gli accordi solidi si concentrano su indicatori che generano risparmi a lungo termine, come obiettivi di miglioramento continuo. Gli obiettivi devono essere chiari Definito e misurabilee tutte le parti dell'accordo dovrebbero comprendere gli obiettivi e le aspettative, nonché come calcolarli.
Di indicatori di performance Un disallineamento può portare a relazioni interrotte:
incoraggiando il fornitore a concentrarsi sulle vincite rapide o sui fornitori più economici, la qualità, il servizio e il costo totale di proprietà possono essere compromessi.

Infine, le imprese dovrebbero prepararsi bene per le fasi di transizione e attuazione dell'accordo. Devono supportare l'implementazione con un solido team interno in grado di assistere gli utenti durante tutta la transizione, risolvere problemi non appena compaiono e guidano il processo di miglioramento della relazione.

Scegliere il partner giusto

I vari attori del settore dell'outsourcing degli acquisti hanno competenze e proposte diverse per i propri clienti. Nella scelta di un partner, le aziende devono sapere se le capacità e l'ambito geografico che offrono sono appropriati per acquisire il valore di cui hanno bisogno. Gli attori del mercato oggi si dividono in tre gruppi principali:

Generalisti del Business Process Outsourcing (BPO)
Sono i principali attori globali che forniscono servizi end-to-end per l'approvvigionamento e altre funzioni. Le loro principali proposte di valore sono l'aggregazione dei volumi e la negoziazione dei prezzi. In genere possono riguardare una gamma più ampia di categorie, ma spesso offrono soluzioni standardizzate. In effetti, molti fornitori di BPO generalisti considerano l'approvvigionamento come un biglietto d'ingresso per ulteriori attività di outsourcing e outsourcing IT.

Specialisti in acquisti
Sono attori più piccoli con competenze regionali o per categoria di acquisto. Forniscono servizi completi e generalmente lavorano a stretto contatto con le parti interessate. La loro principale fonte di valore è costituita da competenze approfondite per rispondere alle esigenze e alle specifiche e quindi selezionare i fornitori. Tuttavia, in genere non hanno una presenza globale e hanno una minore capacità di accumulare spese.

Fornitori di servizi offshore
Si tratta di grandi fornitori che offrono risparmi sui costi grazie all'uso di manodopera in paesi a basso costo, principalmente per il supporto alle transazioni e le attività di approvvigionamento. Di conseguenza, la loro capacità di sfruttare tutti gli indicatori di valore disponibili è spesso limitata.

Conclusione sull'esternalizzazione degli appalti

L'esternalizzazione delle attività di approvvigionamento può dare alle aziende l'accesso a risparmi, competenze e capacità di cui non dispongono internamente.
Ma comporta anche rischi significativi. Affinché questi accordi funzionino, le aziende devono garantire che i vantaggi offerti dai fornitori di BPO siano chiari e che l'ambito e la struttura degli indicatori dell'accordo siano progettati per creare valore a lungo termine.