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Quelle est la meilleure stratégie adopter dans le cadre d’un achat lourd ?

Les Achats Lourds (ou à goulot d’étranglement) sont des produits qui ne peuvent être fourni que par un fournisseur seulement ou leur livraison est autrement incertaine et ont un impact relativement bas sur les résultats financiers.
Le fournisseur domine le marché malgré un niveau modéré d’interdépendance.

Stratégie : identification puis sécurisation des approvisionnements

Repérer les articles lourds

Nous l’avons vu, la principale difficulté avec les achats « lourds » est de les repérer tant leur art du camouflage est grand. Pour ce faire, vous ne pourrez pas vous contenter d’une analyse minutieuse de la base des données. La maille de votre filet est difficile à définir statistiquement et il vous faudra employer d’autres outils.
Mais qu’on le veuille ou non, bien souvent les produits lourds se révéleront le jour où un grain de sable apparaîtra dans un système qui fonctionnait par l’inertie des habitudes. Dans ce cas, la qualité première est la réactivité.

Sécuriser les approvisionnements

Que vous ayez découvert le produit lourd au prix d’une recherche minutieuse et scientifique ou qu’il se soit imposé à vous suite à un incident, vous avez le devoir de sécuriser son approvisionnement.

Tout d’abord, la première étape de sécurisation passe par un audit détaillé de ce qui rend le produit lourd :

  • quel est le facteur qui rend cet achat complexe ?
  • est-ce un élément du cahier des charges techniques ?
  • est-ce une situation de monopole ?
  • le produit est-il protégé par un brevet ?
  • combien coûterait l’homologation d’un nouveau fournisseur ?
  • le produit subit-il un délai anormalement long et incompressible ?

Besoin d’un regard d’expert sur votre stratégie achat ?

Puis, a deuxième étape consiste à étudier si la complexité ne peut pas être réduite :

  • a-t-on réellement besoin de cette sophistication technique ?
  • si oui, est-ce pour tous les produits finis ?
  • un produit standard dans la gamme du fournisseur n’apporterait-il pas les mêmes services ?
  • peut-on mettre un stock consigné sur le site ?
  • le fournisseur peut-il nous garantir un stock de sécurité disponible sur appel ?

Ensuite, la troisième étape de sécurisation est la mise en place du plan d’action.

Si vous intervenez dans l’urgence, les difficultés organisationnelles s’aplaniront facilement. Donc, tous vos interlocuteurs seront très motivés pour éradiquer le problème et la dynamique sera alimentée par la volonté de se sortir de ce mauvais pas.

A contrario, si vous avez diagnostiqué le produit lourd au terme d’une étude achats, il vous sera plus délicat de motiver tous vos partenaires internes sur la nécessité d’entreprendre une action. En effet, pourquoi passer du temps alors qu’il n’y a pas de gros euros en jeu et que tout s’est toujours bien passé ! C’est là que l’on reconnaîtra vos talents d’acheteur et la qualité des relations que vous avez su bâtir au sein de l’entreprise.

Contractualiser

Contractualiser n’est pas une panacée. Cela ne remplace pas le plan d’action et les mesures concrètes. Cependant, c’est une précaution utile. Il faut montrer au fournisseur que le sujet traité revêt une grande importance pour votre organisation.

Quelles clauses pouvez-vous discuter ? Cela dépend bien sûr du facteur de criticité que vous avez mis en évidence. Voici quelques exemples.

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Durée de vie du produit

Pour un produit critique, le fournisseur ne peut pas s’arrêter de produire du jour au lendemain. Vous devez obtenir de lui des engagements sur un délai raisonnable de prévenance, qui doit couvrir la mise en place d’un plan de remplacement. C’est à vous de l’évaluer. En général, on ne peut pas aller beaucoup plus loin que douze à dix-huit mois. Si vous êtes confronté à cette situation, le fournisseur pourra demander un « take or pay agreement », un engagement d’achat ferme.

Engagement d’achat ferme

Il s’agit d’un contrat par lequel le fournisseur s’engage à produire une certaine quantité de produits, que l’acheteur s’engage à acheter sur une certaine période. À défaut, l’acheteur payerait le prix des produits fabriqués.

Stock en consignation

Par la suite, le fournisseur produit une certaine quantité économique pour lui. Il fournit un stock sur le site du client, qui se sert au fur et à mesure de ses besoins. Tous les mois (ou à toute autre fréquence agréée), l’acheteur déclare ses consommations et le vendeur facture sur cette base.

En tant qu’acheteur, vous pouvez bénéficier d’une sécurité de stock plus grande sans alourdir votre BFR.

Stock de sécurité

Egalement, le fournisseur peut s’engager à tenir systématiquement une cadence d’avance dans ses propres magasins. Ainsi, la bonne pratique consiste à se faire livrer un échantillon du lot en stock avec la précédente livraison. Cette précaution vous permettra d’être certain de disposer d’un stock contrôlé et conforme à vos spécifications.

Péremption

Il se peut que la criticité d’un produit provienne de sa faible durée de vie en étagère. Dans ce cas, il sera bon de négocier une clause selon laquelle le fournisseur s’engage à toujours vous fournir du produit frais, c’est-à-dire avec une durée de vie de x semaines au jour de la réception sur vos quais.

Divers facteurs techniques

Suivant le cas, vous pourrez demander à votre fournisseur de :

  • trier pour vous certains lots dans sa fabrication ;
  • s’engager sur le respect impératif d’une cote particulièrement importante ;
  • livrer avec un certificat de garantie de tel ou tel organisme ;
  • être certifié NADCAP pour les procédés spéciaux dans le cas de sous-traitance aéronautique ;
  • etc.

Exemples d’achats lourds

Ces achats lourds sont en fait un « piège à acheteur » pour trois raisons principales :
Les pièges statistiques

Lorsque vous allez lancer les études statistiques de votre portefeuille, ces produits seront cachés parmi les produits B ou même les produits C. Ils seront donc en première analyse mélangés avec les produits simples

Une astuce pour essayer de les isoler peut être de lancer de nouvelles requêtes dans votre base de données.
Au lieu de lancer vos tris sur les euros ou sur les quantités, vous pouvez trier :

  • sur le nombre d’utilisations dans les produits finis ;
  • osur les délais d’approvisionnement.

Spécifications très techniques

Parmi les produits qui représentent une faible dépense annuelle, certains peuvent avoir une complexité particulière liée au cahier des charges techniques. Évidemment, aucune statistique ne vous le dira jamais ! Le mieux est d’organiser plusieurs séances de travail avec les ingénieurs de développement pour survoler le portefeuille afin de déterminer les articles qui ne sont pas de purs produits « catalogue » et qui ont des caractéristiques techniques spécifiques.

Quelques exemples

Rien de tel qu’un exemple pour comprendre la difficulté inhérente aux produits lourds.

La graisse technique

Chez un équipementier automobile la graisse est utilisée en quantité infinitésimale sur le bout du pinceau de l’opérateur. Mais très peu de produits vendus y échappent.

1er filtre statistique : bien sûr, cette graisse est gérée comme un consommable. Ce petit détail induit un paramétrage différent auquel personne n’a pris garde. Le résultat est que ce produit, avec quelques-uns de ses « camarades », a été exclu de la liste des articles !

2e filtre technique : au service développement personne ne parle de cette graisse. Elle a fait son apparition suite à une réclamation d’un client. Le petit coup de pinceau était donc l’action corrective mise en place à cette époque.

3e filtre « nomenclature » : seule la visite de l’atelier peut attirer votre curiosité d’acheteur. Heureusement, vous ne descendez jamais dans l’atelier sans votre carnet pour noter les références. En remontant au bureau, votre enquête vous amène à découvrir une graisse qui vaut 39 euros/kg et pour laquelle le fournisseur japonais annonce neuf semaines de délai départ usine… et une durée de péremption de trente semaines !

Conclusion : vous mettez immédiatement en place une procédure de surveillance du FIFO, des dates de péremption à réception. Vous négociez avec le fournisseur la réception de pots ayant toujours au minimum quinze semaines de vie… bref, vous évitez à tout prix de devoir accomplir un miracle !

Management de la fonction achats

Quel profil d’acheteur pour les achats lourds ?

Il n’y a pas de profil type pour les articles lourds, vous pourrez en trouver dans tous les portefeuilles. Il n’est pas question de spécialiser un acheteur sur les produits lourds. Savoir gérer les articles lourds fait partie de la gamme classique d’un acheteur. Le junior comme le senior doivent savoir sécuriser leur entreprise sur ces produits. Même s’il vous semble perdre du temps par rapport aux produits lourds ou aux produits stratégiques, les produits lourds méritent toute votre concentration.

Le directeur des achats

Il est de la responsabilité du directeur des achats d’être particulièrement vigilant dans la traque des produits lourds. S’il ne le fait pas, qui le fera ?

« Ses » acheteurs auront naturellement tendance à se focaliser sur les achats critiques ou stratégiques, qui présentent l’un et l’autre l’avantage d’une grande visibilité au sein de l’entreprise.

Bien maîtriser ses achats lourds n’est effectivement pas très médiatique. C’est en tout cas une preuve de grande maturité dans le contrôle des achats. Si vous intervenez un jour comme consultant sur la démarche achats, soyez curieux des achats lourds, ils vous instruiront beaucoup plus que les produits stratégiques.

La délégation d’achats

Souvent ces achats se retrouvent délégués et cela ne pose pas de problème, jusqu’au jour où… Dans ce cas, nous ne parlons pas de délégation mais d’abandon ! Il est de la responsabilité expresse de l’acheteur de repérer et de mettre en place les plans de sécurisation à long terme des articles lourds. Les achats lourds ne se délèguent pas.

Conclusion

Les achats lourds ne sont pas très valorisants pour les acheteurs. Il n’y a pas de plans d’économie « rutilants » à annoncer, compte tenu des faibles montants en jeu. S’ils sont toujours présents en temps et en heure dans les bonnes quantités, vous avez juste fait le travail normal. Le principal risque des achats lourds est la négligence.

Stratégie d’achat recommandée : Le contrat d’assurance de volume, Inventaire Géré par le Fournisseur, préservent les stocks supplémentaires, recherchent les fournisseurs potentiels.

Olivier Audino

Olivier Audino, Président Directeur Général
Diplômé de Grenoble Ecole de Management.

Avant de fonder Buy Made Easy, Olivier a travaillé 7 ans à la Direction des Achats de General Electric, United Technologies et du groupe SEB.

C’est en partageant avec les opérationnels et les chefs d’entreprise en France et en Europe qu’est née l’idée de proposer une place de marché simple d’utilisation et exclusivement dédiée aux attentes des professionnels.

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